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Dokumentenmanagement und -Workflow – Premium Funktion des Monats (07/2007)

Dokumentenmanagement und Workflow – in LawFirm® Professional inklusive

Dokumentenmanagement und Workflow - Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben in der Kanzleisoftware LawFirm inkusive: Elektronische Akte, DMS, Teamwork, Zusammenarbeit

Die Verwendung elektronischer Arbeitsmappen (mit Verfügungen, Priorität, überwachten Erledigungsfristen, WV, Terminen etc.) für alle Dateiformate (auch digitale Diktate, Spracherkennungsdateien, E-Mails und Anlagen, Computerfax, PDF, etc…) in einer einheitlichen Bedien-Oberfläche und die Möglichkeit, die eingehenden Dokumente schon vor der Sachbearbeitung zu scannen und dann elektronisch zu bearbeiten, sind zentrale und in dieser Form allein stehende LawFirm® Funktionen.

Schon seit 1999 ist in LawFirm® (und bereits in der Standard-Version) die Funktion ‚elektronische Akte‘ enthalten.

Kanzlei ohne Papierumlauf: In LawFirm®-Professional ist seit dem Jahr 2003 zur voll elektronischen Unterstützung der Teamarbeit mit Dokumenten, Dateien und Aufgaben eine ‚erwachsene‘ und integrierte Dokumentenmanagement-Funktionalität u.a. mit Drag + Drop-Import, Scan-Funktion sowie Workflows unter Einsatz elektronischer Arbeitsmappen für die Benutzer im Grundumfang enthalten, die einen neuen Schlüssel zur Rationalisierung der Kanzleiabläufe enthält.

Besondere Kennzeichen: enge Verknüpfung mit den Anwendungsfunktionen, eine einheitliche Bedienoberfläche für alle Dateiformate und -Quellen (auch für Digitale Diktate), die einfache und schnelle Einführung, geringe Hardware-Anforderungen.

LawFirm® ist damit die erste Anwaltssoftware, die eine integrierte Digitale Sachbearbeitung mit elektronischen Arbeitsmappen und der Möglichkeit des Fernzugriffs (mit LawFirm® Enterprise) enthält.

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Video zur Teamarbeit mit Dokumenten in LawFirm® (Dokumentenmanagement, -Workflow, Elektronische Akte)

Testergebnisse, Anwenderberichte und Rezensionen zu LawFirm® (unter anderem auch ein Sonderdruck aus dem BAV Mitgliederbrief 03/2007 – Bayerischer Anwaltverband)

Innovationspreis ITK 2007 der Innitiative Mittelstand

 

MyLawFirm® Info-Leisten – Premium Funktion des Monats (04/2007)

MyLawFirm Infoleisten - alle Aufgaben auf einen Blick - Bearbeitung mit einem Klick (Aufgabenmanagement, Workflow, Zusammenarbeit, Teamwork)

Die MyLawFirm® Info-Leisten verbinden (seit der LawFirm Version 8.2l aus 06/2006) maximal komprimierte Information mit Direktnavigation insbesondere zu Tagesaufgaben (incl. Dokumentaufgaben) und Finanzaufgaben:

mit einem Seitenblick in die Info-Leiste erfährt der Benutzer jederzeit, wo ToDo’s und Handlungsbedarf bestehen. Mit einem Klick kommt er in das jeweils entsprechende Arbeitsfenster.

Für den Erfolg der Kanzleiarbeit, aber auch für den Komfort der Kanzleiarbeitsplätze ist von wesentlicher Bedeutung, wie reibungslos die Kanzleiabläufe organisiert sind. Hierbei liegt die besondere Herausforderung darin, fortlaufend Aufgaben zu erledigen und neu entstehende Aufgaben jeweils geschickt und mit der zutreffenden Priorität in die Erledigungsabläufe einzuplanen.

Die neu konzipierten MyLawFirm® Info-Leisten geben jetzt dem Benutzer die Möglichkeit, auf einen Blick einen (synoptischen) Überblick über die offenen Aufgaben und den Handlungsbedarf in den verschiedenen Bereichen zu gewinnen, ohne das Menü zu benutzen oder in die betreffenden Fenster gehen zu müssen!

Beeinflusst wurde die Konzeption der MyLawFirm® Info-Leisten übrigens von den so genannten ‚gadgets‘ (Mini-Anwendungen) und ’sidebars‘, das sind neuartige Info-Blöcke, die Teil der aktuellen Generation des Windows®-Betriebssystems (‚Windows Vista‘) sind. Auch wenn diese ‚gadgets‘ auf völlig anderer Technik als LawFirm® beruhen und in erster Linie nicht für bürointerne, sondern für allgemein zugängliche Informationen (z.B. Nachrichten, Börsenkurse etc.) geplant sind, halten wir die Idee für richtig, Informationen zusammengefasst in kleinen, leicht erfassbaren Blöcken auf der Bildschirmoberfläche dem Benutzer zur Verfügung zu stellen.

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weitere Premium-Funktionen…

außerdem neu mit der Version 8.2l (Highlights aus 06/2006):

  • RVG 07/2006 Anpassungen zu den Änderungen zur außergerichtlichen Beratung,
  • vorhandene Schnittstellen an Word 2007, Excel 2007 und Outlook 2007 angepasst und getestet (Stand Office 2007 Beta2),
  • neue MyLawFirm® Info-Leisten = modernste Bedienkonzepte (u.a. wie Windows Vista) mit „Auf einen Blick“-Information und Direktnavigation,
  • Erweiterter Aufgaben- und Zeiterfassungs-Workflow,
  • Berichte in Vollbild-Darstellung,
  • vollständige Neuentwicklung der Fenstersteuerung (Anpassung an modernste Techniken, hohe Monitor-Auflösungen, Vorbereitung Windows Vista)
  • u.v.m.

 

Innovationspreis ITK 2007 – Auszeichnung für LawFirm® (04/2007)

Innovationspreis ITK 2007 - Auszeichnung für Anwaltssoftware LawFirm: Dokumentenworkflow, Teamwork für Gebühren + Finanzen, Forderungen + Beitreibung, Nutzung mobil, unterwegs, an Standorten

Die Premium-Anwaltssoftware LawFirm® wurde als innovatives Produkt in der Kategorie Büroorganisation beim „Innovationspreis 2007 der Informationstechnologie“ ausgezeichnet.

„Die Initiative Mittelstand (www.imittelstand.de) verleiht seit 2004 jedes Jahr zur CeBIT den Innovationspreis ITK und seit 2006 zur Hannover Messe den Innovationspreis Industrie. Die Auszeichnungen richten sich an Unternehmen, die sich mit den innovativsten Produkten für den Mittelstand präsentieren.“

Aus über 1200 eingegangenen Bewerbungen erteilte die Jury Auszeichnungen und wählte Sieger.

Für die Auszeichnung von LawFirm® sprachen besonders die innovativen technischen Lösungen für folgende Punkte:

  • Kanzlei ohne Papierumlauf – integrierter Dokumentenworkflow mit elektronischen Arbeitsmappen, mehr…
  • Integrierte Digitale Sachbearbeitung– Unterstützung der Zusammenarbeit in den Bereichen Gebühren+Finanzen, Forderungen+Beitreibung und Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben
  • Mobileinsatz (unterwegs, zu Hause, im Hotel, am Flughafen, …) und uneingeschränkte standortübergreifende Nutzung – Windows Terminalserver mit der LawFirm®-Enterprise Version und Fernzugriff per DSL / WLAN / UMTS, mehr…
  • Telefonieren im Akten- und Adressenkontext, auch über Voice over IP (VoIP) , mehr…
  • Netzwerkweite Zusammenarbeit im Wortkflow mit Digitalen Diktaten und Spracherkennungs-Dateien, mehr…
  • Internes Direkt-Kommunikationssystemmit Aufgaben, (Sofort-)Erinnerungen und Antwortsystem
  • Ein Blick / ein Klick Navigation und Effizienz im Team mit den neuartigen MyLawFirm® Infoleisten, mehr…
  • Vielfältige Email-, Internet- und Drittsoftware-Integrationen

Artikel mit Nutzungsszenarien aus der Praxis: „Arbeitsabläufe und Informationsfluss in der Kanzlei-Arbeit – praktische Beispiele zum technischen Stand“ (RA Dieter M. Nauroth), mehr…

weitere Tests… (Testsieger NJW CoR 7+8/1999; Nachtest in MC 6/2002, Anwenderberichte 03+04/2005, BAV Mitglieder-Brief 03/2007)

 

Upgrade auf die Version 8.2m – Umsatzssteuer-Umstellung, volle Unterstützung Office 2007, Time&Billing, Anlagenstrich u.v.m. (12/2006)

Einige neue Highlights der LawFirm®- Version 8.2m (12/2006), mit der

Anwaltssoftware LawFirm Upgrade mit Umsatzsteuer Umstellung, Time & Billing, Anlagenstrich, Abschriften Autodruck, Zeithonorar, Controlling u.v.m.

eine neue Broschüre und viele Automatiken zur Umsatzsteuer-Umstellung, Anpassungen zur vollen Unterstützung der neuen Office 2007 Features, Dateiformate und -Endungen (Freigegebene Office 2007 Version aus November 2006), erweiterte Funktionen zum Time & Billing, ein neues Anlagenstrich-Menü für Word,

sowie Erweiterungen und Verbesserungen in vielen anderen Punkten (Details) ausgeliefert wurden (Artikel hierzu in der PC-Welt):

Umsatzsteuer 16% -> 19%: Automatische Umstellung des Standard-Umsatzsteuersatzes; optionale benutzergesteuerte automatische Umbuchung (Kontierung) von Honoraranzahlungen, die mit einem nun unrichtigen Umsatzsteuersatz kontiert wurden einschließlich intelligenter Erlöskontenauswahl für das Zielkonto.

Office 2007: Von LawFirm® wird Office 2007 komplett unterstützt einschließlich der neuen Office 2007 Dateiendungen, einschließlich Erstellung originärer Dokumente im neuen Office 2007-Format (nicht im Kompatibilitätsmodus) bei Benutzung von Vorlagen im originären Office 2007 Format.

Time and Billing: Eintrag und automatisierte Abrechnung (im LawFirm® Abrechnungs-Workflow) von benutzerindividuellen Stundensätzen je Akte, Standard-Stundensätzen für Benutzer-Stundensatzgruppen; neue Stundenaufstellung (=Anlage zur Liquidation) für Benutzer-Stundensätze. Individuelle Benutzerbezeichnung für die Zeithonorar-Liquidation nach Benutzer-Stundensätzen. Neue Stundensatzübersicht für die Kanzlei.

Schnell-Eingabe von ‚Fremd-Zeiten‘: Eingabe von Zeitsätzen für andere Benutzer mit Umschaltung zwischen Listeneingabe und ergonomischer Formulareingabe.

Anlagenstriche in Word: Optionale Einfügung von Anlagenstrichen in Word-Dokumente über eine (komplexe) LawFirm®-Funktion, die das Auffinden von Textstellen mit Anlagenverweisen bei der Zusammenstellung von Kanzlei-Sendungen erheblich vereinfacht (Anlagenstriche wurden früher – bis zum Einsatz der Word-Textverarbeitung, die eine solche Funktion ‚bisher nicht erlaubte‘ – bei Texterstellung in allen Kanzleien verwendet).

Internet Routenplaner: Verknüpfung zu Internet Routenplaner-Diensten im Adresskontext von LawFirm®: per Knopfdruck kann aus LawFirm® direkt eine Routenplanung unter Nutzung von Internet-Diensten gestartet werden. Die Start- und Zieladresse müssen nicht mehr abgeschrieben werden, sondern werden direkt aus LawFirm® übertragen. Grundlogik für die Adress-Übernahme: Kanzlei zu LawFirm®-Adresse bzw. LawFirm®-Adresse zu Kanzlei; zusätzlich: LawFirm®-Adresse zu LawFirm®-Adresse.

LawFirm®-Linkservice: Direktaufruf einer neuen LawFirm® Service-Seite direkt aus LawFirm® heraus. Auf dieser Seite sind für Kanzleien mit Softwarepflege – von kanzleirechner.de speziell für den Kanzleibedarf ausgewählte – aktuell im Internet verfügbare Funktionen (z.B. Tilgungsrechner u.V.m.) und Informationen (z.B. aktuelle Gesetzestexte u.V.m.) verfügbar.

Neue benutzerbezogene Briefkopfangaben: Je Benutzer umfassende Individualangaben (z.B. Tel.-/ Fax- / e-mail-‚Durchwahl‘), die akten- und benutzerbezogen jeweils automatisch in den Briefkopf eingestellt werden können.

Aktenbezogener Dokumentenpfad: Optionaler individueller Speicherpfad für die Dokumente und Dateien zu einer Akte. Ein eingetragener individueller Speicherpfad wird von LawFirm® automatisch berücksichtigt bei der Erstellung von Schreiben, beim Drag & Drop Import, beim Ordnerimport, beim Scannen, beim Speichern von LawFirm®-Berichten.

Dokumentnummer: Optionale automatische Vergabe einer fortlaufenden Dokumentennummer für alle in der Kanzlei erstellten Dokumente, die in das Dateinamen-Konzept von LawFirm® integriert ist.

Automatikdatum in LawFirm®-Standardtexten: Einfügen (über die LawFirm®-Symbolleiste) eines automatisch berechneten künftigen Datums in das aktuelle Dokument an der Cursor-Position (ab Word 2000; sehr praktisch insbesondere auch bei der Erstellung von Standardtexten z.B. für Aufforderungsschreiben, Mahnungen, Informationen).

Explorer-Direktzugriff für Dateien aus der elektronischen Akte: Bei Fristen, Terminen, WV, Telefonaten, Aufgaben, die zu Dokumenten eingetragen sind, kann über den neuen Explorer-Knopf der entsprechende Dokumentenordner im Windows-Explorer geöffnet werden, wobei das betreffende Dokument grau markiert (selektiert) ist (unter Win98: nur öffnen des Ordners). Über das Kontextmenü des Windows®-Explorers stehen dem Benutzer alle Kontext-Funktionen des Windows®-Explorers zur Verfügung (z.B. Versenden per e-mail, Schrifterkennung (OCR – wenn installiert etc.).

und vieles mehr …

 

LawFirm® Einsatz in Rechtsabteilungen und größeren Kanzleien (11/2006)

CRM, Dokumentenmanagement, Konzernstrukturen: Anwaltssoftware LawFirm (nicht nur) für Großkanzleien, Rechtsabteilungen, überörtliche Sozietäten

Hier finden Sie eine neue Zusammenstellung (als Ausschnitt aus den Leistungen des Systems) von Stichworten zu vorhandenen Programmfeatures von LawFirm®, die sicher in vielen Rechtsabteilungen und größeren Kanzleien zwingend benötigt oder doch zumindest dringend gewünscht sind.

Diese Funktionen stehen natürlich allen LawFirm® Kanzleien zur Verfügung, die die jeweilige LawFirm® Version (Professional oder Enterprise) einsetzen. So können auch kleinere Kanzleien diese Arbeitswerkzeuge und -Methoden nutzen, ohne dass dadurch die einfache Einführung und Inbetriebnahme eingeschränkt wird:

Sicherheit / Zugangskontrolle / Schutz der Daten

• Benutzerzugriffe • Dokument- Dateischutz • Geschützte Datenbank

Abbildung von Konzerngliederungen (intern und extern)

• Konzernstrukturen in Akten • Konzernstrukturen in Adressen • Konzernstrukturen bei Benutzern

Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben (Kanzlei ohne Papierumlauf)

• Elektronische Akte zu Akten und Adressen • Komplett elektronische Dokumenten-Workflows

Aufgabenverwaltung / Workflow / interne Kommunikation

• Akten-, Benutzer- und Kanzlei-bezogene Aufgaben • Aufgaben zu Dokumenten • Abgestuftes Erinnerungssystem • Internes Kommunikations- und Antwortsystem

Persönliche MyLawFirm® Infoleisten für jeden Benutzer

• Komprimierte Übersichten über den Aufgabenvorrat • Direkt-Navigation zum jeweiligen Arbeitsfenster per [mehr…] Knopf

Fakturierung und Controlling – Zeitabrechnung (Time & Billing), RVG/BRAGO, …

• Online-Zeiterfassung • Abrechnung für Zeiten, Gebühren (BRAGO, RVG 2004, RVG 2006) und Pauschalen • Aktenstundensatz, individuelle Stundensätze (E), Stundensätze nach Tätigkeiten (E) • Finanzbudget-Verwaltung und -Controlling

Weltweite Zusammenarbeit direkt mit dem LawFirm®-System (VPN/Terminalserver)

• Mobile und/oder standortübergreifende Nutzung im Fernzugriff (E) • Schnelle SQL Datenbank, auch für größere Benutzerzahlen

Kundenbeziehungen / Customer Relationship Management (CRM)

• Elektronische Akte zu Adressen • Kontaktmanagement • Umfassende Serienbrief-Funktionen für Akquisitions- und Marketingaktionen • Umfassende Umsatz- und Empfehlungsanalysen

Schriftverkehr / Datenverknüpfung und Automatiken

• Texterstellung und Automatiken (automatisches Konjugieren, Deklinieren) • Briefköpfe und Standardtexte

Weitere besonders relevante Features

• Bidirektionale Microsoft Outlook Synchronisation für Kalender und Kontakte • Online Zeiterfassungssystem • Dokumentation von Tätigkeiten • Umfassende Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche, Kommentarsuche, Internet-Anbindung etc.) • Kontierungssystem zu Finanzen und komplette tägliche Auswertungen zur Aktenbuchhaltung – Schnittstellen zu DATEV Rechnungswesen, Rechnungswesen Compact, Lexware Buchhalter und Kompatible • Plug and Play Installationsverfahren, automatische Software-Verteilung bei LawFirm Updates

und vieles mehr…