Das LawFirm® Upgrade auf die Version 8.2r (837.01) wurde im Rahmen der Softwarepflege ohne Zusatzkosten ausgeliefert („All-In-Prinzip„).
Einige neue Highlights der LawFirm®-Version 8.2r (07/2013), mit der LawFirm® u. a. in allen Versionen das Arbeiten mit der neuen Gebührenordnung nach der RVG Reform 2013 (2. KostRMoG) ermöglicht (Details):
Neue Gebührentabellen zum RVG 2013,
Neue Gebührentabellen für die PKH-Abrechnung (RVG 2013 §49),
Weiterverwendung der RVG 2004/2006 und auch der BRAGO Gebührentabellen für Altfälle (Übergangsregelungen nach RVG §§ 60 und 61)
Verschiedene RVG Ständeauch in derselben Rechnung – mit Anrechnung
Alle Tatbestände aus dem Vergütungsverzeichnis (VV) des RVG 2013,
Standard-Gebührenfolgen zum Schnelleintrag häufig vorkommender Fall-Kombinationen,
Wert- und Betragsrahmengebühren, automatische Berechnung der Schwellen- / Mittelgebühr,
Neue Anrechnungsregeln und -Fälle (z.B. Betragsrahmen-Anrechnungen),
Automatische Berücksichtigung der Kürzungen nach RVG §15 III,
Viele weitere Automatiken …
Außerdem Erweiterungen und Verbesserungen in vielen anderen Punkten (Details).
Aktuelle Anmerkung (Stand 22.07.2013): Der 01.08.2013 als Termin des Inkrafttretens für die RVG Reform steht noch nicht endgültig fest. Die Verkündung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt steht heute noch aus, die nächste Ausgabe ist für den 26.07.2013 angekündigt. Wir informieren natürlich über den jeweils aktuellen Stand der Gesetzgebung… Aktualisiert (am 24.07.2013): nach einen “fundiert klingenden Gerücht” (via rechtspflegerforum.de) soll das 2. KostRMoG im BGBl. Teil I Nr. 42 am 29.07.2013 verkündet werden; Inkrafttreten wäre dann wie erwartet zum 01.08.2013. Aktualisiert (am 29.07.2013): das 2.KostRMoG ist im Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 42 verkündet (inkl. RVG Reform 2013 in Artikel 8) und tritt damit zum 01.08.2013 in Kraft.
Gesetzestext zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG)– aus dem Bundesgesetzblatt (BGBl.) Teil I Nr. 42 vom 29.07.2013 (RVG in Artikel 8 ab Seite 103(2688) von 127). Die neuen Wertgebühren-Tabellen finden sich auf den Seiten 103(2688) und 118(2703). Die PKH-Tabelle (§ 49) ist auf der Seite 106(2691) zu finden.
Gesetzestext zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) – aus dem Bundestagsbeschluss vom 16.05.2013 (RVG in Artikel 8 ab Seite 151 von 190) Die neuen Wertgebühren-Tabellen finden sich auf den Seiten 152 und 173. Die PKH-Tabelle (§ 49) ist auf der Seite 156 zu finden.
…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).
Der Bundesrat hat in seiner 912. Sitzung vom 05.07.2013 das 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) nun endgültig verabschiedet, vgl. TOP 62, 541/13(B). Von einem Inkrafttreten am 01.08.2013 (DAV Depesche) kann nun ausgegangen werden. Aktualisiert (am 24.07.2013): nach einen “fundiert klingenden Gerücht” (via rechtspflegerforum.de) soll das 2. KostRMoG im BGBl. Teil I Nr. 42 am 29.07.2013 verkündet werden; Inkrafttreten wäre dann wie erwartet zum 01.08.2013. Aktualisiert (am 29.07.2013): das 2.KostRMoG ist im Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 42 verkündet (inkl. RVG Reform 2013 in Artikel 8) und tritt damit zum 01.08.2013 in Kraft.
Die Änderungen im RVG 2013 wurden bereits in die beliebte RVG Diktatvorlage für häufige Standardfälle eingearbeitet, die ab sofort kostenlos zum Download zum Download als PDF Dokument zur Verfügung steht. Viele der in der Diktatvorlage abgedeckten Standardfälle können in LawFirm sehr schnell und einfach per Klick als Folge von „Standard-Gebühren“ eingetragen werden. Aber auch unabhängig von der Anwaltssoftware LawFirm ist die Diktatvorlage zur Einarbeitung in die mit der RVG Reform eingeführten Neuerungen sicher sehr nützlich.
Gesetzestext zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG)– aus dem Bundesgesetzblatt (BGBl.) Teil I Nr. 42 vom 29.07.2013 (RVG in Artikel 8 ab Seite 103(2688) von 127)
Die neuen Wertgebühren-Tabellen finden sich auf den Seiten 103(2688) und 118(2703).
Die PKH-Tabelle (§ 49) ist auf der Seite 106(2691) zu finden.
Gesetzestext zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) – aus dem Bundestagsbeschluss vom 16.05.2013 (RVG in Artikel 8 ab Seite 151 von 190) Die neuen Wertgebühren-Tabellen finden sich auf den Seiten 152 und 173. Die PKH-Tabelle (§ 49) ist auf der Seite 156 zu finden.
RVG Neuerungen – mit weiteren Links zum Ablauf des Gesetzgebungsverfahrens
…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).
Die RVG Reform 2013 (2. Kostenrechtsmodernisierungs-Gesetz / KostRMoG) ab 01.08. in Kraft, PKH und BerH Änderungen ab 01.01.2014 – Information zum LawFirm Upgrade (06/2013)
Nach einigem Hin und Her ist die RVG Reform 2013nun „in trockenen Tüchern“: Der Vermittlungsausschuss hat in seiner Sitzung vom 26.06.2013 zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) einen Kompromiss gefunden; der Bundestag hat gleich danach am 27.06.2013 diese Änderungen verabschiedet (Zusatzpunkt 6 auf S. 103/104). Aktualisiert (am 05.07.2013): auch im Bundesrat ist das Gesetz nun beschlossen, vgl. TOP 62, 541/13(B). Von einem Inkrafttreten am 01.08.2013 (DAV Depesche) kann nun ausgegangen werden. Aktualisiert (am 24.07.2013): nach einen „fundiert klingenden Gerücht“ (via rechtspflegerforum.de) soll das 2. KostRMoG im BGBl. Teil I Nr. 42 am 29.07.2013 verkündet werden; Inkrafttreten wäre dann wie erwartet zum 01.08.2013. Aktualisiert (am 29.07.2013): das 2.KostRMoG ist im Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 42 verkündet (inkl. RVG Reform 2013 in Artikel 8) und tritt damit zum 01.08.2013 in Kraft. Aktualisiert(am 09.01.2014): Beratungshilfe-Formularverordnung in Kraft getreten (Details s.u.).
Aktualisiert (am 22.01.2014): PKH-Formularverordnung in Kraft getreten (Details s.u.).
Die Übergangsregelung in §60 RVG sieht vor, dass ab dem Inkrafttreten neu erteilte Aufträge nach der neuen Gebührenordnung abzurechnen sind. Altfälle werden bis zu ihrem Ende nach der zum Zeitpunkt der Auftragserteilung gültigen Fassung der Gebührenordnung abgerechnet. (n.b. LawFirm berücksichtigt dies bei der Aktenanlage und in ZV Aufträgen automatisch richtig).
Mit erheblichem Aufwand – mit selbst erstellten konsolidierten Gesetzestexten (und ohne Kommentare) zunächst auf der Grundlage eines Regierungsentwurfs aus November 2012, dann erneut mit der Beschlussvorlage des Bundestags-Rechtsausschusses vom 15.05.2013 – hat unsere Technik die Entwicklungsarbeiten für die Einarbeitung der RVG Reform 2013 bereits abgeschlossen und ausführlichen Tests unterzogen. Sogar die gerade erst (am 26.06.2013) veröffentlichten Änderungen am 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) durch den Vermittlungsausschuss des Bundesrates und durch das gleichzeitig bestätigte PKH und Beratungshilfe-Änderungsgesetz sind schon eingearbeitet.
Tipp3: aufgrund der gesetzlichen Änderungen im Bereich PKH und BerH ist zum 01.01.2014 mit der Festlegung neuer PKH- und BerH-Formulare zu rechnen. Entsprechende Internet-Links finden Sie unten unter „weiterführende Informationen“.
Das Upgrade auf die LawFirm Version 8.2r „RVG 2013“ wurde inzwischen wie geplant am 22.07.2013 veröffentlicht so dass den Anwendern noch ausreichend Zeit für die Umstellung geblieben ist.
Schon wie bei den vorangegangenen RVG Fassungen ist die Umsetzung auch dieses Mal mit einer Reihe von Besonderheiten versehen. Hier ein Auszug aus der Liste der „Highlights“ (weiter unten finden Sie Links zu weitergehenden Informationen):
Neue Gebührentabellen zum RVG 2013 (parallel zu RVG 2006, RVG 2004 und BRAGO auswählbar),
Weiterverwendung der RVG 2004/2006 und auch der BRAGO Gebührentabellen und Abrechnungsregeln für Altfälle (Übergangsregelungen nach RVG §§ 60 und 61)
Neue Gebührentabellen für die PKH-Abrechnung (RVG 2013 §49),
Gerichtskostenberechnung nach dem aktuellsten Stand (Vermittlungsausschuss, 26.06.2013)
Alle Tatbestände aus dem Vergütungsverzeichnis (VV) des RVG 2013,
Standard-Gebührenfolgen zum Schnelleintrag häufig vorkommender Fall-Kombinationen,
Wert- und Betragsrahmengebühren, automatische Berechnung der Schwellen- / Mittelgebühr,
Neue Anrechnungsregeln und -Fälle (z.B. Betragsrahmen-Anrechnungen),
Automatischer Eintrag der Differenzverfahrensgebühren,
Berücksichtigung der Kürzungen nach RVG §15 III,
Viele weitere Abrechnungs-Automatiken …
Wir freuen uns (und sind auch ein wenig stolz), diese umfangreichen Aktualisierungen und Erweiterungen auch unter diesen Bedingungen wie gewohnt rechtzeitig und in der gewohnt hohen Qualität bereitstellen zu können.
Gesetzestext zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) – aus dem Bundesgesetzblatt (BGBl.) 2013 Teil I Nr. 42 vom 29.07.2013 (RVG in Artikel 8 ab Seite 103(2688) von 127)
Die neuen Wertgebühren-Tabellen finden sich auf den Seiten 103(2688) und 118(2703).
Die PKH-Tabelle (§ 49) ist auf der Seite 106(2691) zu finden.
Gesetzestext zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) – aus dem Bundestagsbeschluss vom 16.05.2013 (RVG in Artikel 8 ab Seite 151 von 190)
Die neuen Wertgebühren-Tabellen finden sich auf den Seiten 152 und 173.
Die PKH-Tabelle (§ 49) ist auf der Seite 156 zu finden.
…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).
Dokumente und Akten wurden bisher immer wieder körperlich von Schreibtisch zu Schreibtisch hin- und her transportiert. Das Dokumentenworkflow-System in LawFirm® macht dem gegenüber die meisten Papier- und Aktentransporte überflüssig und erspart außerdem die bisher üblichen Akten-Suchzeiten. Möglich wird das durch das in LawFirm® realisierte moderne Konzept, bereits die Sachbearbeitung auf Grundlage der elektronischen Dokumente durchzuführen. Die Weitergabe an andere LawFirm®-Benutzer erfolgt hierbei per Mausklick in Bruchteilen von Sekunden.
Was ist ein Dokumentenworkflow-System ?
Unter einer „Elektronischen Akte“ wird traditionell ein bloßes Archiv der selbst erstellten und der eingegangenen Dokumente verstanden. Die elektronischen Fassungen der Dokumente werden nur für spätere Zugriffe und Suchvorgänge vorgehalten. Die vorherige Sachbearbeitung der eingehenden Post und auch die Bearbeitung des Ausgangsschriftverkehrs (redigieren, korrigieren) beruht nach wie vor auf papiergebunden Arbeitsabläufen.
Berücksichtigt man, dass ein großer Teil der Arbeiten in einer Kanzlei dokumentbezogen ist, wird schnell klar, dass mit einer einfachen „Elektronischen Akte“ die eigentlichen Rationalisierungsmöglichkeiten gar nicht adressiert werden. Der Schlüssel zur Vereinfachung der dokumentgebundenen Arbeitsabläufe liegt in einer „Digitalen Sachbearbeitung“ mit einem Dokumentenworkflow-System, in dem alle Arbeitsschritte aus der Papierbearbeitung elektronisch abgebildet sind.
In LawFirm® haben wir ein modernes exklusives System für die in der Kanzlei benötigten ‚adhoc-Workflows‘ entwickelt:
Jeder Benutzer hat in LawFirm® einen kompletten Satz elektronischer Arbeitsmappen, die jeweils mit Aufgabenarten ‚beschriftet‘ sind.
Eingehende und selbst erstellte Dokumente werden bereits vor Beginn der Sachbearbeitung in die elektronischen Akten aufgenommen;
Unter Einsatz der elektronischen Arbeitsmappen werden zu bearbeitende Dokumente dem zuständigen Bearbeiter als strukturierte Aufgaben elektronisch vorgelegt.
Der Bearbeiter hat damit gezielten Zugriff auf zu bearbeitende Dokumente und kann die Reihenfolge der Bearbeitung seinem persönlichen Arbeitsablauf anpassen, ohne ständig neu sortieren und strukturieren zu müssen.
Mit einem einfachen Mausklick leitet der Bearbeiter das Dokument – versehen mit einem Verfügungstext – an den nächsten Bearbeiter (z.B. an das Sekretariat) weiter oder legt es – wenn alles erledigt ist – im ‚Akteninhalt‘ ab.
Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:
(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
Welche Transportvorgänge werden bei der Arbeit mit LawFirm® eingespart ?
Wer nur die papiergebundene Arbeitsweise kennt, kann sich kaum vorstellen, wie viele Arbeiten und Wege bei der Arbeit mit einem modernen Workflow-System eingespart werden können. Hier ein paar Beispiele:
Sammeln und stapeln von Dokumenten für den Kopierer ist überflüssig (die Dokumente liegen schon elektronisch vor und können einfach am Arbeitsplatz – deutlich billiger – gedruckt werden)
Transport zum Kopierer + kopieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
Rücktransport + Original-Stapel auseinandernehmen + Originale abheften werden überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
Kopien auseinandernehmen und sortieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
Eingangspost der Akte zuordnen und zum Bearbeiter transportieren ist überflüssig (elektronische Vorlage über die elektronischen Arbeitsmappen)
Akten mit Eingangspost und Diktatbändern zurücktransportieren und weghängen ist überflüssig (digitale Diktate werden per Mausklick zum Sekretariat transportiert)
Telefonnotizen auf Schreibtisch des Bearbeiters legen ist überflüssig (per Mausklick zum Bearbeiter ggf. mit ‚Sofort-Erinnerung‘)
Eilige Verfügungen persönlich an das Sekretariat übermitteln ist überflüssig (Verfügungen werden elektronisch per Mausklick übertragen)
und Vieles mehr …
Diese Einsparungen realisieren sich vom ersten Tag der Nutzung des Workflow-Systems in LawFirm®. Es werden Arbeitszeiten für andere Aufgaben verfügbar und der allgemeine Arbeitsdruck nimmt spürbar ab.
Zusammengefasst: Wo liegen die Vorteile der elektronischen Sachbearbeitung von Anfang an ?
Die elektronische Arbeit erfordert fast keinen Einarbeitungsaufwand, da die gewohnten Abläufe der Papierarbeit in elektronischen Werkzeugen umgesetzt sind.
Alle Dokumente werden – wie von der Papierakte gewohnt – in einer gemeinsamen Bedien-Oberfläche angezeigt, unabhängig von technischer Quelle (Papier, elektronisch) und Dateiformat (z.B. Word-Dokument, Fax-Datei, Scan-Datei, digitales Diktat, Internet-Seite, Excelsheet, Bild, Video, etc.);
die elektronische Vorlage macht den Papiertransport überflüssig – die Papier-Akte bleibt im Aktenbock/Regal;
auch die Papier-Akte ist – wenn Sie einmal benötigt wird (z.B. für große Schriftsätze oder Verträge) – immer sofort zu finden; Suchzeiten entfallen;
anders als bei Aktenstapeln auf dem Schreibtisch hat jeder LawFirm®-Nutzer mit den elektronischen Arbeitsmappeneinen stets aktuellen, nach Aufgabenarten gegliederten Überblick über die von ihm noch zu bearbeitenden Dokumente;
zu bearbeitende Dokumente können nicht mehr übersehen werden;
auf einen Blick ist zu jedem Dokument sichtbar, welche Aufgaben, Termine, Fristen, Telefonate, Wiedervorlagen etc. eingetragen sind und welche davon bereits erledigt sind;
andererseits gelangt man per Mausklick von der Aufgabe (z.B. von der eingetragenen Frist) zu dem auslösenden Dokument (z.B. Fristenverfügung des Gerichts), so dass auch die 4-Augen-Kontrolle von Aufgabeneinträgen sehr einfach ist;
ein separates Diktat-Verwaltungssystem ist nicht erforderlich: Digitale Diktatewerden in LawFirm® so verwaltet wie das spätere Word-Dokument. Dasselbe gilt für Dokumente, die mit Hilfe der Spracherkennung erstellt wurden.
Kenntnisnahme-Kopien werden nicht mehr am Kopierer, sondern per Mausklick als Ausdruck erstellt. Kenntnisnahme-Schreiben sind mit ein paar Mausklicks erstellt – denn LawFirm® ‚weiß ja schon‘, zu welcher Akte mit welchen Beteiligten das Dokument gehört.
Schon der stark reduzierte Aufwand für die Information des Mandanten durch Kenntnisnahme-Schreiben wiegt bei weitem dem Anfangs-Aufwand für das Erfassen der neu eingehenden Papierdokumente auf (alte Dokumente müssen nicht vorher eingescannt werden);
Wo liegen die Vorteile der elektronischen Akte als ständig verfügbares Archiv ?
Das Archiv der Dokumente in der Akte, die „Elektronische Akte“, entsteht bei der Arbeit in LawFirm®ohne Zusatzaufwand nebenbei, gleichsam als ‚Abfallprodukt‘ der Erfassung der Dokumente für die elektronische Sachbearbeitung.
(Bilder zum Vergrößern bitte anklicken)
Obwohl nach der Erfahrung ‚nichts so alt wie der Schriftsatz von gestern‘ ist, ist die elektronische Akte in vielen Situationen nützlich:
kurze Informationen aus den Akten, auch z.B. aus umfangreichen Strafakten, sind schnell ermittelt, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen;
alle Akteninhalte sind immer und überall – auch während der Bearbeitung – aktuell einsehbar;
in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version (über eine sichere VPN-Verbindung) auch beim Mandanten-Termin / unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten;
Die Kosten von Kopien für Mandanten / für das Gericht etc. können drastisch reduziert werden, da der Laser-Ausdruck eingescannter Seiten nur einen Bruchteil der Kosten einer Kopie auf einem Kopierer (mit Wartungsvertrag) verursacht;
Dokumente in elektronischer Fassung zur Mitnahme auf einem Mobilgerät verfügbar (mobile Akte in LawFirm®);
Volltextsuche (in durchsuchbaren Dateiformaten) mit der LawFirm® Search-Engine;
Anzeige mit dem LawFirm® Viewer, z. B. mit je nach „Blickwinkel“ dynamisch erzeugten Ordnerstrukturen ohne fixes Einsortieren (nach Datum, nach Adressat, nach Bearbeitungsstand, etc.);
Keine aufwändige manuelle Indexierung (Verschlagwortung etc.) der neuen Dokumente – die Informationen sind aus dem Kontext der sonstigen LawFirm® Daten bereits bekannt.
Wie startet man mit dem Dokumentenworkflow in LawFirm® ?
Im Dokumentenworkflow-System von LawFirm® sind die Schritte des gewohnten Papierablaufs elektronisch abgebildet. Jederzeit kann durch eine entsprechende einfache Weisung an die Mitarbeiter/innen mit der elektronischen Sachbearbeitung begonnen werden.
Durch die gemeinsame Oberfläche für alle Dokumenten-Arten (gescannte Dokumente, E-Mail, Digitale Diktate, Computerfax, EGVP-Nachrichten, Mahn-Nachrichten, …) und die enge Anlehnung an Papierabläufe entsteht nur minimaler Lernaufwand. Es ist kein „Umstiegs-Projekt“ erforderlich; das System ist schon für den Einsatz in der Kanzlei voreingestellt.
Nach der Erfahrung der LawFirm®-Kanzleien haben sich die Mitarbeiter in wenigen Tagen an die elektronische Arbeit gewöhnt und freuen sich darüber, dass Dokumente und Akten nicht mehr tagtäglich gesucht und physisch transportiert werden müssen.
Welche Kosten entstehen durch den Umstieg auf elektronische Sachbearbeitung ?
Neben LawFirm®-Professional / -Enterprise wird nur ein (ohnehin in der Kanzlei benötigter) Desktop-Scanner mit automatischen Einzug (300€ – 600 €) gebraucht; evtl. noch ein zusätzlicher Flachbettscanner für Sonderformate oder für Artikel aus Büchern / Zeitschriften.
Es gibt kein ‚Einführungsprojekt‘, keine ‚Schulungskosten‘ o.ä.
Mit LawFirm® wird effektivste moderne Technik für jede Kanzlei in Deutschland zugänglich.
Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Siehier kostenlos und unverbindlich anfordern…
Eingehende Dokumente (Briefe, Fax, E-Mails, übergebene Unterlagen) und die Erstellung eigener Dokumente (Diktate, Schreiben, Schriftsätze, Mahnanträge) führen im Kanzleialltag dauernd zu neuen Dokumentaufgaben. Nur eine stets aktuelle und vollständige Übersicht macht es möglich, diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und effizient abzuarbeiten.
Was sind elektronische Arbeitsmappen ?
Exklusiv in LawFirm® gibt es für jeden Benutzer einen eigenen Satz von „Elektronischen Arbeitsmappen“. Sie entsprechen in ihrer Funktion etwa einem Postkörbchen-Stapel:
In den elektronischen Arbeitsmappen sind die zu bearbeitenden Dokumente nach Aufgabenarten sortiert. Das gilt auch für Dokumente und Dateien, die – per Mausklick – in der Kanzlei weitergeleitet werden (z.B. Posteingänge, digitale Diktate, eingegangene oder neu erstellte E-Mails oder zu prüfende Ausgangs-Korrespondenz). Damit hat der LawFirm®-Anwender jederzeit einen aktuellen Überblick über seine offenen Dokumentaufgaben, und kann diese per Mausklick in Bearbeitung nehmen.
Es kommt hier nicht auf die Quelle oder das technische Format des Dokuments an: in einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle technischen Quellen und Formate werden selbst erstellte Dokumente (Word), aber auch E-Mails, PDF-Dateien, Computerfax- und gescannte Dokumente, Diktat- und Spracherkennungsdateien und alle sonstigen der Akte zugeordneten Dateien bearbeitet. Externe Dokumenten- oder Diktat-Verwaltungssoftware wird hierfür bei LawFirm® nicht gebraucht, der Lernaufwand ist minimal.
Anders als in der „Papierwelt“ sind diese Dokumente immer gleichzeitig
im Zugriff. So stehen die Dokumente jederzeit – auch während der Bearbeitung an einem Arbeitsplatz – den weiteren LawFirm®-Anwendern zur Verfügung. Damit entfallen Akten-Suchzeiten in allen Fällen, in denen dieselben Unterlagen gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen benötigt werden (z.B. für die Bearbeitung von Posteingängen, für Beitreibungsmaßnahmen und für Mandanten-Abrechnungen).
Wie werden diese Arbeitsmappen gefüllt ?
Mit LawFirm® selbst erstellte Dokumente werden – automatisch – in die Arbeitsmappe „zur Prüfung (ok?)“ des zuständigen Bearbeiters eingestellt. Eingehende Dateien werden einfach per Drag & Drop, als Import eines Ordner-Inhalts oder eines Suchergebnisses der LawFirm® Search-Engine in die elektronischen LawFirm®-Akten übernommen.
Papierdokumente werden mit der Scan-Funktion von LawFirm® ohne Umwege direkt in die LawFirm®-Akte eingescannt.
Alle Eingangs-Dokumente werden dem zuständigen Bearbeiter in dessen elektronischen Arbeitsmappen vorgelegt.
Wie werden die elektronischen Arbeitsmappen abgearbeitet ?
Dokumente in den Arbeitsmappen lassen sich einfach per Doppelklick öffnen. Parallel können auch alle anderen in der Akte bereits enthaltenen Dokumente eingesehen werden. Auch alle zu dem Dokument bereits eingetragenen Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen (WV), Fristen, (zu führende) Telefonate etc. werden – über die Verknüpfung zu dem Dokument – per Mausklick angezeigt.
Auch Verfügungen können sofort eingetragen werden. Eine Papiervorlage ist nicht erforderlich. Das Dokument wird dadurch zur „Anlage“ dieser Verfügungen und ist später bei der Bearbeitung der so eingetragenen Aufgaben mit einem Klick erreichbar.
Nach der Bearbeitung wird das Dokument, ggf. versehen mit einer Kurzverfügung („ToDo“) per einfachem Klick an den nächsten Benutzer weitergeleitet (in Millisekunden, da das Dokument – anders als mit Papier oder auch bei E-Mails – dabei nicht bewegt werden muss). Diese ‚Weiterleitung‘ ist der Ersatz für den vorherigen physischen Papiertransport in der Kanzlei:
Wenn die Bearbeitung beendet ist, wird das Dokument einfach in die besondere Arbeitsmappe „Akteninhalt“ als Weiterleitungs-Ziel eingestellt.
Das ist Alles !
Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:
(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
Die Vorteile auf einen Blick
Aus der Nutzung der elektronischen Arbeitsmappen in der Kanzleisoftware LawFirm® ergeben sich unter anderem folgende Rationalisierungsvorteile:
Immer aktueller und strukturierter Überblick über alle noch zu bearbeitenden Dokumente für jeden LawFirm®-Nutzer (anders als bei einem ‚Aktenstapel‘ auf dem Schreibtisch),
Übersicht ermöglicht Bearbeitung in Reihenfolge der Dringlichkeit / Wichtigkeit,
Zu bearbeitende Dokumente werden nicht übersehen,
Das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt,
Elektronische Vorlage macht Papiertransport überflüssig, die Papierakte bleibt im Aktenbock/Regal,
Auch die Papier-Akten sind deshalb – wenn Sie einmal benötigt werden – immer sofort zu finden, Suchzeiten entfallen.
Alle Akteninhalte sind immer und überall aktuell einsehbar – auch während der Bearbeitung.
Eine gemeinsame Oberfläche unabhängig von technischer Quelle und Dateiformat (= geringer Lernaufwand + man muss nicht wissen, in welcher Form das Dokument eingegangen ist),
Kein separates Dokumenten-/Diktat-Verwaltungssystem erforderlich,
Sehr schnelle und einfache Einführung der Arbeit mit der elektronischen Akte durch Wiedererkennung des Papierablaufs.
Der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren.
Die Richtigkeit und Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zur Eingangspost wird einfach elektronisch kontrollierbar (4-Augen-Prinzip).
Die elektronische Akten sind an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar – in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).
Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Siehier kostenlos und unverbindlich anfordern…
