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BRAK: am 28.11.2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Betrieb gegangen (Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018)

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) :
PDF-Broschüre (kostenlos zum Download) mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

BRAK: Starttermin verschoben - besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) der BRAK wird erst nach dem 01.01.2016 eingeführt - beA-Karte, Bestellung, Zeitplan, Zeitablauf, technische Voraussetzungen, Elektronischer Rechtsverkehr mit der Anwaltssoftware LawFirm - Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Nach dem „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV)“ hat die BRAK ein „besonderes elektronisches Anwaltspostfach“ (beA) eingerichtet (gestartet am 28.11.2016, Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018).

Nach §31 BRAO (geändert mit dem FördElRV Gesetz) wäre die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) verpflichtet gewesen, zum 01.01.2016 für jeden Rechtsanwalt die Voraussetzungen zum Empfang von Sendungen deutscher Gerichte über das neue besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zu schaffen. Dieser Starttermin wurde zwischenzeitlich auf einen späteren Zeitpunkt verschoben; am 14.04.2016 teilte die BRAK zunächst den 29.09.2016 als neuen Starttermin mit. Nachdem wegen einstweiliger Anordnungen des AGH der geplante Start nicht möglich war, hat die BRAK das beA nun am 28.11.2016 in Betrieb genommen. Im Juli 2016 hatte die BRAK auf ihrer Infoseite erste Screenshots des neuen Anwaltspostfachs veröffentlicht. Nach der am 28.09. in Kraft getretenen Rechtsverordnung (RAVPV) ist die Nutzung des beA noch bis zum 01.01.2018 freiwillig, danach besteht eine Pflicht zur Empfangsbereitschaft.

Tipp: Wenn Sie sich noch nicht bei Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach registriert haben sollten, finden Sie hier unsere
Schritt-für-Schritt-Anleitungen von der beA-Karten Bestellung bis zur Ersteinrichtung ,
Schritt-für-Schritt-Anleitungen u.a. zum Abrufen von beA Eingangs-Nachrichten
sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum elektronischen Mahnverfahren .

Das beA erreichen Sie nun unter https://www.bea-brak.de – außerdem hier eine Hilfe-Seite mit Benutzungs-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA Supports. Außerdem gibt die BRAK einen beA-Newsletter heraus.

Unser Tipp: Die für das beA bestellten Chipkarten-Lesegeräte können auch mit dem Governikus Communicator und dem EGVP verwendet werden, mit dem Communicator auch dauerhaft nach Außerbetriebnahme des EGVP Programms. Einrichtungsanleitungen zum Governikus Communicator liegen dem kostenlosen LawFirm Testsystem bei. Bei vielen Gerichten ist damit bereits jetzt eine Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr möglich:

Welche Gerichte haben schon den elektronischen Rechtsverkehr eröffnet?

Eine Übersichtskarte zum aktuellen Stand des elektronischen Rechtsverkehrs finden Sie hier. Die Details zu den Regelungen für die einzelnen Gerichte und Bundesländer können Sie hier nachsehen.

Wichtig: unabhängig von dem beA-Startzeitpunkt wird bei LawFirm – anders als bei anderen Kanzleisystemen – für das beA keine kostspielige Umstellung auf ein neues Datenbanksystem erforderlich sein.

Zur Bestellung der beA-Chipkarten und -Lesegeräte

Für die Inbesitznahme des beA benötigt jede/r Anwältin/Anwalt eine individuelle beA-Karte. Wenn über das beA nicht nur eingehende Nachrichten empfangen, sondern auch versendet werden sollen, dann sollte die beA-Karte auch mit Signaturfunktion versehen sein. Die Notarkammer hat zugesagt, alle Karten, die bis Juni 2016 bestellt werden, rechtzeitig vor dem 29.09.2016 auszuliefern.Voraussichtlich ab dem 15.09.2016 soll die Erstregistrierung (= „Inbesitznahme“) der Anwaltspostfächer möglich sein.

Wenn auch die Mitarbeiter/innen Zugang zum Anwaltspostfach erhalten sollen, wird mindestens ein Mitarbeiterzertifikat benötigt. Dieses Zertifikat ist als (günstigeres) Softwarezertifikat oder auf einer sog. Mitarbeiter-Karte erhältlich. Das Softwarezertifikat wird als Datei ausgeliefert, so dass dafür kein Lesegerät gebraucht wird. Es sollte aber aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Computer, sondern z.B. auf einem USB Stick gespeichert werden. Den USB Stick kann man dann wie einer Karte mit sich führen und bei Bedarf am Computer anstecken, dann ist es ähnlich sicher wie eine Mitarbeiter-Karte.

Von den Anwaltspostfächern aus können dann Zugriffsrechte an das Mitarbeiterzertifikat vergeben und so z.B. die Aufgabe des Abholens von Nachrichten delegiert werden. Wenn bei der Rechtevergabe nicht zwischen den verschiedenen Mitarbeiter/innen unterschieden werden muss, können auch mehrere Personen das gleiche Zertifikat verwenden.

Überblick: Schritte zur Erstregistrierung

beA-Chipkarten: PIN-Änderung und Nachladen der SIgnaturfunktion

Wenn Sie die beA-Karte erhalten haben, muss diese noch über die Internet-Seite http://bea.bnotk.de/sak mit einer neuen PIN Nummer versehen werden (Schritt-für-Schritt-Anleitung der BNotK). Wichtiger Hinweis: Für die Änderung der PIN Nummer wird ein Chipkarten-Lesegerät mit Display benötigt; die Lesegeräte ohne Display werden durch die Funktion zur PIN Änderung auf der Seite der BNotK leider nicht unterstützt.

Eine ggf. bestellte Signaturfunktion wird durch die Bundesnotarkammer in einem „Aufladeverfahren“ ausgeliefert (Details zum Ablauf des Nachladeverfahrens).

beA-Erstregistrierung: Die „Inbesitznahme“ des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs

Die beA-Karte kann nun für die Erstregistrierung des Anwaltspostfachs (Überblick) verwendet werden (Schritt-für-Schritt Anleitung der BRAK zum genauen Ablauf der Erstregistrierung).

Darüber hinaus hat die BRAK im Juli 2016 auf ihrer Infoseite zur Veranschaulichung der sonstigen Bedienabläufe weitere Screenshots des neuen Anwaltspostfachs veröffentlicht.

Arbeitsabläufe in der Kanzlei

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen bei dem beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Elektronischer Rechtsverkehr: Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs (FördElRV) im BGBl. verkündet (11/2013)

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) :
PDF-Broschüre (kostenlos zum Download) mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

FördElRV Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs verabschiedet (Bundestag: 13.06.2013, Bundesrat 05.07.2013) und verkündet (26.10.2013)

Elektronischer Rechtsverkehr - FördElRV Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV, EGVP, Anwaltspostfach, ...) mit der Anwaltssoftware LawFirm

Mit der Verkündung des „Gesetzes zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ – FördElRV – im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2013, Teil 1, Nr. 62 vom 16.10.2013) tritt das Gesetz nun stufenweise in Kraft. Der Bundestag hatte das Gesetz am 13.06.2013 beschlossen, der Bundesrat hat am 05.07.2013 zugestimmt.

Mit dem Gesetz kommen in der nächsten Zeit einige wichtige Änderungen auf die Kommunikationspartner der Justiz zu, bis hin zur flächendeckenden Nutzungs-Verpflichtung. Vieles ist jedoch auch jetzt schon möglich – auch wenn die flächendeckende Einheitlichkeit noch fehlt:

Im elektronischen Mahnverfahren gehört der elektronische Datenaustausch mit den Mahngerichten per EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) schon seit 2008 zum „Pflichtprogramm“. Die entsprechenden Funktionen sind daher in LawFirm schon ab der Standard-Version im Grundumfang (ohne Zusatzkosten) enthalten.

Bei einigen Gerichten – leider derzeit je nach Bundesland noch sehr uneinheitlich geregelt – können Anträge und Schriftsätze jetzt schon elektronisch eingereicht werden (Regelungen für die einzelnen Bundesländer/Gerichte).

Da eine der ersten Einführungsstufen der FördElRV die Anwälte verpflichtet, elektronisch für Nachrichten der Gerichte empfangsbereit zu sein, ist LawFirm jetzt schon (in der Professional-Version) in der Lage, komplette EGVP Nachrichten oder einzelne Anlagen einfach per Drag & Drop direkt in die LawFirm Akten zu übernehmen. Über die elektronischen Arbeitsmappen können die elektronisch eingegangenen Dokumente intern weitergeleitet, vorgelegt bzw. mit Verfügungen versehen werden. Mit dem speziellen „LawFirm EGVP-Nachrichten Viewer“ können die so in der Elektronischen Akte gespeicherten EGVP Nachrichten natürlich auch wieder angesehen werden:

Elektronischer Rechtsverkehr - EGVP Nachrichten-Viewer zur Anzeige von EGVP Eingangsnachrichten mit der Anwaltssoftware LawFirm

Besonders nützlich ist der elektronische Austausch von Dokumenten mit Gerichten für Kanzleien, die (wie mit LawFirm) intern schon mit elektronischen Dokumenten arbeiten. Der als Papier eingehende Schriftverkehr ist dann ohnehin schon eingescannt und die elektronischen Fassungen der Dokumente sind so sehr schnell zugänglich. Als „Nebeneffekt“ stehen die elektronischen Akten mit Mobilgeräten (Tablets, Smartphones, etc) auch ortsunabhängig / mobil und jederzeit auch mehreren Benutzern gleichzeitig zur Verfügung.

Die flächendeckende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs soll nun nach dem neuen Gesetz in folgenden Stufen eingeführt werden:

Zeitplan (Details)

  • Mit Verkündung: §371b ZPO (Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden)
  • ab 01.01.2014:  §555 (3), §565 (Anerkenntnisurteil nur auf Antrag des Klägers / zur Rücknahme der Revision)
  • ab 01.07.2014: diverse Regelungen zu Verordnungsermächtigungen, Formularverordnungen, maschineller Beglaubigung, elektronischen Zustellungsurkunden, elektronischer Aktenführung und elektronischen Ausfertigungen, zum arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren und zur Barrierefreiheit
  • ab 01.01.2016: zentrale Einreichung im elektronischen Schutzschriftenregister, besonderes elektronisches Anwaltspostfach „beA“ (§31 BRAO)
  • ab 01.01.2017: Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Schutzschriften
  • ab 01.01.2018: Dokumente können nun flächendeckend elektronisch eingereicht werden (§130a ZPO, etc); hierzu sieht Artikel 24 (1) eine Verschiebungsoption gemeinsam durch die Bundesländer vor.
    außerdem u.a. Regelungen zur Zustellung, zur automatisierten Empfangsbestätigung und zum elektronischen Empfangsbekenntnis als strukturierter Datensatz (§174 ZPO)
  • ab 01.01.2022: Nutzungspflicht u.a. für Rechtsanwälte nach §130d ZPO; hierzu sieht Artikel 24 (2) eine Vorverlegungsoption für die einzelnen Bundesländer vor.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Klicken statt Akten tragen – Dokumente per Mausklick weitergeben (Kanzleisoftware Highlight 06/2013)

Klicken statt Akten tragen - Dokumente per Mausklick weitergeben (Verfügung, Weiterleiten, Dokumentenworkflow, Aktensuche, Teamwork, Workflow, Arbeitsablauf, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet – mit den elektronischen Dokumenten-Workflows in LawFirm (Teamarbeit mit elektronischen Dokumenten bei der Vorbereitung von beA Ausgängen und der Bearbeitung von beA Eingängen):

Dokumente und Akten wurden bisher immer wieder körperlich von Schreibtisch zu Schreibtisch hin- und her transportiert. Das Dokumentenworkflow-System in LawFirm® macht dem gegenüber die meisten Papier- und Aktentransporte überflüssig und erspart außerdem die bisher üblichen Akten-Suchzeiten. Möglich wird das durch das in LawFirm® realisierte moderne Konzept, bereits die Sachbearbeitung auf Grundlage der elektronischen Dokumente durchzuführen. Die Weitergabe an andere LawFirm®-Benutzer erfolgt hierbei per Mausklick in Bruchteilen von Sekunden.

Was ist ein Dokumentenworkflow-System ?

Unter einer „Elektronischen Akte“ wird traditionell ein bloßes Archiv der selbst erstellten und der eingegangenen Dokumente verstanden. Die elektronischen Fassungen der Dokumente werden nur für spätere Zugriffe und Suchvorgänge vorgehalten. Die vorherige Sachbearbeitung der eingehenden Post und auch die Bearbeitung des Ausgangsschriftverkehrs (redigieren, korrigieren) beruht nach wie vor auf papiergebunden Arbeitsabläufen.

Berücksichtigt man, dass ein großer Teil der Arbeiten in einer Kanzlei dokumentbezogen ist, wird schnell klar, dass mit einer einfachen „Elektronischen Akte“ die eigentlichen Rationalisierungsmöglichkeiten gar nicht adressiert werden. Der Schlüssel zur Vereinfachung der dokumentgebundenen Arbeitsabläufe liegt in einer „Digitalen Sachbearbeitung“ mit einem Dokumentenworkflow-System, in dem alle Arbeitsschritte aus der Papierbearbeitung elektronisch abgebildet sind.

In LawFirm® haben wir ein modernes exklusives System für die in der Kanzlei benötigten ‚adhoc-Workflows‘ entwickelt:

  • Jeder Benutzer hat in LawFirm® einen kompletten Satz elektronischer Arbeitsmappen, die jeweils mit Aufgabenarten ‚beschriftet‘ sind.
  • Eingehende und selbst erstellte Dokumente werden bereits vor Beginn der Sachbearbeitung in die elektronischen Akten aufgenommen;
  • Unter Einsatz der elektronischen Arbeitsmappen werden zu bearbeitende Dokumente dem zuständigen Bearbeiter als strukturierte Aufgaben elektronisch vorgelegt.

Der Bearbeiter hat damit gezielten Zugriff auf zu bearbeitende Dokumente und kann die Reihenfolge der Bearbeitung seinem persönlichen Arbeitsablauf anpassen, ohne ständig neu sortieren und strukturieren zu müssen.

Im Rahmen der elektronischen Sachbearbeitung werden die sich aus dem Dokument ergebenden Verfügungen (Fristen, Termine, Wiedervorlagen, Telefonate und allgemeine Aufgaben) direkt zu dem Dokument erfasst.

Mit einem einfachen Mausklick leitet der Bearbeiter das Dokument – versehen mit einem Verfügungstext – an den nächsten Bearbeiter (z.B. an das Sekretariat) weiter oder legt es – wenn alles erledigt ist – im ‚Akteninhalt‘ ab.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Welche Transportvorgänge werden bei der Arbeit mit LawFirm® eingespart ?

Wer nur die papiergebundene Arbeitsweise kennt, kann sich kaum vorstellen, wie viele Arbeiten und Wege bei der Arbeit mit einem modernen Workflow-System eingespart werden können. Hier ein paar Beispiele:

  • Sammeln und stapeln von Dokumenten für den Kopierer ist überflüssig (die Dokumente liegen schon elektronisch vor und können einfach am Arbeitsplatz – deutlich billiger – gedruckt werden)
  • Transport zum Kopierer + kopieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Rücktransport + Original-Stapel auseinandernehmen + Originale abheften werden überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Kopien auseinandernehmen und sortieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Eingangspost der Akte zuordnen und zum Bearbeiter transportieren ist überflüssig (elektronische Vorlage über die elektronischen Arbeitsmappen)
  • Akten mit Eingangspost und Diktatbändern zurücktransportieren und weghängen ist überflüssig (digitale Diktate werden per Mausklick zum Sekretariat transportiert)
  • Telefonnotizen auf Schreibtisch des Bearbeiters legen ist überflüssig (per Mausklick zum Bearbeiter ggf. mit ‚Sofort-Erinnerung‘)
  • Eilige Verfügungen persönlich an das Sekretariat übermitteln ist überflüssig (Verfügungen werden elektronisch per Mausklick übertragen)
  • und Vieles mehr …

Diese Einsparungen realisieren sich vom ersten Tag der Nutzung des Workflow-Systems in LawFirm®. Es werden Arbeitszeiten für andere Aufgaben verfügbar und der allgemeine Arbeitsdruck nimmt spürbar ab.

Zusammengefasst: Wo liegen die Vorteile der elektronischen Sachbearbeitung von Anfang an ?

  • Die elektronische Arbeit erfordert fast keinen Einarbeitungsaufwand, da die gewohnten Abläufe der Papierarbeit in elektronischen Werkzeugen umgesetzt sind.
  • Alle Dokumente werden – wie von der Papierakte gewohnt – in einer gemeinsamen Bedien-Oberfläche angezeigt, unabhängig von technischer Quelle (Papier, elektronisch) und Dateiformat (z.B. Word-Dokument, Fax-Datei, Scan-Datei, digitales Diktat, Internet-Seite, Excelsheet, Bild, Video, etc.);
  • die elektronische Vorlage macht den Papiertransport überflüssig – die Papier-Akte bleibt im Aktenbock/Regal;
  • auch die Papier-Akte ist – wenn Sie einmal benötigt wird (z.B. für große Schriftsätze oder Verträge) – immer sofort zu finden; Suchzeiten entfallen;
  • anders als bei Aktenstapeln auf dem Schreibtisch hat jeder LawFirm®-Nutzer mit den elektronischen Arbeitsmappen einen stets aktuellen, nach Aufgabenarten gegliederten Überblick über die von ihm noch zu bearbeitenden Dokumente;
  • zu bearbeitende Dokumente können nicht mehr übersehen werden;
  • auf einen Blick ist zu jedem Dokument sichtbar, welche Aufgaben, Termine, Fristen, Telefonate, Wiedervorlagen etc. eingetragen sind und welche davon bereits erledigt sind;
  • andererseits gelangt man per Mausklick von der Aufgabe (z.B. von der eingetragenen Frist) zu dem auslösenden Dokument (z.B. Fristenverfügung des Gerichts), so dass auch die 4-Augen-Kontrolle von Aufgabeneinträgen sehr einfach ist;
  • ein separates Diktat-Verwaltungssystem ist nicht erforderlich: Digitale Diktate werden in LawFirm® so verwaltet wie das spätere Word-Dokument. Dasselbe gilt für Dokumente, die mit Hilfe der Spracherkennung erstellt wurden.
  • Kenntnisnahme-Kopien werden nicht mehr am Kopierer, sondern per Mausklick als Ausdruck erstellt. Kenntnisnahme-Schreiben sind mit ein paar Mausklicks erstellt – denn LawFirm® ‚weiß ja schon‘, zu welcher Akte mit welchen Beteiligten das Dokument gehört.
  • Schon der stark reduzierte Aufwand für die Information des Mandanten durch Kenntnisnahme-Schreiben wiegt bei weitem dem Anfangs-Aufwand für das Erfassen der neu eingehenden Papierdokumente auf (alte Dokumente müssen nicht vorher eingescannt werden);

Wo liegen die Vorteile der elektronischen Akte als ständig verfügbares Archiv ?

Das Archiv der Dokumente in der Akte, die „Elektronische Akte“, entsteht bei der Arbeit in LawFirm®ohne Zusatzaufwand nebenbei, gleichsam als ‚Abfallprodukt‘ der Erfassung der Dokumente für die elektronische Sachbearbeitung.

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Teamarbeit mit Dokumenten und Dateien - Alle Dokumente elektronisch verfügbar - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bilder zum Vergrößern bitte anklicken)

Obwohl nach der Erfahrung ‚nichts so alt wie der Schriftsatz von gestern‘ ist, ist die elektronische Akte in vielen Situationen nützlich:

  • kurze Informationen aus den Akten, auch z.B. aus umfangreichen Strafakten, sind schnell ermittelt, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen;
  • alle Akteninhalte sind immer und überall – auch während der Bearbeitung – aktuell einsehbar;
  • in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version (über eine sichere VPN-Verbindung) auch beim Mandanten-Termin / unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten;
  • Die Kosten von Kopien für Mandanten / für das Gericht etc. können drastisch reduziert werden, da der Laser-Ausdruck eingescannter Seiten nur einen Bruchteil der Kosten einer Kopie auf einem Kopierer (mit Wartungsvertrag) verursacht;
  • Dokumente in elektronischer Fassung zur Mitnahme auf einem Mobilgerät verfügbar (mobile Akte in LawFirm®);
  • Volltextsuche (in durchsuchbaren Dateiformaten) mit der LawFirm® Search-Engine;
  • Anzeige mit dem LawFirm® Viewer, z. B. mit je nach „Blickwinkel“ dynamisch erzeugten Ordnerstrukturen ohne fixes Einsortieren (nach Datum, nach Adressat, nach Bearbeitungsstand, etc.);
  • Keine aufwändige manuelle Indexierung (Verschlagwortung etc.) der neuen Dokumente – die Informationen sind aus dem Kontext der sonstigen LawFirm® Daten bereits bekannt.

Wie startet man mit dem Dokumentenworkflow in LawFirm® ?

Im Dokumentenworkflow-System von LawFirm® sind die Schritte des gewohnten Papierablaufs elektronisch abgebildet. Jederzeit kann durch eine entsprechende einfache Weisung an die Mitarbeiter/innen mit der elektronischen Sachbearbeitung begonnen werden.

Durch die gemeinsame Oberfläche für alle Dokumenten-Arten (gescannte Dokumente, E-Mail, Digitale Diktate, Computerfax, EGVP-Nachrichten, Mahn-Nachrichten, …) und die enge Anlehnung an Papierabläufe entsteht nur minimaler Lernaufwand. Es ist kein „Umstiegs-Projekt“ erforderlich; das System ist schon für den Einsatz in der Kanzlei voreingestellt.

Nach der Erfahrung der LawFirm®-Kanzleien haben sich die Mitarbeiter in wenigen Tagen an die elektronische Arbeit gewöhnt und freuen sich darüber, dass Dokumente und Akten nicht mehr tagtäglich gesucht und physisch transportiert werden müssen.

Welche Kosten entstehen durch den Umstieg auf elektronische Sachbearbeitung ?

Neben LawFirm®-Professional / -Enterprise wird nur ein (ohnehin in der Kanzlei benötigter) Desktop-Scanner mit automatischen Einzug (300€ – 600 €) gebraucht; evtl. noch ein zusätzlicher Flachbettscanner für Sonderformate oder für Artikel aus Büchern / Zeitschriften.
Es gibt kein ‚Einführungsprojekt‘, keine ‚Schulungskosten‘ o.ä.

Mit LawFirm® wird effektivste moderne Technik für jede Kanzlei in Deutschland zugänglich.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Anwaltssoftware Highlight 05/2013)

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Scannen, Posteingang, Teamwork, Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Vorlage, Verfügung, Arbeitsmappe, Vorlagemappe, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet – mit den integrierten Aufgaben-Workflows in LawFirm (alle beA Eingänge immer im Blick):

Eingehende Dokumente (Briefe, Fax, E-Mails, übergebene Unterlagen) und die Erstellung eigener Dokumente (Diktate, Schreiben, Schriftsätze, Mahnanträge) führen im Kanzleialltag dauernd zu neuen Dokumentaufgaben. Nur eine stets aktuelle und vollständige Übersicht macht es möglich, diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und effizient abzuarbeiten.

Was sind elektronische Arbeitsmappen ?

Exklusiv in LawFirm® gibt es für jeden Benutzer einen eigenen Satz von „Elektronischen Arbeitsmappen“. Sie entsprechen in ihrer Funktion etwa einem Postkörbchen-Stapel:

Elektronische Arbeitsmappen in der Anwaltssoftware LawFirm: Workflow für gescannte Eingangspost, Diktate, Fax, E-Mail in einer Benutzeroberfläche (Postkorb, Vorlagemappe, DMS, Dokumentenworkflow, Dokumentenmanagement)

In den elektronischen Arbeitsmappen sind die zu bearbeitenden Dokumente nach Aufgabenarten sortiert. Das gilt auch für Dokumente und Dateien, die – per Mausklick – in der Kanzlei weitergeleitet werden (z.B. Posteingänge, digitale Diktate, eingegangene oder neu erstellte E-Mails oder zu prüfende Ausgangs-Korrespondenz). Damit hat der LawFirm®-Anwender jederzeit einen aktuellen Überblick über seine offenen Dokumentaufgaben, und kann diese per Mausklick in Bearbeitung nehmen.

Es kommt hier nicht auf die Quelle oder das technische Format des Dokuments an: in einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle technischen Quellen und Formate werden selbst erstellte Dokumente (Word), aber auch E-Mails, PDF-Dateien, Computerfax- und gescannte Dokumente, Diktat- und Spracherkennungsdateien und alle sonstigen der Akte zugeordneten Dateien bearbeitet. Externe Dokumenten- oder Diktat-Verwaltungssoftware wird hierfür bei LawFirm® nicht gebraucht, der Lernaufwand ist minimal.

Anders als in der „Papierwelt“ sind diese Dokumente immer gleichzeitig

im Zugriff. So stehen die Dokumente jederzeit – auch während der Bearbeitung an einem Arbeitsplatz – den weiteren LawFirm®-Anwendern zur Verfügung. Damit entfallen Akten-Suchzeiten in allen Fällen, in denen dieselben Unterlagen gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen benötigt werden (z.B. für die Bearbeitung von Posteingängen, für Beitreibungsmaßnahmen und für Mandanten-Abrechnungen).

Wie werden diese Arbeitsmappen gefüllt ?

Mit LawFirm® selbst erstellte Dokumente werden – automatisch – in die Arbeitsmappe „zur Prüfung (ok?)“ des zuständigen Bearbeiters eingestellt. Eingehende Dateien werden einfach per Drag & Drop, als Import eines Ordner-Inhalts oder eines Suchergebnisses der LawFirm® Search-Engine in die elektronischen LawFirm®-Akten übernommen.

Papierdokumente werden mit der Scan-Funktion von LawFirm® ohne Umwege direkt in die LawFirm®-Akte eingescannt.

Alle Eingangs-Dokumente werden dem zuständigen Bearbeiter in dessen elektronischen Arbeitsmappen vorgelegt.

Wie werden die elektronischen Arbeitsmappen abgearbeitet ?

Dokumente in den Arbeitsmappen lassen sich einfach per Doppelklick öffnen. Parallel können auch alle anderen in der Akte bereits enthaltenen Dokumente eingesehen werden. Auch alle zu dem Dokument bereits eingetragenen Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen (WV), Fristen, (zu führende) Telefonate etc. werden – über die Verknüpfung zu dem Dokument – per Mausklick angezeigt.

Auch Verfügungen können sofort eingetragen werden. Eine Papiervorlage ist nicht erforderlich. Das Dokument wird dadurch zur „Anlage“ dieser Verfügungen und ist später bei der Bearbeitung der so eingetragenen Aufgaben mit einem Klick erreichbar.

Nach der Bearbeitung wird das Dokument, ggf. versehen mit einer Kurzverfügung („ToDo“) per einfachem Klick an den nächsten Benutzer weitergeleitet (in Millisekunden, da das Dokument – anders als mit Papier oder auch bei E-Mails – dabei nicht bewegt werden muss). Diese ‚Weiterleitung‘ ist der Ersatz für den vorherigen physischen Papiertransport in der Kanzlei:

Weiterleiten einer Dokumentaufgabe in den Elektronischen Arbeitsmappen der Kanzleisoftware LawFirm (Dokumenten-Workflow, Diktat-Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, elektronische Akte, Teamwork, Zusammenarbeit, interne Kommunikation)

Wenn die Bearbeitung beendet ist, wird das Dokument einfach in die besondere Arbeitsmappe „Akteninhalt“ als Weiterleitungs-Ziel eingestellt.

Das ist Alles !

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Die Vorteile auf einen Blick

Aus der Nutzung der elektronischen Arbeitsmappen in der Kanzleisoftware LawFirm® ergeben sich unter anderem folgende Rationalisierungsvorteile:

  • Immer aktueller und strukturierter Überblick über alle noch zu bearbeitenden Dokumente für jeden LawFirm®-Nutzer (anders als bei einem ‚Aktenstapel‘ auf dem Schreibtisch),
  • Übersicht ermöglicht Bearbeitung in Reihenfolge der Dringlichkeit / Wichtigkeit,
  • Zu bearbeitende Dokumente werden nicht übersehen,
  • Das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt,
  • Elektronische Vorlage macht Papiertransport überflüssig, die Papierakte bleibt im Aktenbock/Regal,
  • Auch die Papier-Akten sind deshalb – wenn Sie einmal benötigt werden – immer sofort zu finden, Suchzeiten entfallen.
  • Alle Akteninhalte sind immer und überall aktuell einsehbar – auch während der Bearbeitung.
  • Eine gemeinsame Oberfläche unabhängig von technischer Quelle und Dateiformat (= geringer Lernaufwand + man muss nicht wissen, in welcher Form das Dokument eingegangen ist),
  • Kein separates Dokumenten-/Diktat-Verwaltungssystem erforderlich,
  • Sehr schnelle und einfache Einführung der Arbeit mit der elektronischen Akte durch Wiedererkennung des Papierablaufs.
  • Der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren.
  • Die Richtigkeit und Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zur Eingangspost wird einfach elektronisch kontrollierbar (4-Augen-Prinzip).
  • Die elektronische Akten sind an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar – in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

E-Mail Import – einfach per Drag & Drop – Premium-Funktion des Monats (05/2012)

E-Mail Import – einfach per direktem Drag & Drop (Highlight in LawFirm V8.2p-4)

E-Mail per Drag & Drop zuordnen, auch direkt aus Outlook und auch für mehrere E-Mails gleichzeitig

Eines der besonderen Highlights in der Mitte April 2012 veröffentlichten neuen Version der Anwaltssoftware LawFirm ist sicher die Möglichkeit des einfachen Drag & Drop von E-Mails und E-Mail Anlagen (auch mehrere gleichzeitig) direkt aus MS Outlook und vielen weiteren E-Mail Programmen. Das gilt sogar für Anlagen aus dem EGVP im elektronischen Rechtsverkehr mit Behörden und Gerichten.

Die E-Mails sind dann sofort in der Kanzleisoftware zur Akte und zum Adressaten / Absender gespeichert und können im gleichen Arbeitsschritt dem zuständigen Bearbeiter elektronisch vorgelegt werden.

Bei E-Mails aus MS Outlook erkennt LawFirm dabei sogar Aktenzeichen im Betreff (in vielen Schreibweisen) und schlägt bei solchen E-Mails automatisch die richtigen Akten zur Zuordnung vor. Genauso einfach ist es mit der Zuordnung des Adressaten bzw. Absenders, wenn die E-Mail Adresse in den Kommunikationsdaten der Akten-Beteiligten gefunden wird.

Natürlich sorgt LawFirm bei selbst erstellten E-Mails dafür, dass ein Aktenzeichen im Betreff vorhanden ist – und damit gleichzeitig auch in allen Antworten auf solche E-Mails.

So wird der stetig wachsende Umfang elektronisch abgewickelter Kommunikation – auch im elektronischen Rechtsverkehr – nicht nur mit minimalem Aufwand bewältigt (ein aktuell in Vorbereitung befindliches Gesetz soll Anwälte künftig zur elektronischen Empfangsbereitschaft für Nachrichten der Gerichte verpflichten): Durch die enge Einbindung in die kanzleiinterne Zusammenarbeit, vereinfacht LawFirm die Teamarbeit in der Kanzlei sogar ganz erheblich.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).