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Das Wichtigste zuerst – Effizient arbeiten mit automatisch erstellten strukturierten Aufgabenlisten (Kanzleisoftware Highlight 11/2012)

Das Wichtigste zuerst - Effizient arbeiten mit automatisch erstellten strukturierten Aufgabenlisten (Aufgaben, Überblick, Teamwork, Workflow, Zusammenarbeit, Aufgabenmanagement, Zeitmanagement, Verfügung, Wiedervorlage, ...)

Voraussetzung für eine effiziente Arbeitsplanung in der Kanzlei ist ein vollständiger Überblick über alle offenen Aufgaben. Das erfordert ein ständige Nachsehen in Aktenstapeln, Notizzetteln, Terminkalender, Fristen- und Wiedervorlage-Listen usw. Mit LawFirm® gehört das der Vergangenheit an. In einem elektronischen Arbeitsplanungs-Fenster werden alle offenen Termine, Fristen, Vorfristen, Wiedervorlagen, Telefonate und Verfügungen – konfigurierbar – angezeigt, und das stets aktuell.

Zusätzlich gibt die MyLawFirm®-Infoleiste jederzeit mit einem Seitenblick einen Überblick über die Zahl der offenen Aufgaben; ein Klick führt Sie direkt in das richtige Arbeitsfenster.

Wie sieht die Arbeitsplanungs-Liste aus ?

„Ein Bild ersetzt tausend Worte“, deshalb hier ein Screenshot der MyLawFirm®-Infoleiste und des Aufgabenplanungs-Fensters:

Telefonliste, Arbeitsplanung, Aufgabenmanagement, Teamwork, Kanzlei Workflow, Aufgabenverwaltung, Arbeitslisten, Zeitmanagement in der Premium Anwaltssoftware LawFirm

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie entsteht die Arbeitsplanungsliste in LawFirm® ?

Es sind keinerlei besondere Eingaben erforderlich, um diese Liste zu ‚füttern‘: die Liste wird automatisch aufgebaut aus den aktuellen Daten aller eingetragenen Termine, Fristen, Wiedervorlagen, Telefonnotizen und sonstigen Aufgaben.

Vielfältige Benutzer-Einstellungen machen es möglich, mit ein paar Mausklicks die Liste an die eigene Arbeitssituation anzupassen und auch die Arbeiten von Mitarbeitern zu planen.

Natürlich kann die Liste auch in den aktuellen Einstellungen ausgedruckt werden, um diese als externen Merkzettel zu verwenden oder sie an Mitarbeiter weiterzugeben.

Das Arbeitsplanungs-Fenster ist damit die ideale Ergänzung zu den elektronischen Arbeitsmappen in LawFirm®, in denen alle dokumentbezogenen Aufgaben aufgelistet sind.

Wieviel Zeit kann mit der Arbeitsplanungs-Liste gespart werden ?

Natürlich kommt es auf die konkrete Tages- und Arbeitssituation an, wie viel Zeit die Liste im Tagesbetrieb spart. Die folgenden manuellen Prüfungen, die mit LawFirm® gespart werden, kosten leicht 15-30 Minuten am Tag:

  • Prüfung von Aktenstapeln auf dem Schreibtisch
  • Prüfung von Telefonnotizen und anderen Notizzetteln
  • Prüfung von Termin- und Fristenkalender (ggf. im Sekretariat)
  • Prüfung von Wiedervorlagelisten
  • Prüfung des Arbeitsstatus im Sekretariat
  • Umtragen von Wiedervorlagen im Kanzleikalender

Hinzu kommen noch viele weitere Vorteile, die durch die enge Verknüpfung mit den sonstigen LawFirm® Funktionen erhebliche Zeitaufwände in der Bedienung einsparen (und die in anderen Anwaltssoftware-Systemen typischerweise manuell erledigt werden müssen):

  • Die Akte, auf die sich die Aufgabe bezieht, ist mit einem Klick aufgerufen (d. h. die Auswahl der Akte entfällt)
  • Die Aufgaben-Texte können mit einem Klick in die Zeiterfassung übernommen werden.
  • Bei Telefonaten kann eine eingetragene Telefonnummer mit einem Klick gewählt werden (wenn die Windows Wählhilfe richtig für Ihr Telefon eingerichtet ist).
  • Bei Fristen, Telefonaten, Aufgaben, etc., die aus einem eingegangenen Dokument resultieren, ist dieses „auslösende“ Dokument mit einem Klick geöffnet.
  • Die Verwaltung von Aufgaben in nach Aufgabenarten strukturierten und nach Priorität sortierten Listen, deren Anzeige sich durch einfache Klicks ein- und ausschalten lässt, unterstützt flüssige Arbeitsabläufe, z. B. durch zusammenhängendes Abarbeiten von Rückruf-Notizen.
  • Aufgaben können – ggf. versehen mit einer Sofort-Erinnerung – zur direkten Kommunikation mit den Kolleg/inn/en und Mitarbeiter/inne/n verwendet werden.
  • Ein besonderer [Antwort] Knopf erlaubt unmittelbare Rück-Antworten auf solche Anfragen
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version können Sie so jederzeit und standort-unabhängig auf die Kanzlei-Abläufe zugreifen.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Teamwork: Aufgabenverwaltung & Interne Kommunikation, Premium Funktion des Monats (06/2008)

Teamwork, interne Kommunikation, Aufgabenmanagement und Workflow Funktionen: integriert in der Anwaltssoftware LawFirm

Mit den in LawFirm® eingebauten Funktionen zur Aufgabenverwaltung / Internen Kommunikation für …

  • Termine, Fristen, WV, Aufgaben, Aktennotizen und Telefonate (Telefon & VoIP Integration)
  • mit abgestuftem Erinnerungs-System

wird die Zusammenarbeit und der Arbeitsablauf (Workflow) in der Kanzlei voll elektronisch unterstützt. Besondere Stärken ergeben sich aus der Kombination mit den …

  • MyLawFirm® Infoleisten(Ein Blick / Ein Klick – Gesamtüberblick „aus dem Augenwinkel“ und schnelle Direkt-Navigation),
  • dem Dokumentenmanagement(„Kanzlei ohne Papierumlauf“) zur Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben, sowie der
  • standortunabhägigen / mobilen Nutzung mit der LawFirm® Enterprise Version

weitere Details finden Sie hier…  – dort unter „Aufgabenverwaltung, Workflow, interne Kommunikation …“

weitere Premium-Funktionen… / die vorangegangenen Funktionen des Monats

Sonstige weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen (kostenlos und unverbindlich anfordern).