Vollständig und zeitnah abrechnen ist nicht nur für die Liquidität, sondern auch für den Umsatz und für die Vermeidung unnötiger Verluste (z. B. durch übersehene Auslagen) von entscheidender Bedeutung. In LawFirm® sind – für RVG- und Zeitabrechnungen – Funktionen realisiert, die auf Knopfdruck einen Überblick über abzurechnende Posten geben, die dann in einem durchgängigen Workflow per Mausklick zu Liquidationen weiterverarbeitet werden.

Wie funktioniert die Ermittlung und Abrechnung aller Gebühren, auch in den Akten, in denen noch Gebühreneinträge fehlen?

Selbstverständlich kann LawFirm® nicht wissen, welche Gebühren in welcher Sache entstanden sind. LawFirm® gibt Ihnen aber – ohne Zugriff auf die Papierakte oder elektronische Akte nehmen zu müssen – die zu prüfenden bzw. abzurechnenden Akten in folgenden Workflow-Fenstern vor (die dort angezeigten Akten erreichen Sie direkt, einfach per Doppelklick):

• Fenster mit Liste der Akten, in die Gebühren eingetragen, aber noch nicht abgerechnet wurden; dort rechnen Sie ab (Schritt 1)
• Fenster mit Liste der Akten, in denen noch keine Liquidationen geschrieben wurden; dort rechnen Sie ab (Schritt 2);
• Fenster mit Liste der Akten, in denen seit mehr als 30 Tagen nicht mehr geprüft wurde, ob noch Gebühren einzutragen und abzurechnen sind; dort rechnen Sie ab (Schritt 3 – ‚Lumpensammler-Funktion‘).

Das Konzept liegt dabei in Folgendem: jedes Mal, wenn Sie in einer Akte Gebühren eintragen oder abrechnen drücken Sie (in der Gebühren-Funktion zu der Akte) einfach auf den „zuletzt geprüft“ [<heute]-Knopf. Damit wird im Gebührenbereich der betreffenden Akte das aktuelle Datum eingetragen, das Grundlage für die Liste aus dem 3. Schritt ist.

Alle Listen werden in Workflow-Fenstern angezeigt, von denen aus Sie per Knopfdruck in den Gebührenbereich der jeweiligen Akten kommen. Natürlich können Sie die Listen auch ausdrucken, was für ein arbeitsteiliges Vorgehen nützlich ist.

Wie werden (steuerpflichtige) Nebenkosten, (steuerfreie) Auslagen und abzurechnende Fremdgelder in Liquidationen einbezogen?

Bei steuerpflichtigen Nebenkosten gibt es Posten, die vor einer Abrechnung zusammengefasst werden müssen (z.B. Kopien, Porto, Fahrtkilometer) und die teilweise mengenabhängige Gebührensätze haben (Kopien). Deshalb werden steuerpflichtige Nebenkosten zunächst in einem gesonderten Fenster erfasst und bei Erstellung der Liquidation per Knopfdruck in die Gebühren übertragen. Bei dieser Übertragung erfolgt automatisch die Zusammenfassung und die zutreffende Berechnung der mengenabhängigen Gebühren.

Steuerfreie Auslagen (und Fremdgelder) werden bei in LawFirm® im Rahmen der Buchhaltung direkt zur Akte gebucht und bei der Liquidationserstellung automatisch zur Abrechnung angeboten.

Was sind zusammengefasst die Vorteile der Abrechnungen mit LawFirm®?

• Eine Arbeit mit manuellen Listen und Handaktenbogen-Einträgen entfällt ganz.
• Alle Daten sind so integriert, dass manuelle Übertragungen von einem Programmbereich in einen anderen gleichfalls entfallen.
• In allen Akten können in 3 Schritten zuverlässig, vollständig und zeitnah noch nicht abgerechnete Gebühren abgerechnet werden (Sie werden erstaunt sein, wenn Sie erstmals mit diesen LawFirm®-Funktionen arbeiten)
• Alle Abrechnungen, auch diejenigen von Zeithonorar, können in durchgängigen Workflows unmittelbar und ohne unnötige (Doppel-) Eingaben zu Liquidationen weiterverarbeitet werden.
• Gebühren und Nebenkosten können jederzeit – auch lange vor Erstellung der Liquidation – eingetragen werden, wenn sie angefallen sind (und man daran denkt) und sind so sofort „unter Kontrolle“ (Arbeitsliste ‚Offene Gebühren‘)
• Für häufig vorkommende Gebührenkombinationen gibt es Gebühren-Makros, mit denen alle angefallenen Gebühren mit einem Mausklick eingetragen werden.
• Alle Gebührenpositionen, aber auch steuerfreie Auslagen und Fremdgelder können per Mausklick in die Abrechnung einbezogen bzw. von dieser ausgenommen werden.
• Noch nicht abgerechnete steuerfreie Auslagen und Fremdgelder sind aktenübergreifend über die Aktenkonten-Saldenliste immer im Blick.
• Abrechnungspositionen, die bereits Gegenstand einer Liquidation oder eines Liquidationsentwurfs (!) sind, werden nicht erneut zur Abrechnung angeboten.
• Für Rechtsschutzversicherungen (und für eigene Kalkulationen) können Gebührenberechnungen ohne Vergabe von Rechnungsnummern auf Grundlage der einmal eingetragenen Gebühren durchgeführt werden.
• Bei jeder Gebührenposition ist ersichtlich, wann diese eingetragen wurde (über die Aktenhistorie) und mit welcher Rechnung sie abgerechnet wurde.

Weiterführende Informationen

• Kurz-Video „Finanzen einfach im Griff„,
• Kurz-Video „Zeiterfassung, Controlling, Wirtschaftlichkeit„,
• Kurz-Video „LawFirm Funktionsbereiche„,
• Alle (Finanz-)Aufgaben im Blick, zur Bearbeitung mit einem Klick – mit den exklusiven MyLawFirm® Infoleisten,
• Mobil und standortunabhängig arbeiten, überall und jederzeit mit der LawFirm® Enterprise-Version.
• Kurz-Video zur LawFirm® Enterprise-Version,
• Nutzung mit Mobilgeräten, wie z.B. dem Apple iPhone (Info-Seite) oder mit dem Apple iPad (Anwenderbericht – auch mit MacBook).
• Kurz-Video zum Online-Zugriff mit Mobilgeräten am Beispiel des Apple iPhone,
• Weitere LawFirm® Premium-Funktionen

Übrigens: für viele häufig vorkommende Standardfälle können ganze Serien von Gebührentatbeständen einfach per Rollbalken-Auswahl eingetragen werden – natürlich mit automatisch richtigen Anrechnungen. Dies wird noch durch ein „RVG Infofenster“ und die praktische „RVG Diktatvorlage (Aktuell – inkl. RVG Reform 2013)“ unterstützt:

(Bilder zum Vergrößern / zum Download bitte anklicken)

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zu den integrierten Gebühren- und Finanz-Verwaltungsfunktionen, Auswertungen und Statistiken finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Gebühren und Finanzen“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…