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Mandate sind kein Zufall – Akquisitions-Analysen zeigen, woher Mandate und Kanzleiumsätze kommen (Kanzleisoftware Highlight 04/2013)

Mandate sind kein Zufall - Akquisitions-Analysen zeigen, woher Mandate und Kanzleiumsätze kommen (Mandate, Akquisition, Kanzlei-Controlling, Akquistions-Analyse, Vertrieb, Marketing, Erfolg, ...)

Jede Maßnahme zur Weiterentwicklung einer Kanzlei beginnt mit der Analyse des Ist-Zustandes. Dabei geht es – neben Rechtsgebieten und Mandantenkreisen – um die Frage, woher Mandatsempfehlungen kommen und wie hoch deren Anteile am Kanzleiumsatz sind. In LawFirm® genügt der einfache Eintrag des ‚Empfehlers‘ als Beteiligten in jeder Akte, um später komplexe Akquisitions- und Umsatzanalysen per Knopfdruck zu ermöglichen.

Was muss ich in jeder Akte eintragen?

Es genügt, wenn in jeder Akte ein zusätzlicher Beteiligter unter der Beteiligungsart ‚Empfehlung durch‘ eingetragen wird. Als Adresse wird die Anschrift des Empfehlenden ausgewählt.

Für Sonderfälle wie z.B. Anzeigenaktionen, Empfehlungen durch einen Sportverein oder Internet werden einfach entsprechende besondere Adressen in LawFirm® eingetragen und als ‚Empfehler‘ eingesetzt.

Welche Akquistions-Analysen sind möglich?

Der einfache Eintrag der ‚Empfehler‘ ermöglicht anschließend auf Knopfdruck eine Reihe von Auswertungen, unter anderem:

  • Liste der Mandate, die aufgrund der betreffenden Empfehlungen erteilt wurden
  • Summe der Umsätze, die mit diesen Mandaten erzielt wurden
  • ABC-Analyse der ‚Empfehler‘ bzw. Kanzlei-Marketing Aktionen durch Sortiermöglichkeit nach der Höhe des Umsatzes wahlweise im aktuellen Jahr oder in einem 3-Jahres-Zeitraum)
  • Aktenliste für bestimmte ‚Empfehler‘ bzw. Kanzlei-Marketing Aktionen

Umsatzlisten können Sie für beliebige 12-Monatszeiträume (einschließlich eines 3-Jahresvergleichs) erstellen:

Hier ein Screenshot des Fensters für Aktenlisten für einen einstellbaren Empfehler – hier die Kanzlei-Marketing Aktion „Tag der offenen Tür“ (diese Aktenlisten lassen sich noch weiter einschränken, z.B. nach Zeiträumen des Mandatsbeginns):

Was kann man aus diesen Analysen für das Vorgehen in der Kanzlei ableiten?

Die Analysen können zielgerichtete Entscheidungen über konkrete Werbemaßnahmen ermöglichen. Stellt sich heraus, dass eine Werbemaßname (z.B. eine Zeitungsanzeige oder ein Werbeaufsteller) zu viele neuen Kontakten geführt hat, so kann in LawFirm® sofort geprüft werden, ob das nur zu vielen Akten, oder ob auch der Umsatzerfolg zufriedenstellend war. Danach kann die Entscheidung getroffen werden, ob die Maßnahme sinnvollerweise wiederholt wird oder nicht.

Jeder Anwalt weiß, mit welchen Maßnahmen er einen guten ‚Empfehler‘ besonders behandeln kann. Das kann die Bereitschaft sein, Besprechungstermine in Mandaten des ‚Empfehlers‘ bei dem Mandanten abzuhalten, um diesem die Fahrt zu Kanzlei zu ersparen. Auch der eine oder andere Tipp für ein geschicktes Vorgehen, die zurückhaltende Abrechnung außergerichtlicher Tätigkeiten oder ein besonderes Engagement bei der Herbeiführung eines außergerichtlichen Vergleichs können für den ‚Empfehler‘ Nutzen bringen und als ‚Dankeschön‘ verstanden werden.

Stellt sich bei den Analysen heraus, dass ein Akquisitionsweg besonders erfolgreich ist, zum Beispiel weil relevante Umsätze aufgrund von Empfehlungen aus dem Sportverein entstanden sind, lassen sich daraus ggf. geeignete (Wiederhol-) Maßnahmen ableiten.

In jedem Fall geben Akquisitionsanalysen und entsprechende Umsatzauswertungen mit LawFirm® sichere Hinweise zu Faktoren und Wegen erfolgreicher Akquisition. Fehlentwicklungen lassen sich leicht durch einen Vergleich mit zurückliegenden Zeiträumen ermitteln; zumeist sind dann auch schon Hinweise zu Ursachen der Fehlentwicklungen sichtbar.

Weiterführende Informationen

Kanzleisoftware / Anwaltssoftware - Finanz-Auswertungen, Kanzlei-Entwicklung, Aktenkonten-Salden, Offene Liquidationen, Bonität, Umsatz-Statistik, Aquisitions-Analyse, Wirtschaftlichkeit, Controlling

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Arbeit mit Gebühren und Finanzen in LawFirm® finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Gebühren und Finanzen“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Honorare einfach im Griff – Früh und vollständig abrechnen, mit ein paar Mausklicks (Highlight 03/2013)

Honorare einfach im Griff - Früh und vollständig abrechnen, mit ein paar Mausklicks (Abrechnung, Gebühren, RVG, Stunden, Zeithonorar, Offene Posten, ...)

Vollständig und zeitnah abrechnen ist nicht nur für die Liquidität, sondern auch für den Umsatz und für die Vermeidung unnötiger Verluste (z. B. durch übersehene Auslagen) von entscheidender Bedeutung. In LawFirm® sind – für RVG- und Zeitabrechnungen – Funktionen realisiert, die auf Knopfdruck einen Überblick über abzurechnende Posten geben, die dann in einem durchgängigen Workflow per Mausklick zu Liquidationen weiterverarbeitet werden.

Wie funktioniert die Ermittlung und Abrechnung aller Gebühren, auch in den Akten, in denen noch Gebühreneinträge fehlen?

Selbstverständlich kann LawFirm® nicht wissen, welche Gebühren in welcher Sache entstanden sind. LawFirm® gibt Ihnen aber – ohne Zugriff auf die Papierakte oder elektronische Akte nehmen zu müssen – die zu prüfenden bzw. abzurechnenden Akten in folgenden Workflow-Fenstern vor (die dort angezeigten Akten erreichen Sie direkt, einfach per Doppelklick):

  • Fenster mit Liste der Akten, in die Gebühren eingetragen, aber noch nicht abgerechnet wurden; dort rechnen Sie ab (Schritt 1)
  • Fenster mit Liste der Akten, in denen noch keine Liquidationen geschrieben wurden; dort rechnen Sie ab (Schritt 2);
  • Fenster mit Liste der Akten, in denen seit mehr als 30 Tagen nicht mehr geprüft wurde, ob noch Gebühren einzutragen und abzurechnen sind; dort rechnen Sie ab (Schritt 3 – ‚Lumpensammler-Funktion‘).

Das Konzept liegt dabei in Folgendem: jedes Mal, wenn Sie in einer Akte Gebühren eintragen oder abrechnen drücken Sie (in der Gebühren-Funktion zu der Akte) einfach auf den „zuletzt geprüft“ [<heute]-Knopf. Damit wird im Gebührenbereich der betreffenden Akte das aktuelle Datum eingetragen, das Grundlage für die Liste aus dem 3. Schritt ist.

Alle Listen werden in Workflow-Fenstern angezeigt, von denen aus Sie per Knopfdruck in den Gebührenbereich der jeweiligen Akten kommen. Natürlich können Sie die Listen auch ausdrucken, was für ein arbeitsteiliges Vorgehen nützlich ist.

Wie werden (steuerpflichtige) Nebenkosten, (steuerfreie) Auslagen und abzurechnende Fremdgelder in Liquidationen einbezogen?

Bei steuerpflichtigen Nebenkosten gibt es Posten, die vor einer Abrechnung zusammengefasst werden müssen (z.B. Kopien, Porto, Fahrtkilometer) und die teilweise mengenabhängige Gebührensätze haben (Kopien). Deshalb werden steuerpflichtige Nebenkosten zunächst in einem gesonderten Fenster erfasst und bei Erstellung der Liquidation per Knopfdruck in die Gebühren übertragen. Bei dieser Übertragung erfolgt automatisch die Zusammenfassung und die zutreffende Berechnung der mengenabhängigen Gebühren.

Steuerfreie Auslagen (und Fremdgelder) werden bei in LawFirm® im Rahmen der Buchhaltung direkt zur Akte gebucht und bei der Liquidationserstellung automatisch zur Abrechnung angeboten.

Was sind zusammengefasst die Vorteile der Abrechnungen mit LawFirm®?

  • Eine Arbeit mit manuellen Listen und Handaktenbogen-Einträgen entfällt ganz.
  • Alle Daten sind so integriert, dass manuelle Übertragungen von einem Programmbereich in einen anderen gleichfalls entfallen.
  • In allen Akten können in 3 Schritten zuverlässig, vollständig und zeitnah noch nicht abgerechnete Gebühren abgerechnet werden (Sie werden erstaunt sein, wenn Sie erstmals mit diesen LawFirm®-Funktionen arbeiten)
  • Alle Abrechnungen, auch diejenigen von Zeithonorar, können in durchgängigen Workflows unmittelbar und ohne unnötige (Doppel-) Eingaben zu Liquidationen weiterverarbeitet werden.
  • Gebühren und Nebenkosten können jederzeit – auch lange vor Erstellung der Liquidation – eingetragen werden, wenn sie angefallen sind (und man daran denkt) und sind so sofort „unter Kontrolle“ (Arbeitsliste ‚Offene Gebühren‘)
  • Für häufig vorkommende Gebührenkombinationen gibt es Gebühren-Makros, mit denen alle angefallenen Gebühren mit einem Mausklick eingetragen werden.
  • Alle Gebührenpositionen, aber auch steuerfreie Auslagen und Fremdgelder können per Mausklick in die Abrechnung einbezogen bzw. von dieser ausgenommen werden.
  • Noch nicht abgerechnete steuerfreie Auslagen und Fremdgelder sind aktenübergreifend über die Aktenkonten-Saldenliste immer im Blick.
  • Abrechnungspositionen, die bereits Gegenstand einer Liquidation oder eines Liquidationsentwurfs (!) sind, werden nicht erneut zur Abrechnung angeboten.
  • Für Rechtsschutzversicherungen (und für eigene Kalkulationen) können Gebührenberechnungen ohne Vergabe von Rechnungsnummern auf Grundlage der einmal eingetragenen Gebühren durchgeführt werden.
  • Bei jeder Gebührenposition ist ersichtlich, wann diese eingetragen wurde (über die Aktenhistorie) und mit welcher Rechnung sie abgerechnet wurde.

Weiterführende Informationen

Übrigens: für viele häufig vorkommende Standardfälle können ganze Serien von Gebührentatbeständen einfach per Rollbalken-Auswahl eingetragen werden – natürlich mit automatisch richtigen Anrechnungen. Dies wird noch durch ein „RVG Infofenster“ und die praktische „RVG Diktatvorlage (Aktuell – inkl. RVG Reform 2013)“ unterstützt:

Gebühren, Finanzen, Zeitabrechnung, Datenfluss, Buchhaltung, Kontieren, Liquidationen, Offene Posten, Umsatz, Datev, Lexware, FiBu, Finanzbuchhaltung, Integration - Kanzleisoftware / Anwaltssoftware Testsieger LawFirm

(Bilder zum Vergrößern / zum Download bitte anklicken)

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zu den integrierten Gebühren- und Finanz-Verwaltungsfunktionen, Auswertungen und Statistiken finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Gebühren und Finanzen“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Gute Mandantenbeziehungen mit LawFirm – CRM, Premium Funktion des Monats (04/2010)

Gute Beziehungen zu den Mandanten pflegen mit den CRM Funktionen in LawFirm®
CRM, Mandanten, gute Kundenbeziehungen pflegen mit der Kanzleisoftware LawFirm
Für den wirtschaftlichen Erfolg einer Kanzlei ist eine enge Mandantenbindung sehr wichtig. Die effiziente Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM / Customer Relationship Management) wird mit den in LawFirm® schon im Grundumfang enthaltenen, detaillierten und dennoch in der Anwendung sehr einfachen und wenig aufwändigen Funktionen vielfältig unterstützt:

  • Kontakte / Kontaktdaten-Info direkt aus dem Adressen- oder Aktenkontext (alle Beteiligten)
  • Emails verfassen, Telefonate führen (auch via VoIP / Skype), Schreiben erstellen, FaxSerienbriefe/Rundschreiben,
  • Geburtstagslisten,
  • Telefon-/Briefaktionen,
  • Gesprächsnotizen/Zeiterfassung,
  • Nachvollziehbarkeit der Mandats-Herkunft (Empfehlungsanalysen),
  • adressbezogen (also auch ohne Akte oder aktenübergreifend !) Aufgaben-/Dokumentenmanagement,
  • nicht zuletzt ausführliche Umsatzstatistiken und Wirtschaftlichkeitsanalysen u.,v.m. …

Die Arbeitsmethoden und Funktionen des CRM, die eigentlich speziell in größeren Kanzleien und Rechtsabteilungen von besonderem Interesse sind, stehen mit LawFirm® natürlich allen Kanzleien zur Verfügung, die die jeweilige Programm-Version (Standard, Professional oder Enterprise) einsetzen. Die Erfahrung zeigt, dass gerade auch für kleinere Kanzleien oder Existenzgründer in der Startphase die – mit LawFirm® dank der integrierten Nutzung der erfassten Daten wenig zeitaufwändige – Nutzung solcher Funktionen und Arbeitsweisen wesentlich zu einer engen Bindung mit den bestehenden Mandanten und zum gezielten Aufbau neuer guter Mandantenbeziehungen beiträgt.

mehr… – dort unter „Kundenbeziehungen / Customer Relationship Management (CRM)

weitere Premium-Funktionen…

Sonstige weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung, die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

Abrechnung+Controlling – Liquidität sichern – Premium Funktion des Monats (11/2009)

Abrechnung+Controlling – Liquidität sichern –  Kanzlei-Finanzen einfach im Griff
Gebühren, Abrechnung, Controlling, Überwachung - Liquidität sichern durch zeitnahe und vollständige Abrechnung mit der Anwaltssoftware LawFirm

Mit vielen besonderen und hoch-integrierten Funktionen unterstützt LawFirm® die einfache und vor allem vollständige und zeitnahe Abrechnung und das effiziente Abrechnungs-Controlling.

Mit wenigen Eingaben und einfach zu verwendenden Auswertungen wird das Aufgabenfeld der Abrechnung vollständig abgedeckt: vollständige RVG-Tatbestände, viele Automatiken, korrekte Anrechnungen, Info-Fenster zum Vergütungsverzeichnis, Standard-Gebührenfolgen etc. erleichtern die Eingabe der abzurechnenden Gebühren. Der Umgang mit Zeithonorar wird durch die Online-Vollzeiterfassung und Workflows zur Erstellung des Tätigkeitsberichts / der Stundenaufstellung unterstützt. Auch die Abrechnung von Pauschalen ist natürlich möglich.

Das Besondere: Gebühren und Stunden werden sofort eingetragen, wenn sie anfallen – nicht erst bei der Erstellung der Liquidation. Es muss also nicht nachträglich erforscht werden, welche Gebühren überhaupt entstanden sind. Workflow-Arbeitsfenster für „Offene Gebühren“ und „Offene Stunden“ liefern jederzeit einen Gesamt-Überblick zu abrechnungsfähigen Gebühren / Stunden und können einfach per Doppelklick abgearbeitet werden. Ein zusätzliches Reihum-Kontrollverfahren („Akten zuletzt geprüft …“) stellt eine regelmäßige Prüfung ohne aufwändige Papierverfahren sicher.

Weiterführende Informationen und sonstige Highlights:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung, die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

Effiziente Zeiterfassung / Zeithonorar-Abrechnung mit LawFirm, Premium Funktion des Monats (05/2008)

Zeiterfassung / Zeithonorar Abrechnung mit der Anwaltssoftware LawFirm: Zeitmanagement, Wirtschaftlichkeit, Rentabilität - auch in RVG Mandanten

nicht nur für große Wirtschaftskanzleien:

Aus der Zeiterfassung / Zeithonorar Abrechnung in LawFirm® – nach dem „All-In-Prinzip“ im Grundumfang der Professional-Version enthalten, teilweise sogar bereits in der Standard-Version – ergeben sich vielfältige Nutzungsmöglichkeiten:

  • die mitlaufende Online-Vollzeit-Erfassung: sehr geringer Eingabeaufwand bei gleichzeitiger Sicherung der Vollständigkeit,liefert Daten für
  • Stunden-Aufstellungen, Tätigkeitsberichteund
  • Stunden-Abrechnungen (Time & Billing) – in der Enterprise-Version sogar mit benutzerindividuellen oder rollenbezogenen Stundensätzen – und durch die Datenintegration als „Abfallprodukte nebenbei“:
  • Controlling von vereinbarten Budgets,
  • Wirtschaftlichkeitsanalysen
  • lfd. Nachkalkulation von RVG- oder Pauschalabrechnungen (tatsächlich erzielter Stundensatz)
  • Kontrolle abrechenbarer Akten / Stunden / Gebühren (= zeitnahe und vollständige Abrechnung)
  • umfassende Statistiken

und vieles mehr… – u.a. zu Fakturierung und Controlling – Zeiterfassung/Zeithonorar-Abrechnung (Time & Billing), RVG/BRAGO, …

weitere Premium-Funktionen… / die vorangegangenen Funktionen des Monats

Sonstige weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen (kostenlos und unverbindlich anfordern).