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Modernes LawFirm-Design Teil2: Dokumentenverwaltungs-Cockpit, beA Anwaltspostfach Stufe 1, PDF-Stempel und PDF-Bearbeitung – Upgrade auf die LawFirm Anwaltssoftware Version 8.2t (01/2016)

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA):
Broschüre mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen kostenlos als PDF zum Download

11.10.2019: kanzleirechner.de Website komplett überarbeitet und in aktuellem Design – schauen Sie gerne vorbei
28.01.2019: LawFirm Upgrade: Elektronische Gerichtspost mit beA+Communicator.

Modernes Design Teil2: Dokumentenverwaltungs-Cockpit, Dokumentenmanagement, PDF-Stempel, PDF-Lesezeichen und PDF-Bearbeitung, mobiler Dokumenten-Viewer - Anwaltssoftware Upgrade LawFirm 8.2t

Das LawFirm® Upgrade auf die Version 8.2t (839) wurde im Rahmen der Softwarepflege ausgeliefert – nach dem („All-In-Prinzip„) wie stets ohne Zusatzkosten.

In der Weiterführung des mit der Vorversion eingeführten modernen Designs wurde dieses Mal insbesondere das Dokumentenmanagement-Fenster als „Cockpit“ ergonomisch neu gestaltet. U.a. wurde dabei mehr Platz für die Liste der Dokumente gewonnen (= mehr Überblick in umfangreichen Akten). Die Weiterleitungs- und Zuordnungsfunktionen wurden in einem Block zusammengeführt, der die Grundlage für eine umfassende externe Versende-Funktion bildet.

Die Arbeit mit dem beA  (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) wird in Stufe 1 durch einen Direktstart-Knopf und eine eigene Hilfefunktion unterstützt.

Eine Bildergalerie … (oben rechts: i = Info anzeigen) zeigt – in der Vorversion 8.2s – einige weitere Besonderheiten des modernen LawFirm®-Designs

Übersicht zum Inhalt des Upgrades (Details):

Arbeit mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach – erste Stufe (P)

Eine vollständige Grundlage für die Entwicklung eines direkten Datenaustauschs mit dem beA steht leider noch nicht zur Verfügung (Stand 16.12.2016).
Aber auch ohne eine beA-spezifische Schnittstelle ist schon jetzt mit Hilfe der in LawFirm vorhandenen Schnittstellen (z.B. Drag&Drop-Import und -Export sowie Ordnerimport) und auf der Grundlage der schon seit Jahren bewährten Teamwork-Funktionen zur Zusammenarbeit mit elektronisch ein- und ausgehenden Dokumenten eine Nutzung der beA Weboberfläche im Zusammenspiel mit LawFirm möglich: In der ersten Ausbaustufe der beA Integration wurden in LawFirm dazu folgende Ergänzungen vorgenommen:

  • Neue Registerkarte „Versenden“ im Dokumentenverwaltungsfenster
  • Direkter Aufruf des beA aus der Registerkarte „Versenden“ im Dokumentenverwaltungsfenster.
  • Internet-Anleitungen zur beA Einrichtung/Inbetriebnahme und zu den Arbeitsabläufen in der Zusammenarbeit mit LawFirm und beA: Aufruf aus der Registerkarte „Versenden“ im Dokumentenverwaltungsfenster.

Die Verteilung / Bearbeitung eingegangener beA Nachrichten erfolgt über die elektronischen Arbeitsmappen in LawFirm.

PDF Formular für ZV-Aufträge nach GVFV (Neufassung vom 01.12.2016, Pflicht ab 01.03.2017)

  • Neu (Highlight): Pflichtformular für Vollstreckungsaufträge an Gerichtvollzieher integriert – im PDF-Originalformat (= keine Formabweichungen), ausgefüllt in den elektronischen Akten gespeichert, mit der Möglichkeit, nachträglich die Inhalte zu bearbeiten und zu speichern.

Weiterer Ausbau der PDF Bearbeitung im LawFirm® Dokumenten-Viewer (P)

  • Neu (Highlight): Seiten-Stempel mit gleichzeitigem Setzen von Lesezeichen – max. einmal je Seite, z.B. für Anlagenstempel, Gliederung großer Dokumente (z.B. mehrere Anlagen in einem PDF-Dokument).
  • Neu (Highlight): Knopf zum Ein-/Ausschalten Lesezeichen-Ansicht (= Gliederung, zusätzlich mit Bearbeitungsfunktionen: umbenennen, verschieben, einordnen oder entfernen von Lesezeichen),
  • Die Lesezeichen-Ansicht wird beim Öffnen automatisch eingeschaltet, wenn ein PDF-Dokument Lesezeichen enthält.
  • Neu (Highlight): Knopf zum nachträglichen Entfernen von (nicht benötigten) Seiten
  • Neu (Highlight): Knopf zum Öffnen des aktuellen Dokuments im Windows Explorer
    (z.B. zur PDF-Umwandlung)
  • Neu: Knopf zum Übernehmen des Dokument-Kommentars als Stempeltext

Neue Optionen für den LawFirm® Dokumenten-Viewer (P), insbes. verbesserte Mobil-Nutzung

  • Neue Option „Schriftgrad für den Inhalt der Dokument-Liste“ für bessere Bedienbarkeit mit Mobil-/Touch-Geräten (Netbooks, Tablets wie iPad, Surface – Smartphones wie Android, iPad, Windows Phone, etc.)
  • Neue Option „Viewer auch für Einzeldokumente anzeigen“ = etwas langsameres Öffnen einzelner Dokumente, dafür Nutzbarkeit der erweiterten Viewer-Funktionen
  • Neue Option „Ordnerstruktur beim Viewer-Start komplett aufklappen“ (wie [++] Knopf) öffnet beim Start alle Ordner in der dynamisch gebildeten Ordner-Baumstruktur
  • Neue Option für Outlook E-Mail Dateien (.msg) „Beim Dok.Wechsel vorheriges Dokument schließen“

E-Mail Integration und Aufgaben-Verwaltung/Workflows

Das Einsetzen des „dortigen Aktenzeichens“ in den E-Mail Betreff unterstützt Zuordnungs-Auto-matiken wie schon seit langem in LawFirm® nun auch bei dem Empfänger. Eine neue „eingetragen“ Spalte in der Liste zur Arbeitsplanung unterstützt eine bessere Abarbeitungskontrolle der in LawFirm® eingetragenen Termine, Fristen, Wiedervorlagen, Telefonate und sonstigen Aufgaben. Höhere Priorität für die besondere Versandart „PER E-MAIL“.

Unterstützung aktueller Microsoft® Produkt-Versionen

Windows 10 (weiter optimiert), Windows Server 2016, Office 2016.

und Vieles mehr…

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Klicken statt Akten tragen – Dokumente per Mausklick weitergeben (Kanzleisoftware Highlight 06/2013)

Klicken statt Akten tragen - Dokumente per Mausklick weitergeben (Verfügung, Weiterleiten, Dokumentenworkflow, Aktensuche, Teamwork, Workflow, Arbeitsablauf, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet – mit den elektronischen Dokumenten-Workflows in LawFirm (Teamarbeit mit elektronischen Dokumenten bei der Vorbereitung von beA Ausgängen und der Bearbeitung von beA Eingängen):

Dokumente und Akten wurden bisher immer wieder körperlich von Schreibtisch zu Schreibtisch hin- und her transportiert. Das Dokumentenworkflow-System in LawFirm® macht dem gegenüber die meisten Papier- und Aktentransporte überflüssig und erspart außerdem die bisher üblichen Akten-Suchzeiten. Möglich wird das durch das in LawFirm® realisierte moderne Konzept, bereits die Sachbearbeitung auf Grundlage der elektronischen Dokumente durchzuführen. Die Weitergabe an andere LawFirm®-Benutzer erfolgt hierbei per Mausklick in Bruchteilen von Sekunden.

Was ist ein Dokumentenworkflow-System ?

Unter einer „Elektronischen Akte“ wird traditionell ein bloßes Archiv der selbst erstellten und der eingegangenen Dokumente verstanden. Die elektronischen Fassungen der Dokumente werden nur für spätere Zugriffe und Suchvorgänge vorgehalten. Die vorherige Sachbearbeitung der eingehenden Post und auch die Bearbeitung des Ausgangsschriftverkehrs (redigieren, korrigieren) beruht nach wie vor auf papiergebunden Arbeitsabläufen.

Berücksichtigt man, dass ein großer Teil der Arbeiten in einer Kanzlei dokumentbezogen ist, wird schnell klar, dass mit einer einfachen „Elektronischen Akte“ die eigentlichen Rationalisierungsmöglichkeiten gar nicht adressiert werden. Der Schlüssel zur Vereinfachung der dokumentgebundenen Arbeitsabläufe liegt in einer „Digitalen Sachbearbeitung“ mit einem Dokumentenworkflow-System, in dem alle Arbeitsschritte aus der Papierbearbeitung elektronisch abgebildet sind.

In LawFirm® haben wir ein modernes exklusives System für die in der Kanzlei benötigten ‚adhoc-Workflows‘ entwickelt:

  • Jeder Benutzer hat in LawFirm® einen kompletten Satz elektronischer Arbeitsmappen, die jeweils mit Aufgabenarten ‚beschriftet‘ sind.
  • Eingehende und selbst erstellte Dokumente werden bereits vor Beginn der Sachbearbeitung in die elektronischen Akten aufgenommen;
  • Unter Einsatz der elektronischen Arbeitsmappen werden zu bearbeitende Dokumente dem zuständigen Bearbeiter als strukturierte Aufgaben elektronisch vorgelegt.

Der Bearbeiter hat damit gezielten Zugriff auf zu bearbeitende Dokumente und kann die Reihenfolge der Bearbeitung seinem persönlichen Arbeitsablauf anpassen, ohne ständig neu sortieren und strukturieren zu müssen.

Im Rahmen der elektronischen Sachbearbeitung werden die sich aus dem Dokument ergebenden Verfügungen (Fristen, Termine, Wiedervorlagen, Telefonate und allgemeine Aufgaben) direkt zu dem Dokument erfasst.

Mit einem einfachen Mausklick leitet der Bearbeiter das Dokument – versehen mit einem Verfügungstext – an den nächsten Bearbeiter (z.B. an das Sekretariat) weiter oder legt es – wenn alles erledigt ist – im ‚Akteninhalt‘ ab.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Welche Transportvorgänge werden bei der Arbeit mit LawFirm® eingespart ?

Wer nur die papiergebundene Arbeitsweise kennt, kann sich kaum vorstellen, wie viele Arbeiten und Wege bei der Arbeit mit einem modernen Workflow-System eingespart werden können. Hier ein paar Beispiele:

  • Sammeln und stapeln von Dokumenten für den Kopierer ist überflüssig (die Dokumente liegen schon elektronisch vor und können einfach am Arbeitsplatz – deutlich billiger – gedruckt werden)
  • Transport zum Kopierer + kopieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Rücktransport + Original-Stapel auseinandernehmen + Originale abheften werden überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Kopien auseinandernehmen und sortieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Eingangspost der Akte zuordnen und zum Bearbeiter transportieren ist überflüssig (elektronische Vorlage über die elektronischen Arbeitsmappen)
  • Akten mit Eingangspost und Diktatbändern zurücktransportieren und weghängen ist überflüssig (digitale Diktate werden per Mausklick zum Sekretariat transportiert)
  • Telefonnotizen auf Schreibtisch des Bearbeiters legen ist überflüssig (per Mausklick zum Bearbeiter ggf. mit ‚Sofort-Erinnerung‘)
  • Eilige Verfügungen persönlich an das Sekretariat übermitteln ist überflüssig (Verfügungen werden elektronisch per Mausklick übertragen)
  • und Vieles mehr …

Diese Einsparungen realisieren sich vom ersten Tag der Nutzung des Workflow-Systems in LawFirm®. Es werden Arbeitszeiten für andere Aufgaben verfügbar und der allgemeine Arbeitsdruck nimmt spürbar ab.

Zusammengefasst: Wo liegen die Vorteile der elektronischen Sachbearbeitung von Anfang an ?

  • Die elektronische Arbeit erfordert fast keinen Einarbeitungsaufwand, da die gewohnten Abläufe der Papierarbeit in elektronischen Werkzeugen umgesetzt sind.
  • Alle Dokumente werden – wie von der Papierakte gewohnt – in einer gemeinsamen Bedien-Oberfläche angezeigt, unabhängig von technischer Quelle (Papier, elektronisch) und Dateiformat (z.B. Word-Dokument, Fax-Datei, Scan-Datei, digitales Diktat, Internet-Seite, Excelsheet, Bild, Video, etc.);
  • die elektronische Vorlage macht den Papiertransport überflüssig – die Papier-Akte bleibt im Aktenbock/Regal;
  • auch die Papier-Akte ist – wenn Sie einmal benötigt wird (z.B. für große Schriftsätze oder Verträge) – immer sofort zu finden; Suchzeiten entfallen;
  • anders als bei Aktenstapeln auf dem Schreibtisch hat jeder LawFirm®-Nutzer mit den elektronischen Arbeitsmappen einen stets aktuellen, nach Aufgabenarten gegliederten Überblick über die von ihm noch zu bearbeitenden Dokumente;
  • zu bearbeitende Dokumente können nicht mehr übersehen werden;
  • auf einen Blick ist zu jedem Dokument sichtbar, welche Aufgaben, Termine, Fristen, Telefonate, Wiedervorlagen etc. eingetragen sind und welche davon bereits erledigt sind;
  • andererseits gelangt man per Mausklick von der Aufgabe (z.B. von der eingetragenen Frist) zu dem auslösenden Dokument (z.B. Fristenverfügung des Gerichts), so dass auch die 4-Augen-Kontrolle von Aufgabeneinträgen sehr einfach ist;
  • ein separates Diktat-Verwaltungssystem ist nicht erforderlich: Digitale Diktate werden in LawFirm® so verwaltet wie das spätere Word-Dokument. Dasselbe gilt für Dokumente, die mit Hilfe der Spracherkennung erstellt wurden.
  • Kenntnisnahme-Kopien werden nicht mehr am Kopierer, sondern per Mausklick als Ausdruck erstellt. Kenntnisnahme-Schreiben sind mit ein paar Mausklicks erstellt – denn LawFirm® ‚weiß ja schon‘, zu welcher Akte mit welchen Beteiligten das Dokument gehört.
  • Schon der stark reduzierte Aufwand für die Information des Mandanten durch Kenntnisnahme-Schreiben wiegt bei weitem dem Anfangs-Aufwand für das Erfassen der neu eingehenden Papierdokumente auf (alte Dokumente müssen nicht vorher eingescannt werden);

Wo liegen die Vorteile der elektronischen Akte als ständig verfügbares Archiv ?

Das Archiv der Dokumente in der Akte, die „Elektronische Akte“, entsteht bei der Arbeit in LawFirm®ohne Zusatzaufwand nebenbei, gleichsam als ‚Abfallprodukt‘ der Erfassung der Dokumente für die elektronische Sachbearbeitung.

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Teamarbeit mit Dokumenten und Dateien - Alle Dokumente elektronisch verfügbar - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bilder zum Vergrößern bitte anklicken)

Obwohl nach der Erfahrung ‚nichts so alt wie der Schriftsatz von gestern‘ ist, ist die elektronische Akte in vielen Situationen nützlich:

  • kurze Informationen aus den Akten, auch z.B. aus umfangreichen Strafakten, sind schnell ermittelt, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen;
  • alle Akteninhalte sind immer und überall – auch während der Bearbeitung – aktuell einsehbar;
  • in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version (über eine sichere VPN-Verbindung) auch beim Mandanten-Termin / unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten;
  • Die Kosten von Kopien für Mandanten / für das Gericht etc. können drastisch reduziert werden, da der Laser-Ausdruck eingescannter Seiten nur einen Bruchteil der Kosten einer Kopie auf einem Kopierer (mit Wartungsvertrag) verursacht;
  • Dokumente in elektronischer Fassung zur Mitnahme auf einem Mobilgerät verfügbar (mobile Akte in LawFirm®);
  • Volltextsuche (in durchsuchbaren Dateiformaten) mit der LawFirm® Search-Engine;
  • Anzeige mit dem LawFirm® Viewer, z. B. mit je nach „Blickwinkel“ dynamisch erzeugten Ordnerstrukturen ohne fixes Einsortieren (nach Datum, nach Adressat, nach Bearbeitungsstand, etc.);
  • Keine aufwändige manuelle Indexierung (Verschlagwortung etc.) der neuen Dokumente – die Informationen sind aus dem Kontext der sonstigen LawFirm® Daten bereits bekannt.

Wie startet man mit dem Dokumentenworkflow in LawFirm® ?

Im Dokumentenworkflow-System von LawFirm® sind die Schritte des gewohnten Papierablaufs elektronisch abgebildet. Jederzeit kann durch eine entsprechende einfache Weisung an die Mitarbeiter/innen mit der elektronischen Sachbearbeitung begonnen werden.

Durch die gemeinsame Oberfläche für alle Dokumenten-Arten (gescannte Dokumente, E-Mail, Digitale Diktate, Computerfax, EGVP-Nachrichten, Mahn-Nachrichten, …) und die enge Anlehnung an Papierabläufe entsteht nur minimaler Lernaufwand. Es ist kein „Umstiegs-Projekt“ erforderlich; das System ist schon für den Einsatz in der Kanzlei voreingestellt.

Nach der Erfahrung der LawFirm®-Kanzleien haben sich die Mitarbeiter in wenigen Tagen an die elektronische Arbeit gewöhnt und freuen sich darüber, dass Dokumente und Akten nicht mehr tagtäglich gesucht und physisch transportiert werden müssen.

Welche Kosten entstehen durch den Umstieg auf elektronische Sachbearbeitung ?

Neben LawFirm®-Professional / -Enterprise wird nur ein (ohnehin in der Kanzlei benötigter) Desktop-Scanner mit automatischen Einzug (300€ – 600 €) gebraucht; evtl. noch ein zusätzlicher Flachbettscanner für Sonderformate oder für Artikel aus Büchern / Zeitschriften.
Es gibt kein ‚Einführungsprojekt‘, keine ‚Schulungskosten‘ o.ä.

Mit LawFirm® wird effektivste moderne Technik für jede Kanzlei in Deutschland zugänglich.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Anwaltssoftware Highlight 05/2013)

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Scannen, Posteingang, Teamwork, Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Vorlage, Verfügung, Arbeitsmappe, Vorlagemappe, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet – mit den integrierten Aufgaben-Workflows in LawFirm (alle beA Eingänge immer im Blick):

Eingehende Dokumente (Briefe, Fax, E-Mails, übergebene Unterlagen) und die Erstellung eigener Dokumente (Diktate, Schreiben, Schriftsätze, Mahnanträge) führen im Kanzleialltag dauernd zu neuen Dokumentaufgaben. Nur eine stets aktuelle und vollständige Übersicht macht es möglich, diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und effizient abzuarbeiten.

Was sind elektronische Arbeitsmappen ?

Exklusiv in LawFirm® gibt es für jeden Benutzer einen eigenen Satz von „Elektronischen Arbeitsmappen“. Sie entsprechen in ihrer Funktion etwa einem Postkörbchen-Stapel:

Elektronische Arbeitsmappen in der Anwaltssoftware LawFirm: Workflow für gescannte Eingangspost, Diktate, Fax, E-Mail in einer Benutzeroberfläche (Postkorb, Vorlagemappe, DMS, Dokumentenworkflow, Dokumentenmanagement)

In den elektronischen Arbeitsmappen sind die zu bearbeitenden Dokumente nach Aufgabenarten sortiert. Das gilt auch für Dokumente und Dateien, die – per Mausklick – in der Kanzlei weitergeleitet werden (z.B. Posteingänge, digitale Diktate, eingegangene oder neu erstellte E-Mails oder zu prüfende Ausgangs-Korrespondenz). Damit hat der LawFirm®-Anwender jederzeit einen aktuellen Überblick über seine offenen Dokumentaufgaben, und kann diese per Mausklick in Bearbeitung nehmen.

Es kommt hier nicht auf die Quelle oder das technische Format des Dokuments an: in einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle technischen Quellen und Formate werden selbst erstellte Dokumente (Word), aber auch E-Mails, PDF-Dateien, Computerfax- und gescannte Dokumente, Diktat- und Spracherkennungsdateien und alle sonstigen der Akte zugeordneten Dateien bearbeitet. Externe Dokumenten- oder Diktat-Verwaltungssoftware wird hierfür bei LawFirm® nicht gebraucht, der Lernaufwand ist minimal.

Anders als in der „Papierwelt“ sind diese Dokumente immer gleichzeitig

im Zugriff. So stehen die Dokumente jederzeit – auch während der Bearbeitung an einem Arbeitsplatz – den weiteren LawFirm®-Anwendern zur Verfügung. Damit entfallen Akten-Suchzeiten in allen Fällen, in denen dieselben Unterlagen gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen benötigt werden (z.B. für die Bearbeitung von Posteingängen, für Beitreibungsmaßnahmen und für Mandanten-Abrechnungen).

Wie werden diese Arbeitsmappen gefüllt ?

Mit LawFirm® selbst erstellte Dokumente werden – automatisch – in die Arbeitsmappe „zur Prüfung (ok?)“ des zuständigen Bearbeiters eingestellt. Eingehende Dateien werden einfach per Drag & Drop, als Import eines Ordner-Inhalts oder eines Suchergebnisses der LawFirm® Search-Engine in die elektronischen LawFirm®-Akten übernommen.

Papierdokumente werden mit der Scan-Funktion von LawFirm® ohne Umwege direkt in die LawFirm®-Akte eingescannt.

Alle Eingangs-Dokumente werden dem zuständigen Bearbeiter in dessen elektronischen Arbeitsmappen vorgelegt.

Wie werden die elektronischen Arbeitsmappen abgearbeitet ?

Dokumente in den Arbeitsmappen lassen sich einfach per Doppelklick öffnen. Parallel können auch alle anderen in der Akte bereits enthaltenen Dokumente eingesehen werden. Auch alle zu dem Dokument bereits eingetragenen Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen (WV), Fristen, (zu führende) Telefonate etc. werden – über die Verknüpfung zu dem Dokument – per Mausklick angezeigt.

Auch Verfügungen können sofort eingetragen werden. Eine Papiervorlage ist nicht erforderlich. Das Dokument wird dadurch zur „Anlage“ dieser Verfügungen und ist später bei der Bearbeitung der so eingetragenen Aufgaben mit einem Klick erreichbar.

Nach der Bearbeitung wird das Dokument, ggf. versehen mit einer Kurzverfügung („ToDo“) per einfachem Klick an den nächsten Benutzer weitergeleitet (in Millisekunden, da das Dokument – anders als mit Papier oder auch bei E-Mails – dabei nicht bewegt werden muss). Diese ‚Weiterleitung‘ ist der Ersatz für den vorherigen physischen Papiertransport in der Kanzlei:

Weiterleiten einer Dokumentaufgabe in den Elektronischen Arbeitsmappen der Kanzleisoftware LawFirm (Dokumenten-Workflow, Diktat-Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, elektronische Akte, Teamwork, Zusammenarbeit, interne Kommunikation)

Wenn die Bearbeitung beendet ist, wird das Dokument einfach in die besondere Arbeitsmappe „Akteninhalt“ als Weiterleitungs-Ziel eingestellt.

Das ist Alles !

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Die Vorteile auf einen Blick

Aus der Nutzung der elektronischen Arbeitsmappen in der Kanzleisoftware LawFirm® ergeben sich unter anderem folgende Rationalisierungsvorteile:

  • Immer aktueller und strukturierter Überblick über alle noch zu bearbeitenden Dokumente für jeden LawFirm®-Nutzer (anders als bei einem ‚Aktenstapel‘ auf dem Schreibtisch),
  • Übersicht ermöglicht Bearbeitung in Reihenfolge der Dringlichkeit / Wichtigkeit,
  • Zu bearbeitende Dokumente werden nicht übersehen,
  • Das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt,
  • Elektronische Vorlage macht Papiertransport überflüssig, die Papierakte bleibt im Aktenbock/Regal,
  • Auch die Papier-Akten sind deshalb – wenn Sie einmal benötigt werden – immer sofort zu finden, Suchzeiten entfallen.
  • Alle Akteninhalte sind immer und überall aktuell einsehbar – auch während der Bearbeitung.
  • Eine gemeinsame Oberfläche unabhängig von technischer Quelle und Dateiformat (= geringer Lernaufwand + man muss nicht wissen, in welcher Form das Dokument eingegangen ist),
  • Kein separates Dokumenten-/Diktat-Verwaltungssystem erforderlich,
  • Sehr schnelle und einfache Einführung der Arbeit mit der elektronischen Akte durch Wiedererkennung des Papierablaufs.
  • Der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren.
  • Die Richtigkeit und Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zur Eingangspost wird einfach elektronisch kontrollierbar (4-Augen-Prinzip).
  • Die elektronische Akten sind an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar – in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Das Wichtigste zuerst – Effizient arbeiten mit automatisch erstellten strukturierten Aufgabenlisten (Kanzleisoftware Highlight 11/2012)

Das Wichtigste zuerst - Effizient arbeiten mit automatisch erstellten strukturierten Aufgabenlisten (Aufgaben, Überblick, Teamwork, Workflow, Zusammenarbeit, Aufgabenmanagement, Zeitmanagement, Verfügung, Wiedervorlage, ...)

Voraussetzung für eine effiziente Arbeitsplanung in der Kanzlei ist ein vollständiger Überblick über alle offenen Aufgaben. Das erfordert ein ständige Nachsehen in Aktenstapeln, Notizzetteln, Terminkalender, Fristen- und Wiedervorlage-Listen usw. Mit LawFirm® gehört das der Vergangenheit an. In einem elektronischen Arbeitsplanungs-Fenster werden alle offenen Termine, Fristen, Vorfristen, Wiedervorlagen, Telefonate und Verfügungen – konfigurierbar – angezeigt, und das stets aktuell.

Zusätzlich gibt die MyLawFirm®-Infoleiste jederzeit mit einem Seitenblick einen Überblick über die Zahl der offenen Aufgaben; ein Klick führt Sie direkt in das richtige Arbeitsfenster.

Wie sieht die Arbeitsplanungs-Liste aus ?

„Ein Bild ersetzt tausend Worte“, deshalb hier ein Screenshot der MyLawFirm®-Infoleiste und des Aufgabenplanungs-Fensters:

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(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie entsteht die Arbeitsplanungsliste in LawFirm® ?

Es sind keinerlei besondere Eingaben erforderlich, um diese Liste zu ‚füttern‘: die Liste wird automatisch aufgebaut aus den aktuellen Daten aller eingetragenen Termine, Fristen, Wiedervorlagen, Telefonnotizen und sonstigen Aufgaben.

Vielfältige Benutzer-Einstellungen machen es möglich, mit ein paar Mausklicks die Liste an die eigene Arbeitssituation anzupassen und auch die Arbeiten von Mitarbeitern zu planen.

Natürlich kann die Liste auch in den aktuellen Einstellungen ausgedruckt werden, um diese als externen Merkzettel zu verwenden oder sie an Mitarbeiter weiterzugeben.

Das Arbeitsplanungs-Fenster ist damit die ideale Ergänzung zu den elektronischen Arbeitsmappen in LawFirm®, in denen alle dokumentbezogenen Aufgaben aufgelistet sind.

Wieviel Zeit kann mit der Arbeitsplanungs-Liste gespart werden ?

Natürlich kommt es auf die konkrete Tages- und Arbeitssituation an, wie viel Zeit die Liste im Tagesbetrieb spart. Die folgenden manuellen Prüfungen, die mit LawFirm® gespart werden, kosten leicht 15-30 Minuten am Tag:

  • Prüfung von Aktenstapeln auf dem Schreibtisch
  • Prüfung von Telefonnotizen und anderen Notizzetteln
  • Prüfung von Termin- und Fristenkalender (ggf. im Sekretariat)
  • Prüfung von Wiedervorlagelisten
  • Prüfung des Arbeitsstatus im Sekretariat
  • Umtragen von Wiedervorlagen im Kanzleikalender

Hinzu kommen noch viele weitere Vorteile, die durch die enge Verknüpfung mit den sonstigen LawFirm® Funktionen erhebliche Zeitaufwände in der Bedienung einsparen (und die in anderen Anwaltssoftware-Systemen typischerweise manuell erledigt werden müssen):

  • Die Akte, auf die sich die Aufgabe bezieht, ist mit einem Klick aufgerufen (d. h. die Auswahl der Akte entfällt)
  • Die Aufgaben-Texte können mit einem Klick in die Zeiterfassung übernommen werden.
  • Bei Telefonaten kann eine eingetragene Telefonnummer mit einem Klick gewählt werden (wenn die Windows Wählhilfe richtig für Ihr Telefon eingerichtet ist).
  • Bei Fristen, Telefonaten, Aufgaben, etc., die aus einem eingegangenen Dokument resultieren, ist dieses „auslösende“ Dokument mit einem Klick geöffnet.
  • Die Verwaltung von Aufgaben in nach Aufgabenarten strukturierten und nach Priorität sortierten Listen, deren Anzeige sich durch einfache Klicks ein- und ausschalten lässt, unterstützt flüssige Arbeitsabläufe, z. B. durch zusammenhängendes Abarbeiten von Rückruf-Notizen.
  • Aufgaben können – ggf. versehen mit einer Sofort-Erinnerung – zur direkten Kommunikation mit den Kolleg/inn/en und Mitarbeiter/inne/n verwendet werden.
  • Ein besonderer [Antwort] Knopf erlaubt unmittelbare Rück-Antworten auf solche Anfragen
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version können Sie so jederzeit und standort-unabhängig auf die Kanzlei-Abläufe zugreifen.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

E-Mail Import – einfach per Drag & Drop – Premium-Funktion des Monats (05/2012)

E-Mail Import – einfach per direktem Drag & Drop (Highlight in LawFirm V8.2p-4)

E-Mail per Drag & Drop zuordnen, auch direkt aus Outlook und auch für mehrere E-Mails gleichzeitig

Eines der besonderen Highlights in der Mitte April 2012 veröffentlichten neuen Version der Anwaltssoftware LawFirm ist sicher die Möglichkeit des einfachen Drag & Drop von E-Mails und E-Mail Anlagen (auch mehrere gleichzeitig) direkt aus MS Outlook und vielen weiteren E-Mail Programmen. Das gilt sogar für Anlagen aus dem EGVP im elektronischen Rechtsverkehr mit Behörden und Gerichten.

Die E-Mails sind dann sofort in der Kanzleisoftware zur Akte und zum Adressaten / Absender gespeichert und können im gleichen Arbeitsschritt dem zuständigen Bearbeiter elektronisch vorgelegt werden.

Bei E-Mails aus MS Outlook erkennt LawFirm dabei sogar Aktenzeichen im Betreff (in vielen Schreibweisen) und schlägt bei solchen E-Mails automatisch die richtigen Akten zur Zuordnung vor. Genauso einfach ist es mit der Zuordnung des Adressaten bzw. Absenders, wenn die E-Mail Adresse in den Kommunikationsdaten der Akten-Beteiligten gefunden wird.

Natürlich sorgt LawFirm bei selbst erstellten E-Mails dafür, dass ein Aktenzeichen im Betreff vorhanden ist – und damit gleichzeitig auch in allen Antworten auf solche E-Mails.

So wird der stetig wachsende Umfang elektronisch abgewickelter Kommunikation – auch im elektronischen Rechtsverkehr – nicht nur mit minimalem Aufwand bewältigt (ein aktuell in Vorbereitung befindliches Gesetz soll Anwälte künftig zur elektronischen Empfangsbereitschaft für Nachrichten der Gerichte verpflichten): Durch die enge Einbindung in die kanzleiinterne Zusammenarbeit, vereinfacht LawFirm die Teamarbeit in der Kanzlei sogar ganz erheblich.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).