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Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Anwaltssoftware Highlight 05/2013)

Was ist zu tun? Elektronische Arbeitsmappen bringen Ordnung in Ihre Dokumentaufgaben (Scannen, Posteingang, Teamwork, Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Vorlage, Verfügung, Arbeitsmappe, Vorlagemappe, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet
– mit den integrierten Aufgaben-Workflows in LawFirm (alle beA Eingänge immer im Blick):

Eingehende Dokumente (Briefe, Fax, E-Mails, übergebene Unterlagen) und die Erstellung eigener Dokumente (Diktate, Schreiben, Schriftsätze, Mahnanträge) führen im Kanzleialltag dauernd zu neuen Dokumentaufgaben. Nur eine stets aktuelle und vollständige Übersicht macht es möglich, diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und effizient abzuarbeiten.

Was sind elektronische Arbeitsmappen ?

Exklusiv in LawFirm® gibt es für jeden Benutzer einen eigenen Satz von „Elektronischen Arbeitsmappen“. Sie entsprechen in ihrer Funktion etwa einem Postkörbchen-Stapel:

Elektronische Arbeitsmappen in der Anwaltssoftware LawFirm: Workflow für gescannte Eingangspost, Diktate, Fax, E-Mail in einer Benutzeroberfläche (Postkorb, Vorlagemappe, DMS, Dokumentenworkflow, Dokumentenmanagement)

In den elektronischen Arbeitsmappen sind die zu bearbeitenden Dokumente nach Aufgabenarten sortiert. Das gilt auch für Dokumente und Dateien, die – per Mausklick – in der Kanzlei weitergeleitet werden (z.B. Posteingänge, digitale Diktate, eingegangene oder neu erstellte E-Mails oder zu prüfende Ausgangs-Korrespondenz). Damit hat der LawFirm®-Anwender jederzeit einen aktuellen Überblick über seine offenen Dokumentaufgaben, und kann diese per Mausklick in Bearbeitung nehmen.

Es kommt hier nicht auf die Quelle oder das technische Format des Dokuments an: in einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle technischen Quellen und Formate werden selbst erstellte Dokumente (Word), aber auch E-Mails, PDF-Dateien, Computerfax- und gescannte Dokumente, Diktat- und Spracherkennungsdateien und alle sonstigen der Akte zugeordneten Dateien bearbeitet. Externe Dokumenten- oder Diktat-Verwaltungssoftware wird hierfür bei LawFirm® nicht gebraucht, der Lernaufwand ist minimal.

Anders als in der „Papierwelt“ sind diese Dokumente immer gleichzeitig

im Zugriff. So stehen die Dokumente jederzeit – auch während der Bearbeitung an einem Arbeitsplatz – den weiteren LawFirm®-Anwendern zur Verfügung. Damit entfallen Akten-Suchzeiten in allen Fällen, in denen dieselben Unterlagen gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen benötigt werden (z.B. für die Bearbeitung von Posteingängen, für Beitreibungsmaßnahmen und für Mandanten-Abrechnungen).

Wie werden diese Arbeitsmappen gefüllt ?

Mit LawFirm® selbst erstellte Dokumente werden – automatisch – in die Arbeitsmappe „zur Prüfung (ok?)“ des zuständigen Bearbeiters eingestellt. Eingehende Dateien werden einfach per Drag & Drop, als Import eines Ordner-Inhalts oder eines Suchergebnisses der LawFirm® Search-Engine in die elektronischen LawFirm®-Akten übernommen.

Papierdokumente werden mit der Scan-Funktion von LawFirm® ohne Umwege direkt in die LawFirm®-Akte eingescannt.

Alle Eingangs-Dokumente werden dem zuständigen Bearbeiter in dessen elektronischen Arbeitsmappen vorgelegt.

Wie werden die elektronischen Arbeitsmappen abgearbeitet ?

Dokumente in den Arbeitsmappen lassen sich einfach per Doppelklick öffnen. Parallel können auch alle anderen in der Akte bereits enthaltenen Dokumente eingesehen werden. Auch alle zu dem Dokument bereits eingetragenen Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen (WV), Fristen, (zu führende) Telefonate etc. werden – über die Verknüpfung zu dem Dokument – per Mausklick angezeigt.

Auch Verfügungen können sofort eingetragen werden. Eine Papiervorlage ist nicht erforderlich. Das Dokument wird dadurch zur „Anlage“ dieser Verfügungen und ist später bei der Bearbeitung der so eingetragenen Aufgaben mit einem Klick erreichbar.

Nach der Bearbeitung wird das Dokument, ggf. versehen mit einer Kurzverfügung („ToDo“) per einfachem Klick an den nächsten Benutzer weitergeleitet (in Millisekunden, da das Dokument – anders als mit Papier oder auch bei E-Mails – dabei nicht bewegt werden muss). Diese ‚Weiterleitung‘ ist der Ersatz für den vorherigen physischen Papiertransport in der Kanzlei:

Weiterleiten einer Dokumentaufgabe in den Elektronischen Arbeitsmappen der Kanzleisoftware LawFirm (Dokumenten-Workflow, Diktat-Workflow, DMS, Dokumentenmanagement, elektronische Akte, Teamwork, Zusammenarbeit, interne Kommunikation)

Wenn die Bearbeitung beendet ist, wird das Dokument einfach in die besondere Arbeitsmappe „Akteninhalt“ als Weiterleitungs-Ziel eingestellt.

Das ist Alles !

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Die Vorteile auf einen Blick

Aus der Nutzung der elektronischen Arbeitsmappen in der Kanzleisoftware LawFirm® ergeben sich unter anderem folgende Rationalisierungsvorteile:

  • Immer aktueller und strukturierter Überblick über alle noch zu bearbeitenden Dokumente für jeden LawFirm®-Nutzer (anders als bei einem ‚Aktenstapel‘ auf dem Schreibtisch),
  • Übersicht ermöglicht Bearbeitung in Reihenfolge der Dringlichkeit / Wichtigkeit,
  • Zu bearbeitende Dokumente werden nicht übersehen,
  • Das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt,
  • Elektronische Vorlage macht Papiertransport überflüssig, die Papierakte bleibt im Aktenbock/Regal,
  • Auch die Papier-Akten sind deshalb – wenn Sie einmal benötigt werden – immer sofort zu finden, Suchzeiten entfallen.
  • Alle Akteninhalte sind immer und überall aktuell einsehbar – auch während der Bearbeitung.
  • Eine gemeinsame Oberfläche unabhängig von technischer Quelle und Dateiformat (= geringer Lernaufwand + man muss nicht wissen, in welcher Form das Dokument eingegangen ist),
  • Kein separates Dokumenten-/Diktat-Verwaltungssystem erforderlich,
  • Sehr schnelle und einfache Einführung der Arbeit mit der elektronischen Akte durch Wiedererkennung des Papierablaufs.
  • Der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren.
  • Die Richtigkeit und Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zur Eingangspost wird einfach elektronisch kontrollierbar (4-Augen-Prinzip).
  • Die elektronische Akten sind an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar – in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Office 2013 und Windows 8 – Bildergalerie und Testergebnisse aus den Labortests mit der Kanzleisoftware LawFirm (08/2012)

Office 2013 und Windows 8
Winbdows 8 Startbildschirm (Modern UI, ehem. Metro UI) und Anwaltssoftware LawFirm
Bildergalerie und Testergebnisse aus den Labortests mit der Anwaltssoftware LawFirm

In schneller Folge veröffentlicht Microsoft derzeit neue Betriebssystem- und Office-Versionen. LawFirm wurde bereits im März mit dem soeben freigegebenen ‚Windows 8‘ und nun auch mit der ‚Preview‘ Version des neuen ‚Office 2013‘ erfolgreich getestet. Entsprechende Anpassungen wurden bereits umgesetzt, so dass sie in der kommenden LawFirm® Version zur Verfügung stehen werden. Vorbereitend wird bereits an Merkblättern und Umstiegs-Hilfen gearbeitet, so dass diese wie gewohnt rechtzeitig für die Unterstützung im Rahmen der Softwarepflege bereit stehen.

Eine Bildergalerie und Auszüge aus unseren Testergebnissen mit der neuen Office Version finden Sie unter [mehr Details] – oder gleich hier (i = Info, SL = Dia/Slideshow, FS = Vollbild/Fullscreen):

LawFirm® mit Office 2013 unter Windows 8 (08/2012) - rechts oben "i" für Info, rechts unten "SL" für Slideshow, "FS" für Fullscreen klicken

Zu den aktuellen Labor-Tests mit der kürzlich veröffentlichten Preview-Version von Office 2013 haben wir als Vorab-Information einige Auszüge und Screenshots in Form einer Bildergalerie zusammengestellt.

 

Dabei wurden u.a. die folgenden LawFirm® Funktionen getestet:

  • Versionsprüfungen im Installations-Ablauf, beim LawFirm®-Programmstart und im LawFirm®-Rechnercheck
  • Schnittstellen zur Erstellung von Automatik-Schreiben, inkl. Datentransfer, Deklinieren / Konjugieren
  • Word Ergänzungen: LawFirm®-Symbolleiste und -Menüband (Ribbon); Anbindung von Seriendruck-Datenfeldern, Automatik-Datumsfelder, Anlagenstriche, Gliederungsfunktionen
  • Automatik Abschriften-Druck (Urschrift, Abschrift, beglaubigte Abschrift, Entwurf, Exemplare, Layout-Einstellungen, Drucker-Vorauswahl)
  • Export von Adressen / Trefferlisten in der Adressensuche als Seriendruck-Datenquelle für Rundschreiben / Etiketten-Druck
  • Export von Berichten / Auswertungen / Statistiken zur Weiterverarbeitung und Auswertung in Microsoft Excel®
  • Verfassen von E-Mails, Zuordnung von E-Mails in elektronische Akten und Adressen per Drag & Drop über Microsoft Outlook®, auch direkt in das LawFirm® Fenster ohne Zwischenspeichern
  • Bidirektionale Synchronisation von Adressen (Kontakten) und Terminen (Kalender) mit Microsoft Outlook®

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

E-Mail Import – einfach per Drag & Drop – Premium-Funktion des Monats (05/2012)

E-Mail Import – einfach per direktem Drag & Drop (Highlight in LawFirm V8.2p-4)

E-Mail per Drag & Drop zuordnen, auch direkt aus Outlook und auch für mehrere E-Mails gleichzeitig

Eines der besonderen Highlights in der Mitte April 2012 veröffentlichten neuen Version der Anwaltssoftware LawFirm ist sicher die Möglichkeit des einfachen Drag & Drop von E-Mails und E-Mail Anlagen (auch mehrere gleichzeitig) direkt aus MS Outlook und vielen weiteren E-Mail Programmen. Das gilt sogar für Anlagen aus dem EGVP im elektronischen Rechtsverkehr mit Behörden und Gerichten.

Die E-Mails sind dann sofort in der Kanzleisoftware zur Akte und zum Adressaten / Absender gespeichert und können im gleichen Arbeitsschritt dem zuständigen Bearbeiter elektronisch vorgelegt werden.

Bei E-Mails aus MS Outlook erkennt LawFirm dabei sogar Aktenzeichen im Betreff (in vielen Schreibweisen) und schlägt bei solchen E-Mails automatisch die richtigen Akten zur Zuordnung vor. Genauso einfach ist es mit der Zuordnung des Adressaten bzw. Absenders, wenn die E-Mail Adresse in den Kommunikationsdaten der Akten-Beteiligten gefunden wird.

Natürlich sorgt LawFirm bei selbst erstellten E-Mails dafür, dass ein Aktenzeichen im Betreff vorhanden ist – und damit gleichzeitig auch in allen Antworten auf solche E-Mails.

So wird der stetig wachsende Umfang elektronisch abgewickelter Kommunikation – auch im elektronischen Rechtsverkehr – nicht nur mit minimalem Aufwand bewältigt (ein aktuell in Vorbereitung befindliches Gesetz soll Anwälte künftig zur elektronischen Empfangsbereitschaft für Nachrichten der Gerichte verpflichten): Durch die enge Einbindung in die kanzleiinterne Zusammenarbeit, vereinfacht LawFirm die Teamarbeit in der Kanzlei sogar ganz erheblich.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

Teamwork: E-Mail Integration und Zusammenarbeit (Workflow) – Premium-Funktion des Monats (12/2011)

Teamwork: E-Mail Integration und Zusammenarbeit (Workflow) – Premium-Funktion des Monats (12/2011)
E-Mail Zuordnung per Drag & Drop - Workflow für E-Mails mit der Anwaltssoftware LawFirm
Die in LawFirm® vorgesehenen Schnittstellen zur E-Mail Integration unterstützen die sehr enge Zusammenarbeit mit vielen E-Mail Programmen, insbesondere mit Microsoft Outlook®. Für den stetig weiter wachsenden E-Mail Verkehr wird die Zusammenarbeit und der Arbeitsablauf (Workflow) in der Kanzlei mit den exklusiven „Elektronischen Arbeitsmappen“ voll elektronisch unterstützt.

Besondere Stärken ergeben sich aus der Kombination mit …

  • dem integrierten Dokumentenmanagement (für die „Kanzlei ohne Papierumlauf„) zur Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche, sowie der
  • uneingeschränkten, standortunabhägigen / mobilen Nutzung mit der LawFirm® Enterprise Version
  • mit allen modernen Mobilgeräten, wie z.B. Apple iPhone / iPad, (auch Android und viele sonstige Smartphones), Netbooks, etc…

Detaillierte Informationen und Screenshots können Sie dieser Service-Mitteilung entnehmen.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Office 2010 Kompatibilität – mit Bildergalerie – Premium-Funktion des Monats (09/2010)

Office 2010 kompatibel: Kanzleisoftware LawFirm schon mit der Beta Version erfolgreich getestet; Office ist nun freigegeben
Zu den im November 2009 durchgeführten Labor-Tests (mit der Beta-Version von Office 2010) im Laufe der Vorbereitungen für die kürzlich ausgelieferte und mit Office 2010 kompatible neue LawFirm Version 8.2p wurden einige Auszüge von Testergebnissen und Screenshots in Form einer Bildergalerie zusammengestellt.(ausgenommen von der Kompatibilität ist nur die kostenlose Demo-Version „Office 2010 Starter“, deren Umfang seitens Microsoft leider gerade bzgl. der Einbindungsmöglichkeiten eingeschränkt ist; Details hierzu … )

Bei der 64-Bit Version von „Office 2010“ beachten Sie bitte, dass von deren Verwendung bei Microsoft – auch bei der Verwendung eines 64-Bit Betriebssystems – dringend abgeraten wird. Details… (Unterstützung für LawFirm ist aber möglich – wenden Sie sich dazu einfach an die LawFirm Hotline).

Mit dem Upgrade auf die neue LawFirm Version wurde auch die Broschüre „Textverarbeitung und Datenaustausch“ aktualisiert. Sie enthält bereits Anleitungen und Screenshots zu Office 2010. Die Broschüre wird mit dem LawFirm-Professional Testsystem kostenlos und unverbindlich ausgeliefert – s.u.

Der Bericht über die Labortests enthält auch eine kurze Zusammenfassung relevanter Neuerungen in der neuen Office Version.

Der Volltext des Berichts mit einer Screenshot-Bildergalerie ist hier zu finden – die Bildergalerie auch gleich hier (i = Info, SL = Dia/Slideshow, FS = Vollbild/Fullscreen):

LawFirm® mit Office 2010 unter Windows 7 (11/2009) - rechts oben "i" für Info, rechts unten "SL" für Slideshow, "FS" für Fullscreen klicken

Zu den aktuellen Labor-Tests mit der kürzlich veröffentlichten Beta-Version von Office 2010 haben wir als Vorab-Information einige Auszüge in Form einer Bildergalerie zusammengestellt. Zusammengefasst: In Office 2010 zeigen sich wieder einige deutliche Verbesserungen, diesmal aber ohne erneuten „Gewalt-Umstieg“ in der Bedien-Oberfläche.

Sonstige weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung, die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).