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BRAK: am 28.11.2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Betrieb gegangen (Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018)

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) :
PDF-Broschüre (kostenlos zum Download) mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

BRAK: Starttermin verschoben - besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) der BRAK wird erst nach dem 01.01.2016 eingeführt - beA-Karte, Bestellung, Zeitplan, Zeitablauf, technische Voraussetzungen, Elektronischer Rechtsverkehr mit der Anwaltssoftware LawFirm - Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Nach dem „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV)“ hat die BRAK ein „besonderes elektronisches Anwaltspostfach“ (beA) eingerichtet (gestartet am 28.11.2016, Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018).

Nach §31 BRAO (geändert mit dem FördElRV Gesetz) wäre die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) verpflichtet gewesen, zum 01.01.2016 für jeden Rechtsanwalt die Voraussetzungen zum Empfang von Sendungen deutscher Gerichte über das neue besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zu schaffen. Dieser Starttermin wurde zwischenzeitlich auf einen späteren Zeitpunkt verschoben; am 14.04.2016 teilte die BRAK zunächst den 29.09.2016 als neuen Starttermin mit. Nachdem wegen einstweiliger Anordnungen des AGH der geplante Start nicht möglich war, hat die BRAK das beA nun am 28.11.2016 in Betrieb genommen. Im Juli 2016 hatte die BRAK auf ihrer Infoseite erste Screenshots des neuen Anwaltspostfachs veröffentlicht. Nach der am 28.09. in Kraft getretenen Rechtsverordnung (RAVPV) ist die Nutzung des beA noch bis zum 01.01.2018 freiwillig, danach besteht eine Pflicht zur Empfangsbereitschaft.

Tipp: Wenn Sie sich noch nicht bei Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach registriert haben sollten, finden Sie hier unsere
Schritt-für-Schritt-Anleitungen von der beA-Karten Bestellung bis zur Ersteinrichtung ,
Schritt-für-Schritt-Anleitungen u.a. zum Abrufen von beA Eingangs-Nachrichten
sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum elektronischen Mahnverfahren .

Das beA erreichen Sie nun unter https://www.bea-brak.de – außerdem hier eine Hilfe-Seite mit Benutzungs-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA Supports. Außerdem gibt die BRAK einen beA-Newsletter heraus.

Unser Tipp: Die für das beA bestellten Chipkarten-Lesegeräte können auch mit dem Governikus Communicator und dem EGVP verwendet werden, mit dem Communicator auch dauerhaft nach Außerbetriebnahme des EGVP Programms. Einrichtungsanleitungen zum Governikus Communicator liegen dem kostenlosen LawFirm Testsystem bei. Bei vielen Gerichten ist damit bereits jetzt eine Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr möglich:

Welche Gerichte haben schon den elektronischen Rechtsverkehr eröffnet?

Eine Übersichtskarte zum aktuellen Stand des elektronischen Rechtsverkehrs finden Sie hier. Die Details zu den Regelungen für die einzelnen Gerichte und Bundesländer können Sie hier nachsehen.

Wichtig: unabhängig von dem beA-Startzeitpunkt wird bei LawFirm – anders als bei anderen Kanzleisystemen – für das beA keine kostspielige Umstellung auf ein neues Datenbanksystem erforderlich sein.

Zur Bestellung der beA-Chipkarten und -Lesegeräte

Für die Inbesitznahme des beA benötigt jede/r Anwältin/Anwalt eine individuelle beA-Karte. Wenn über das beA nicht nur eingehende Nachrichten empfangen, sondern auch versendet werden sollen, dann sollte die beA-Karte auch mit Signaturfunktion versehen sein. Die Notarkammer hat zugesagt, alle Karten, die bis Juni 2016 bestellt werden, rechtzeitig vor dem 29.09.2016 auszuliefern.Voraussichtlich ab dem 15.09.2016 soll die Erstregistrierung (= „Inbesitznahme“) der Anwaltspostfächer möglich sein.

Wenn auch die Mitarbeiter/innen Zugang zum Anwaltspostfach erhalten sollen, wird mindestens ein Mitarbeiterzertifikat benötigt. Dieses Zertifikat ist als (günstigeres) Softwarezertifikat oder auf einer sog. Mitarbeiter-Karte erhältlich. Das Softwarezertifikat wird als Datei ausgeliefert, so dass dafür kein Lesegerät gebraucht wird. Es sollte aber aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Computer, sondern z.B. auf einem USB Stick gespeichert werden. Den USB Stick kann man dann wie einer Karte mit sich führen und bei Bedarf am Computer anstecken, dann ist es ähnlich sicher wie eine Mitarbeiter-Karte.

Von den Anwaltspostfächern aus können dann Zugriffsrechte an das Mitarbeiterzertifikat vergeben und so z.B. die Aufgabe des Abholens von Nachrichten delegiert werden. Wenn bei der Rechtevergabe nicht zwischen den verschiedenen Mitarbeiter/innen unterschieden werden muss, können auch mehrere Personen das gleiche Zertifikat verwenden.

Überblick: Schritte zur Erstregistrierung

beA-Chipkarten: PIN-Änderung und Nachladen der SIgnaturfunktion

Wenn Sie die beA-Karte erhalten haben, muss diese noch über die Internet-Seite http://bea.bnotk.de/sak mit einer neuen PIN Nummer versehen werden (Schritt-für-Schritt-Anleitung der BNotK). Wichtiger Hinweis: Für die Änderung der PIN Nummer wird ein Chipkarten-Lesegerät mit Display benötigt; die Lesegeräte ohne Display werden durch die Funktion zur PIN Änderung auf der Seite der BNotK leider nicht unterstützt.

Eine ggf. bestellte Signaturfunktion wird durch die Bundesnotarkammer in einem „Aufladeverfahren“ ausgeliefert (Details zum Ablauf des Nachladeverfahrens).

beA-Erstregistrierung: Die „Inbesitznahme“ des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs

Die beA-Karte kann nun für die Erstregistrierung des Anwaltspostfachs (Überblick) verwendet werden (Schritt-für-Schritt Anleitung der BRAK zum genauen Ablauf der Erstregistrierung).

Darüber hinaus hat die BRAK im Juli 2016 auf ihrer Infoseite zur Veranschaulichung der sonstigen Bedienabläufe weitere Screenshots des neuen Anwaltspostfachs veröffentlicht.

Arbeitsabläufe in der Kanzlei

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen bei dem beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

PDF Pflichtformulare in der Zwangsvollstreckung neu gefasst – ZVFVÄndV vom 16.06.2014 (PfÜB Geld, Unterhalt, Durchsuchung)

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) :
PDF-Broschüre (kostenlos zum Download) mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Aktuell (22.12.2022): erneut neue Formularverordnung in Kraft getreten mit Neufassungen der ZV- und BerH-Pflichtformulare

Aktuell (21.06.2016): nach einer Entscheidung des BGH vom 11.05.2016 sind die vorgesehenen Felder zur Forderungsaufstellung vollständig zu nutzen (so wie in LawFirm realisiert, s.u.)

ZV 2014 - PDF Pflichtformulare in der Zwangsvollstreckung neu gefasst - ZVFVÄndV vom 16.06.2014 (PfÜB wg. Geldforderungen, Unterhalt, Durchsuchung)

Das neue LawFirm® – zur Bildergalerie … – (rechts oben auf „i“ für Info klicken)

PDF Pflichtformulare in der Zwangsvollstreckung neu gefasst
Mitteilung vom 28.07.2014, zuletzt aktualisiert am 11.12.2015 für folgenden Hinweis:
Es gibt ein neues Pflicht-Formular für den Vollstreckungsauftrag – nach der „Gerichtsvollzieherformular-Verordnung (GVFV)“ (Infoseite + Download)

Mit der „Änderung der Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung (ZVFVÄndV)“, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt Teil I, Nr. 26 aus 2014, ab Seite 754 am 24.06.2014, wurden die drei dem Formularzwang unterliegenden Pflichtformulare in der Zwangsvollstreckung neu gefasst.

Die neuen Versionen für den Antrag auf einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss (PfÜB) für Geldforderungen und für Unterhaltsforderungen sowie für den Antrag auf eine Durchsuchungsanordnung sind damit seit dem 25.06.2014 verbindlich vorgeschrieben. Eine Übergangsregelung erlaubte die Weiterverwendung der bisherigen Formulare,
allerdings nur bis zum 01.11.2014.

Die Änderungsverordnung erfolgte leider unangekündigt, so dass das kurz vor der Auslieferung befindliche LawFirm® Upgrade noch einmal angehalten werden musste, um die neuen Pflichtformulare rechtzeitig zum Pflichttermin einzubinden. Inzwischen wurde das Upgrade mit den integrierten Neufassungen der ZV PDF-Formulare (sowie weiterer PDF-Pflichtformulare im Bereich Beratungshilfe und Prozesskostenhilfe) – rechtzeitig im Oktober 2014 – an die Anwender verteilt (vgl. „Weiterführende Informationen“ weiter unten)

Die auf den Seiten des Bundesjustizministeriums (justiz.de) und der Länderbehörden bereitgestellten PDF Formulare waren erneut nicht zum Speichern der Inhalte vorgesehen. Mit LawFirm® ist jedoch – wie schon bei den bisherigen Fassungen der Formulare – das Ausfüllen der PDF Pflichtformulare im Originalformat sowie das Speichern in den Elektronischen Akten und auch das Nachbearbeiten der Inhalte so einfach wie bei Word möglich.

Ausgefüllte Beispiele der neuen Formularfassungen im Original-Format finden Sie im Download-Bereich der kanzleirechner.de Webseiten (dazu einfach auf die verkleinerten Bilder klicken).

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

RVG 2013 – Upgrade auf die LawFirm Anwaltssoftware Version 8.2r – RVG Reform 2013 nach dem 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (2.KostRMoG) (07/2013)

RVG 2013 - neue RVG VV Tatbestände, Gebührentabellen, Anrechnungen, viele Abrechnungsautomatiken - Highlights des Anwaltssoftware Updates LawFirm 8.2r

Aktuell zum Kostenrechtsänderungsgesetz (RVG 2021):
RVG Reform 2021 (Kostenrechtsänderungsgesetz / KostRÄndG 2021) – auf dem Weg

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) :
PDF-Broschüre (kostenlos zum Download) mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Das LawFirm® Upgrade auf die Version 8.2r (837.01) wurde im Rahmen der Softwarepflege ohne Zusatzkosten ausgeliefert („All-In-Prinzip„).

Einige neue Highlights der LawFirm®-Version 8.2r (07/2013), mit der LawFirm® u. a. in allen Versionen das Arbeiten mit der neuen Gebührenordnung nach der  RVG Reform 2013 (2. KostRMoG) ermöglicht (Details):

  • Neue Gebührentabellen zum RVG 2013,
  • Neue Gebührentabellen für die PKH-Abrechnung (RVG 2013 §49),
  • Weiterverwendung der RVG 2004/2006 und auch der BRAGO Gebührentabellen für Altfälle (Übergangsregelungen nach RVG §§ 60 und 61)
  • Verschiedene RVG Stände auch in derselben Rechnung – mit Anrechnung
  • Alle Tatbestände aus dem Vergütungsverzeichnis (VV) des RVG 2013,
  • Anzeige der relevanten RVG VV-Textauszüge im RVG Infofenster„ (Tatbestand, Anmerkungen, relevante Vorbemerkungen),
  • Aktualisierte RVG Diktatvorlage mit Standardfällen,
  • Standard-Gebührenfolgen zum Schnelleintrag häufig vorkommender Fall-Kombinationen,
  • Wert- und Betragsrahmengebühren, automatische Berechnung der Schwellen- / Mittelgebühr,
  • Neue Anrechnungsregeln und -Fälle (z.B. Betragsrahmen-Anrechnungen),
  • Automatische Berücksichtigung der Kürzungen nach RVG §15 III,
  • Viele weitere Automatiken …

Außerdem Erweiterungen und Verbesserungen in vielen anderen Punkten (Details).

Aktuelle Anmerkung (Stand 22.07.2013): Der 01.08.2013 als Termin des Inkrafttretens für die RVG Reform steht noch nicht endgültig fest. Die Verkündung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt steht heute noch aus, die nächste Ausgabe ist für den 26.07.2013 angekündigt. Wir informieren natürlich über den jeweils aktuellen Stand der Gesetzgebung…
Aktualisiert (am 24.07.2013): nach einen “fundiert klingenden Gerücht” (via rechtspflegerforum.de) soll das 2. KostRMoG im BGBl. Teil I Nr. 42 am 29.07.2013 verkündet werden; Inkrafttreten wäre dann wie erwartet zum 01.08.2013.
Aktualisiert (am 29.07.2013): das 2.KostRMoG ist im Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 42 verkündet (inkl. RVG Reform 2013 in Artikel 8) und tritt damit zum 01.08.2013 in Kraft.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

RVG Reform 2013 (2. KostRMoG) Inkrafttreten am 01.08.2013 / LawFirm Upgrade Information

Die RVG Reform 2013 (2. Kostenrechtsmodernisierungs-Gesetz / KostRMoG) ab 01.08. in Kraft, PKH und BerH Änderungen ab 01.01.2014 – Information zum LawFirm Upgrade (06/2013)

RVG 2013 / 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz / 2. KostRMoG Inkrafttreten am 01.08.2013 - Anwaltssoftware Upgrade LawFirm 8.2r (Vorab-Information)

Aktuell zum Kostenrechtsänderungsgesetz (RVG 2021):
RVG Reform 2021 (Kostenrechtsänderungsgesetz / KostRÄndG 2021) – auf dem Weg

Nach einigem Hin und Her ist die RVG Reform 2013 nun „in trockenen Tüchern“: Der Vermittlungsausschuss hat in seiner Sitzung vom 26.06.2013 zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) einen Kompromiss gefunden; der Bundestag hat gleich danach am 27.06.2013 diese Änderungen verabschiedet (Zusatzpunkt 6 auf S. 103/104).
Aktualisiert (am 05.07.2013): auch im Bundesrat ist das Gesetz nun beschlossen, vgl. TOP 62, 541/13(B). Von einem Inkrafttreten am 01.08.2013 (DAV Depesche) kann nun ausgegangen werden.
Aktualisiert (am 24.07.2013): nach einen „fundiert klingenden Gerücht“ (via rechtspflegerforum.de) soll das 2. KostRMoG im BGBl. Teil I Nr. 42 am 29.07.2013 verkündet werden; Inkrafttreten wäre dann wie erwartet zum 01.08.2013.
Aktualisiert (am 29.07.2013): das 2.KostRMoG ist im Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 42 verkündet (inkl. RVG Reform 2013 in Artikel 8) und tritt damit zum 01.08.2013 in Kraft.
Aktualisiert (am 09.01.2014): Beratungshilfe-Formularverordnung in Kraft getreten (Details s.u.).
Aktualisiert (am 22.01.2014): PKH-Formularverordnung in Kraft getreten (Details s.u.).

Die Übergangsregelung in §60 RVG sieht vor, dass ab dem Inkrafttreten neu erteilte Aufträge nach der neuen Gebührenordnung abzurechnen sind. Altfälle werden bis zu ihrem Ende nach der zum Zeitpunkt der Auftragserteilung gültigen Fassung der Gebührenordnung abgerechnet. (n.b. LawFirm berücksichtigt dies bei der Aktenanlage und in ZV Aufträgen automatisch richtig).

Tipp: hier finden Sie die beliebte RVG Diktatvorlage (Gebühren-Synopse für häufige Standardfälle) kostenlos zum Download in der für das RVG 2013 aktualisierten Fassung.

Tipp2: Übrigens: LawFirm-Standard mit RVG 2013 und Automatik-PDF-Formularen für die ZV kostet nur 350 € (Testsystem kostenlos und unverbindlich)

Mit erheblichem Aufwand – mit selbst erstellten konsolidierten Gesetzestexten (und ohne Kommentare) zunächst auf der Grundlage eines Regierungsentwurfs aus November 2012, dann erneut mit der Beschlussvorlage des Bundestags-Rechtsausschusses vom 15.05.2013 – hat unsere Technik die Entwicklungsarbeiten für die Einarbeitung der RVG Reform 2013 bereits abgeschlossen und ausführlichen Tests unterzogen. Sogar die gerade erst (am 26.06.2013) veröffentlichten Änderungen am 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) durch den Vermittlungsausschuss des Bundesrates und durch das gleichzeitig bestätigte PKH und Beratungshilfe-Änderungsgesetz sind schon eingearbeitet.

Tipp3: aufgrund der gesetzlichen Änderungen im Bereich PKH und BerH ist zum 01.01.2014 mit der Festlegung neuer PKH- und BerH-Formulare zu rechnen. Entsprechende Internet-Links finden Sie unten unter „weiterführende Informationen“.

Das Upgrade auf die LawFirm Version 8.2r „RVG 2013“ wurde inzwischen wie geplant am 22.07.2013 veröffentlicht so dass den Anwendern noch ausreichend Zeit für die Umstellung geblieben ist.

Schon wie bei den vorangegangenen RVG Fassungen ist die Umsetzung auch dieses Mal mit einer Reihe von Besonderheiten versehen. Hier ein Auszug aus der Liste der „Highlights“ (weiter unten finden Sie Links zu weitergehenden Informationen):

  • Neue Gebührentabellen zum RVG 2013 (parallel zu RVG 2006, RVG 2004 und BRAGO auswählbar),
  • Weiterverwendung der RVG 2004/2006 und auch der BRAGO Gebührentabellen und Abrechnungsregeln für Altfälle (Übergangsregelungen nach RVG §§ 60 und 61)
  • Neue Gebührentabellen für die PKH-Abrechnung (RVG 2013 §49),
  • Gerichtskostenberechnung nach dem aktuellsten Stand (Vermittlungsausschuss, 26.06.2013)
  • Alle Tatbestände aus dem Vergütungsverzeichnis (VV) des RVG 2013,
  • Anzeige der relevanten RVG Textauszüge zur ausgewählten Gebührenzeile im „RVG Infofenster“ (Tatbestand, Anmerkungen, alle für die jeweilige Zeile relevanten      Vorbemerkungen),
  • Aktualisierte RVG 2013 Diktatvorlage mit Standardfällen (hier die Vorversion) zur Einarbeitung und Unterstützung der Tagesarbeit,
  • Standard-Gebührenfolgen zum Schnelleintrag häufig vorkommender Fall-Kombinationen,
  • Wert- und Betragsrahmengebühren, automatische Berechnung der Schwellen- / Mittelgebühr,
  • Neue Anrechnungsregeln und -Fälle (z.B. Betragsrahmen-Anrechnungen),
  • Automatischer Eintrag der Differenzverfahrensgebühren,
  • Berücksichtigung der Kürzungen nach RVG §15 III,
  • Viele weitere Abrechnungs-Automatiken …

Wir freuen uns (und sind auch ein wenig stolz), diese umfangreichen Aktualisierungen  und Erweiterungen auch unter diesen Bedingungen wie gewohnt rechtzeitig und in der gewohnt hohen Qualität bereitstellen zu können.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Anwaltssoftware Highlight 05/2013)

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Scannen, Posteingang, Teamwork, Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Vorlage, Verfügung, Arbeitsmappe, Vorlagemappe, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet – mit den integrierten Aufgaben-Workflows in LawFirm (alle beA Eingänge immer im Blick):

Eingehende Dokumente (Briefe, Fax, E-Mails, übergebene Unterlagen) und die Erstellung eigener Dokumente (Diktate, Schreiben, Schriftsätze, Mahnanträge) führen im Kanzleialltag dauernd zu neuen Dokumentaufgaben. Nur eine stets aktuelle und vollständige Übersicht macht es möglich, diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und effizient abzuarbeiten.

Was sind elektronische Arbeitsmappen ?

Exklusiv in LawFirm® gibt es für jeden Benutzer einen eigenen Satz von „Elektronischen Arbeitsmappen“. Sie entsprechen in ihrer Funktion etwa einem Postkörbchen-Stapel:

Elektronische Arbeitsmappen in der Anwaltssoftware LawFirm: Workflow für gescannte Eingangspost, Diktate, Fax, E-Mail in einer Benutzeroberfläche (Postkorb, Vorlagemappe, DMS, Dokumentenworkflow, Dokumentenmanagement)

In den elektronischen Arbeitsmappen sind die zu bearbeitenden Dokumente nach Aufgabenarten sortiert. Das gilt auch für Dokumente und Dateien, die – per Mausklick – in der Kanzlei weitergeleitet werden (z.B. Posteingänge, digitale Diktate, eingegangene oder neu erstellte E-Mails oder zu prüfende Ausgangs-Korrespondenz). Damit hat der LawFirm®-Anwender jederzeit einen aktuellen Überblick über seine offenen Dokumentaufgaben, und kann diese per Mausklick in Bearbeitung nehmen.

Es kommt hier nicht auf die Quelle oder das technische Format des Dokuments an: in einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle technischen Quellen und Formate werden selbst erstellte Dokumente (Word), aber auch E-Mails, PDF-Dateien, Computerfax- und gescannte Dokumente, Diktat- und Spracherkennungsdateien und alle sonstigen der Akte zugeordneten Dateien bearbeitet. Externe Dokumenten- oder Diktat-Verwaltungssoftware wird hierfür bei LawFirm® nicht gebraucht, der Lernaufwand ist minimal.

Anders als in der „Papierwelt“ sind diese Dokumente immer gleichzeitig

im Zugriff. So stehen die Dokumente jederzeit – auch während der Bearbeitung an einem Arbeitsplatz – den weiteren LawFirm®-Anwendern zur Verfügung. Damit entfallen Akten-Suchzeiten in allen Fällen, in denen dieselben Unterlagen gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen benötigt werden (z.B. für die Bearbeitung von Posteingängen, für Beitreibungsmaßnahmen und für Mandanten-Abrechnungen).

Wie werden diese Arbeitsmappen gefüllt ?

Mit LawFirm® selbst erstellte Dokumente werden – automatisch – in die Arbeitsmappe „zur Prüfung (ok?)“ des zuständigen Bearbeiters eingestellt. Eingehende Dateien werden einfach per Drag & Drop, als Import eines Ordner-Inhalts oder eines Suchergebnisses der LawFirm® Search-Engine in die elektronischen LawFirm®-Akten übernommen.

Papierdokumente werden mit der Scan-Funktion von LawFirm® ohne Umwege direkt in die LawFirm®-Akte eingescannt.

Alle Eingangs-Dokumente werden dem zuständigen Bearbeiter in dessen elektronischen Arbeitsmappen vorgelegt.

Wie werden die elektronischen Arbeitsmappen abgearbeitet ?

Dokumente in den Arbeitsmappen lassen sich einfach per Doppelklick öffnen. Parallel können auch alle anderen in der Akte bereits enthaltenen Dokumente eingesehen werden. Auch alle zu dem Dokument bereits eingetragenen Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen (WV), Fristen, (zu führende) Telefonate etc. werden – über die Verknüpfung zu dem Dokument – per Mausklick angezeigt.

Auch Verfügungen können sofort eingetragen werden. Eine Papiervorlage ist nicht erforderlich. Das Dokument wird dadurch zur „Anlage“ dieser Verfügungen und ist später bei der Bearbeitung der so eingetragenen Aufgaben mit einem Klick erreichbar.

Nach der Bearbeitung wird das Dokument, ggf. versehen mit einer Kurzverfügung („ToDo“) per einfachem Klick an den nächsten Benutzer weitergeleitet (in Millisekunden, da das Dokument – anders als mit Papier oder auch bei E-Mails – dabei nicht bewegt werden muss). Diese ‚Weiterleitung‘ ist der Ersatz für den vorherigen physischen Papiertransport in der Kanzlei:

Weiterleiten einer Dokumentaufgabe in den Elektronischen Arbeitsmappen der Kanzleisoftware LawFirm (Dokumenten-Workflow, Diktat-Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, elektronische Akte, Teamwork, Zusammenarbeit, interne Kommunikation)

Wenn die Bearbeitung beendet ist, wird das Dokument einfach in die besondere Arbeitsmappe „Akteninhalt“ als Weiterleitungs-Ziel eingestellt.

Das ist Alles !

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Die Vorteile auf einen Blick

Aus der Nutzung der elektronischen Arbeitsmappen in der Kanzleisoftware LawFirm® ergeben sich unter anderem folgende Rationalisierungsvorteile:

  • Immer aktueller und strukturierter Überblick über alle noch zu bearbeitenden Dokumente für jeden LawFirm®-Nutzer (anders als bei einem ‚Aktenstapel‘ auf dem Schreibtisch),
  • Übersicht ermöglicht Bearbeitung in Reihenfolge der Dringlichkeit / Wichtigkeit,
  • Zu bearbeitende Dokumente werden nicht übersehen,
  • Das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt,
  • Elektronische Vorlage macht Papiertransport überflüssig, die Papierakte bleibt im Aktenbock/Regal,
  • Auch die Papier-Akten sind deshalb – wenn Sie einmal benötigt werden – immer sofort zu finden, Suchzeiten entfallen.
  • Alle Akteninhalte sind immer und überall aktuell einsehbar – auch während der Bearbeitung.
  • Eine gemeinsame Oberfläche unabhängig von technischer Quelle und Dateiformat (= geringer Lernaufwand + man muss nicht wissen, in welcher Form das Dokument eingegangen ist),
  • Kein separates Dokumenten-/Diktat-Verwaltungssystem erforderlich,
  • Sehr schnelle und einfache Einführung der Arbeit mit der elektronischen Akte durch Wiedererkennung des Papierablaufs.
  • Der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren.
  • Die Richtigkeit und Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zur Eingangspost wird einfach elektronisch kontrollierbar (4-Augen-Prinzip).
  • Die elektronische Akten sind an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar – in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…