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Ein Preis – das war’s! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Kanzleisoftware Highlight 02/2013)

Ein Preis – das war's! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Preise, Lizenzgebühren, Wartung, Softwarepflege, niedrige Gesamtkosten, günstig, preiswert)

Softwaresysteme, die in kostenpflichtige Module aufgeteilt sind, bringen für die Kanzlei das Risiko mit sich, zu viel oder zu wenig zu erwerben. Die Entscheidung, was richtig ist, ist zeitaufwändig und nicht immer treffsicher. LawFirm® wird deshalb als All-In-System verkauft, so dass die Kanzlei ohne Auswahlarbeit von vornherein alle Programm-Funktionen zur Verfügung hat. Die verschiedenen Funktionsbereiche (Beispiel: elektronische Sachbearbeitung von Dokumenten, Umsatzstatistiken) können dann nach und nach in Betrieb genommen werden, so wie es nach den Strukturen und Abläufen in der Kanzlei sinnvoll ist.

Welche Nebenkosten fallen bei Lawfirm® nicht an?

  • Kosten für eine Herstellerinstallation (nicht erforderlich)
  • Kosten für eine Herstellerschulung (nicht erforderlich)
  • Technikerkosten für eine ‚Harmonisierung von Updates‘ (fallen nicht an)
  • Gesonderte Lizenzkosten für eine Datenbank (inklusive)
  • Hardware-Aufschläge zur ‚Subventionierung‘ von Softwaresystemen (wir verkaufen keine Hardware)
  • Zusatzkosten für eine gedruckte Benutzer-Dokumentation für jeden Arbeitsplatz (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Dokumentenverwaltungssystem (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Verwaltungssystem für digitale Diktate (inklusive)
  • Erwerb von Genossenschaftsanteilen, Mitgliedsbeiträgen, etc… (fallen nicht an)
  • Aufwandbezogene Kosten für besondere Softwarepflegemaßnahmen, z.B. bei Terminalserver-Systemen (fallen nicht an)

Welche Programm-Module kann man bei LawFirm® zusätzlich erwerben?

Keine!

Es gibt bei LawFirm® 4 Programmversionen mit klar definierten Zielgruppen
(Listenpreise für eine endgültige Nutzungslizenz in der bei Kauf aktuellen Version, jeweils zzgl. MwSt.):

  • LawFirm®-Standard, das 1-Platz-System für Berufseinsteiger und Nebenberufler (nur 350,- €) oder für nur 39,- € (mit Softwarepflegevertrag, 25,05 € p.Monat mit einer Mindeslaufzeit von nur 12 Monaten)
  • LawFirm®-Professional, das mehrplatzfähige Vollsystem für lokal arbeitende Kanzleien (nur 920,- € je Benutzer)
  • LawFirm® Enterprise, das Mehrplatzsystem für die Arbeit an verschiedenen Orten (Home-Office, bei Gericht, bei Mandanten, in verschiedenen Kanzleistandorten (weltweit möglich)) und zum mobilen Einsatz (Upgrade von der Professional-Version: nur 300,- € je Benutzer)
  • LawFirm®-Enterprise SQL+, das Enterprise System für mehr als 35 Arbeitsplätze basierend auf dem SQL-Server Datenbank-System von Microsoft (erfragen Sie Ihr individuelles Angebot)

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

usführliche Details und zu den niedrigen Gesamtkosten bei Anschaffung und Betrieb finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „LawFirm im Überblick“ sowie der beiliegenden Preisliste. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Ihre Zeit, darum geht’s … … beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Kanzleisoftware Highlight 01/2013)

Ihre Zeit, darum geht's - beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Aufgabenmanagement, Wirtschaftlichkeit mit der Anwaltssoftware LawFirm im Griff)

Bei Dienstleistern werden Arbeitszeiten normalerweise genau erfasst, den im Auftrag erzielten Erlösen gegenübergestellt und daraus der Grad der Rentabilität ermittelt. Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Rentabilität beruhen auf den daraus gewonnen Zahlen.

Anders noch bei vielen Kanzleien, bei denen nur nach ‚Bauchgefühl‘ vorgegangen wird. Das beruht auf folgenden Umständen:

  • Der zumeist über Jahre in Mandate investierte Zeitaufwand ist nicht bekannt ;
  • Versuche, direkt genaue Zeitaufzeichnungen vorzunehmen, scheitern meist an dem bei herkömmlichen komplizierten Zeiterfassungssystemen überhöhten Aufwand ;
  • Die Daten für Rentabilitätsberechnungen (und Zeithonorar-Abrechnungen) müssen aufwändig manuell bearbeitet werden,

Mit LawFirm® sind auch diese Probleme gelöst, und zwar durch das besondere Zeiterfassungssystem und die umfassenden Zeitauswertungen.

Was ist die Besonderheit der Zeiterfassung in LawFirm®?

Die Besonderheit der LawFirm®-Zeiterfassung liegt zunächst darin, dass nicht einzelne Arbeitsabschnitte, sondern alle Arbeitszeiten des Tages erfasst werden – mit einem Aufwand von weniger als 5 Minuten pro Tag. Anders als man es vielleicht erwartet, ist das deutlich rationeller als die selektive Erfassung einzelner Arbeitsabschnitte.

So wird das möglich:
Ein Zeiteintrag ist schon mit 5 Mausklicks erledigt:

  • Aktenauswahl aus Rollbalken (2); aber kein Zusatzaufwand, weil damit die Aktenauswahl auch für alle anderen Arbeitsfenster schon erledigt ist.
  • Tätigkeitsauswahl aus Rollbalken (2)
  • Wechsel zum nächsten Zeiteintrag (1)

Die weiteren benötigten Angaben (Anfangs- und Endzeit, Berechnung der Zeitdauer) werden von LawFirm® automatisch eingetragen.
Natürlich kann man auch manuell nur einzelne Arbeitsschritte erfassen oder nachtragen. Eine ‚Stoppuhr-Funktion‘ gibt es auch in LawFirm®.

Auch die anderen typischen Probleme von Zeiterfassungssystemen sind in LawFirm® rationell gelöst, u. a.:

  • Zeiteinträge zu neuen Mandaten (die erst später eingetragen werden)
  • Zeiteinträge zu kanzlei-internen Arbeiten ohne Akte (U-Mappen, Organisation, Personalgespräche etc.)
  • Fortsetzung von Tätigkeiten nach Kurzunterbrechung (z.B. Kurztelefonat)
  • Nacherfassung von externen Arbeitstagen
  • Tageskontrolle und -korrektur

Zeiterfassung für den Berufsträger durch das Sekretariat Erfassung von Fahrt-KM und Telefonkosten

Wie ist die Zeiterfassung in andere Funktionen von LawFirm® integriert?

Ausgehend von dem Ziel, die Erfassung von Arbeitszeiten und deren Nutzung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, sind in LawFirm® eine Vielzahl von Verknüpfungen geschaffen, u. a. :

  • Alle Zeiteinträge stehen unmittelbar nach deren Abschluss automatisch an allen LawFirm®-Arbeitsplätzen (zum Beispiel für Abrechnungen oder sonstige Auswertungen zur Verfügung – LawFirm® ist ein echtes Mehrbenutzersystem!)
  • Zeiteinträge können neben der Akte auch einer Adresse zugeordnet werden. Im Adressfenster findet sich dann ein personenbezogenes Arbeitsprotokoll (in Form der Zeiteinträge), welches u. a. nützlich ist
    • zur Information von mehreren für einen Mandanten tätigen Bearbeitern
    • für Maßnahmen zur Mandantenpflege (CRM = Customer Realationship Management)
  • Neue Zeiteinträge können unmittelbar aus Aufgaben (z.B. Telefonnotizen, Wiedervorlagen Termine etc.) begonnen werden, mit automatischer Übernahme der Tätigkeitbeschreibung und automatischem Erledigungseintrag (optional) bei Ende der betreffenden Arbeit.
  • In Zeithonorar-Mandaten wird die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.
  • Ein Zeit- und Budget-Infofenster zeigt auf Knopfdruck den aktuellen Zeitaufwand in der aktuellen Akte, die dort eingetragenen Gebühren und eine mitlaufende Kalkulation. Arbeitet die Kanzlei generell oder aufgrund Mandantenvereinbarung mit einem Honorar-Budget, so findet sich dort auch der aktuelle Budget-Verbrauch. Für sein Zeitmanagement kann der Benutzer dort auch die eigene Tagesstatistik einsehen (bezahlte / nicht bezahlte Zeiten etc.):

    Zeit- und Budget-Information, tatsächlich erzielter Stundensatz, Vergleich Zielhonorar mit eingetragenen Gebühren
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie funktioniert die Zeitabrechnung mit LawFirm®?

Zeithonorare können sowohl bei Akten mit einheitlichem Stundensatz, als auch bei Akten mit gesonderten Benutzer-Stundensätzen (in der LawFirm® Enterprise-Version) korrekt und transparent abgerechnet werden.

Die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) wird unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.

Mit Ausnahme von Korrekturen funktioniert die gesamte Zeitabrechnung mit einfachen Mausklicks. Es müssen keine Zeit-Daten manuell übertragen werden (Fehlervermeidung, Zeitersparnis).

Welche Zeitauswertungen gibt es in LawFirm®?

Da Zeit die ‚Ware‘ der Kanzlei ist, kommt es besonders darauf an, stets eine Übersicht und Kontrolle über den Zeiteinsatz in der Kanzlei zu haben. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Auswertungen in LawFirm®, die sämtlich mit Mausklick zu bedienen sind, u.a.:

  • Persönliche Tagesberichte für jeden Benutzer
    Zeit- und Tages-Auswertung, erfasste Stunden nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Auswertungen zur Aufteilung der Akten nach Abrechnungsart
    Akten-Verteilung, Akten-Anzahl nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Aktenbezogene Stundenübersichten mit Statistik-Funktionen
  • Viele kanzleibezogene Zeitauswertungen über frei definierbare Auswertungsbereiche (Time- and Billing-Funktionen in der LawFirm® Enterprise-Version)
  • Zeit- und Budgetinfo (s. o.)
  • Stundenaufstellungen für Liquidationen (s. o.)

Zusammengefasst: die Vorteile der Zeiterfassung, Zeitabrechnung und -Auswertung mit LawFirm®

  • Vollständige und fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten mit minimalem Eingabeaufwand:
  • Die Aktenauswahl stellt auch für andere Fenster den Arbeitskontext ein,
  • Unterstützung durch viele Schnelleingabe-Funktionen und -Knöpfe,
  • Mitlaufende Online-Vollzeiterfassung deshalb schon in ca. 3-5 min. / Tag,
  • Direkte Bearbeitungs-Abläufe (z.B. Stundenaufstellungen und -Abrechnungen mit wenigen Klicks), ohne Umwege,
  • Voll-Integration von Zeiterfassung, Liquidationserstellung, Analysen und Auswertungen (keine Doppeleingaben),
  • Zusammenarbeit mit der Aufgabenverwaltung (Übernahme der Aufgaben-Texte, Eintrag neuer Aufgaben per Klick),
  • Erfasste Zeiten sind schon mit dem Zeitpunkt des Entstehens unter Kontrolle (Arbeitsliste „Offene Stunden“),
  • Zeithonorar-Liquidationen auf Knopfdruck, Offene Posten im Griff, nie mehr vergessene abrechnungsfähige Zeiten,
  • Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kanzlei-Performance (in der LawFirm® Enterprise-Version),
  • Nachvollziehbarkeit aller Mandanten-Kontakte (für das Management der Kundenbeziehungen / CRM),
  • Kontrolle von mit Mandanten vereinbarten Budgets auf einen Blick (in der Akte und aktenübergreifend),
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version sind die Zeiterfassung und -Auswertungen überall und jederzeit aktuell verfügbar,
  • Viele Korrektur-Möglichkeiten.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Upgrade auf die Version 8.2m – Umsatzssteuer-Umstellung, volle Unterstützung Office 2007, Time&Billing, Anlagenstrich u.v.m. (12/2006)

Einige neue Highlights der LawFirm®- Version 8.2m (12/2006), mit der

Anwaltssoftware LawFirm Upgrade mit Umsatzsteuer Umstellung, Time & Billing, Anlagenstrich, Abschriften Autodruck, Zeithonorar, Controlling u.v.m.

eine neue Broschüre und viele Automatiken zur Umsatzsteuer-Umstellung, Anpassungen zur vollen Unterstützung der neuen Office 2007 Features, Dateiformate und -Endungen (Freigegebene Office 2007 Version aus November 2006), erweiterte Funktionen zum Time & Billing, ein neues Anlagenstrich-Menü für Word,

sowie Erweiterungen und Verbesserungen in vielen anderen Punkten (Details) ausgeliefert wurden (Artikel hierzu in der PC-Welt):

Umsatzsteuer 16% -> 19%: Automatische Umstellung des Standard-Umsatzsteuersatzes; optionale benutzergesteuerte automatische Umbuchung (Kontierung) von Honoraranzahlungen, die mit einem nun unrichtigen Umsatzsteuersatz kontiert wurden einschließlich intelligenter Erlöskontenauswahl für das Zielkonto.

Office 2007: Von LawFirm® wird Office 2007 komplett unterstützt einschließlich der neuen Office 2007 Dateiendungen, einschließlich Erstellung originärer Dokumente im neuen Office 2007-Format (nicht im Kompatibilitätsmodus) bei Benutzung von Vorlagen im originären Office 2007 Format.

Time and Billing: Eintrag und automatisierte Abrechnung (im LawFirm® Abrechnungs-Workflow) von benutzerindividuellen Stundensätzen je Akte, Standard-Stundensätzen für Benutzer-Stundensatzgruppen; neue Stundenaufstellung (=Anlage zur Liquidation) für Benutzer-Stundensätze. Individuelle Benutzerbezeichnung für die Zeithonorar-Liquidation nach Benutzer-Stundensätzen. Neue Stundensatzübersicht für die Kanzlei.

Schnell-Eingabe von ‚Fremd-Zeiten‘: Eingabe von Zeitsätzen für andere Benutzer mit Umschaltung zwischen Listeneingabe und ergonomischer Formulareingabe.

Anlagenstriche in Word: Optionale Einfügung von Anlagenstrichen in Word-Dokumente über eine (komplexe) LawFirm®-Funktion, die das Auffinden von Textstellen mit Anlagenverweisen bei der Zusammenstellung von Kanzlei-Sendungen erheblich vereinfacht (Anlagenstriche wurden früher – bis zum Einsatz der Word-Textverarbeitung, die eine solche Funktion ‚bisher nicht erlaubte‘ – bei Texterstellung in allen Kanzleien verwendet).

Internet Routenplaner: Verknüpfung zu Internet Routenplaner-Diensten im Adresskontext von LawFirm®: per Knopfdruck kann aus LawFirm® direkt eine Routenplanung unter Nutzung von Internet-Diensten gestartet werden. Die Start- und Zieladresse müssen nicht mehr abgeschrieben werden, sondern werden direkt aus LawFirm® übertragen. Grundlogik für die Adress-Übernahme: Kanzlei zu LawFirm®-Adresse bzw. LawFirm®-Adresse zu Kanzlei; zusätzlich: LawFirm®-Adresse zu LawFirm®-Adresse.

LawFirm®-Linkservice: Direktaufruf einer neuen LawFirm® Service-Seite direkt aus LawFirm® heraus. Auf dieser Seite sind für Kanzleien mit Softwarepflege – von kanzleirechner.de speziell für den Kanzleibedarf ausgewählte – aktuell im Internet verfügbare Funktionen (z.B. Tilgungsrechner u.V.m.) und Informationen (z.B. aktuelle Gesetzestexte u.V.m.) verfügbar.

Neue benutzerbezogene Briefkopfangaben: Je Benutzer umfassende Individualangaben (z.B. Tel.-/ Fax- / e-mail-‚Durchwahl‘), die akten- und benutzerbezogen jeweils automatisch in den Briefkopf eingestellt werden können.

Aktenbezogener Dokumentenpfad: Optionaler individueller Speicherpfad für die Dokumente und Dateien zu einer Akte. Ein eingetragener individueller Speicherpfad wird von LawFirm® automatisch berücksichtigt bei der Erstellung von Schreiben, beim Drag & Drop Import, beim Ordnerimport, beim Scannen, beim Speichern von LawFirm®-Berichten.

Dokumentnummer: Optionale automatische Vergabe einer fortlaufenden Dokumentennummer für alle in der Kanzlei erstellten Dokumente, die in das Dateinamen-Konzept von LawFirm® integriert ist.

Automatikdatum in LawFirm®-Standardtexten: Einfügen (über die LawFirm®-Symbolleiste) eines automatisch berechneten künftigen Datums in das aktuelle Dokument an der Cursor-Position (ab Word 2000; sehr praktisch insbesondere auch bei der Erstellung von Standardtexten z.B. für Aufforderungsschreiben, Mahnungen, Informationen).

Explorer-Direktzugriff für Dateien aus der elektronischen Akte: Bei Fristen, Terminen, WV, Telefonaten, Aufgaben, die zu Dokumenten eingetragen sind, kann über den neuen Explorer-Knopf der entsprechende Dokumentenordner im Windows-Explorer geöffnet werden, wobei das betreffende Dokument grau markiert (selektiert) ist (unter Win98: nur öffnen des Ordners). Über das Kontextmenü des Windows®-Explorers stehen dem Benutzer alle Kontext-Funktionen des Windows®-Explorers zur Verfügung (z.B. Versenden per e-mail, Schrifterkennung (OCR – wenn installiert etc.).

und vieles mehr …