Schlagwort-Archiv: Elektronisches Mahnverfahren

Elektronischer Datenaustausch (EDA) im Mahnverfahren – Mahnbescheide digital beantragen mit der Anwaltssoftware LawFirm

22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
14.12.2016: LawFirm Upgrade V8.2t-4 mit 1. Stufe einer beA Anbindung veröffentlicht.

Mahnanträge im elektronischen Mahnverfahren über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und ab sofort über den Governikus Communicator abwickeln (1:1 EGVP Client Ersatz)

Elektronischer Rechtsverkehr - EGVP Nachrichten-Viewer zur Anzeige von EGVP Eingangsnachrichten mit der Anwaltssoftware LawFirm
Mahn-Nachricht des AG Wedding im LawFirm ERV Viewer

Tipp: Wenn Sie sich noch nicht bei Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach registriert haben sollten, finden Sie hier unsere
Schritt-für-Schritt-Anleitungen von der beA-Karten Bestellung bis zur Ersteinrichtung.
sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen u.a. zum Abrufen von beA Eingangs-Nachrichten.

LawFirm Anwender/innen werden darüber hinaus im Rahmen der Softwarepflege auch durch unsere Hotline bei ihren technischen und auch den inhaltlichen Fragen kompetent unterstützt.

 

Überblick

Das bisher im Elektronischen Datenaustausch (EDA) mit den Mahngerichten verwendete EGVP Programm wurde zum 01.01.2018 abgekündigt. Als Ersatz stehen einerseits – für Anwält/innen – das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) oder alternativ sogenannte „zugelassene Drittprodukte“ im elektronischen Rechtsverkehr zur Verfügung. Vor diesem Hintergrund informieren wir hier über die Arbeitsabläufe mit den künftigen Lösungen.

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie:

  • Arbeitsabläufe in der Kanzlei
  • Mahnbescheids-Anträge mit dem Anwaltspostfach (beA)
  • Komfortable Alternative: Der Governikus Communicator Justiz Edition
  • Folge-Anträge (Neuzustellung, VB, …)
  • Wichtige Informationsquellen und Kontaktdaten

 

Arbeitsabläufe in der Kanzlei

LawFirm enthält eine Reihe von komfortablen Funktionen, die aus einem vorbereiteten Forderungskonto heraus mit wenigen Klicks die Erstellung von Mahnantrags-Datensätzen und deren Zusammenfassung in Dateien für den elektronischen Datenaustausch unterstützen.

Die elektronisch eingehenden Antworten der Mahngerichte können mit einem Klick eingelesen werden. Die Mahnachrichten werden dabei automatisch

  • in lesbare Dokumente umgewandelt
  • automatisch in die richtigen digitalen Akten verteilt
  • beantwortete Mahnanträge werden als „erledigt“ abgehakt (so dass unbeantwortete Anträge
    auf einen Blick erkennbar sind)
  • neu eingegangene Mahnnachrichten werden in einem Aufgabenfenster „EDA-Eingänge“ zur Bearbeitung angezeigt
  • dort kann man die Nachrichten ansehen und zur Bearbeitung per Mausklick direkt in die betreffende Akte oder in das betreffende Forderungskonto wechseln

Die Vorbereitung der ausgehenden Mahnanträge bis hin zur Übergabe in den Postausgang, sowie auch die komplette Bearbeitung der eigehenden Mahnnachrichten können durch das Sekretariat erfolgen. Komfortable Kontroll- und Korrekturfunktionen vermeiden dabei unnötige Fehler.
Die Anwält/innen müssen dann nur noch die ausgehenden, schon in Dateien zusammengefassten Mahnanträge vor dem Versand digital signeren.

Die folgenden grafischen Übersichten zeigen die Schritte im Überblick:

Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit LawFirm – MB-Anträge an die Mahngerichte per EGVP oder beA (97kB) Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit LawFirm – Antworten der Mahngerichte per EGVP oder beA (102kB)

 

Mahnbescheids-Anträge mit dem Anwaltspostfach (beA)

Schritt-für-Schritt-Anleitungen - besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Hier ein kurzer Überblick über die Schritte zur Abwicklung von Mahnanträgen und -antwortnachrichten über die beA Anwendung:

Mahnanträge versenden:

  • Im LawFirm-Fenster „Akten / EDA Mahnverfahren“
  • wählen Sie in der Registerkarte „Dateien übermitteln“ die Versandoption „Diskette“ aus.
  • Sie können dann per Knopfdruck die Datei auf Ihrem Computer speichern,
  • um sie dann als Anlage in das beA zu laden,
  • dort mit einer Digitalen Signatur zu versehen (durch den/die Anwält/in) und zu versenden.

Im beA eingegangene Antwortnachrichten der Mahngerichte:

  • speichern Sie aus dem beA auf Ihren Rechner (die Anhänge mit der Endung .eda).
  • In LawFirm dann in der Registerkarte „Dateien abholen“ / über die Option „Diskette“ direkt in LawFirm einlesen (dabei werden die oben unter „Arbeitsabläufe in der Kanzlei“ geschilderten weiteren Schritte automatisch ausgeführt) und
  • in der Registerkarte „EDA-Eingänge“ bearbeiten.

Tipp: Anleitungen zur beA Einrichtung und zu den ersten Arbeitsschritten finden Sie hier unter
http://bea-so-gehts.kanzleirechner.de sowie
http://bea-so-gehts-weiter.kanzleirechner.de

 

Komfortable Alternative: Der Governikus Communicator Justiz Edition

Governikus Communicator Justiz Edition - komfortable Alternative für das elekrtonische Mahnverfahren (EDA) auch nach dem 1.1.2018

So komfortabel wie bei dem EGVP ist der EDA Datenaustausch mit LawFirm und dem Governikus Communicator Justiz Edition möglich (ein für den ERV zugelassenes Drittprodukt)

Der Governikus Communicator wird kostenlos bereitgestellt und kann einfach als Ersatz für das EGVP installiert werden. Dabei bleiben selbst die bisherigen Postfachinhalte erhalten. Der Start erfolgt dann vorläufig über das Communicator Symbol auf dem Desktop.

LawFirm ist auch schon für den Austausch mit dem Governikus Commuincator vorbereitet:

  • Mahnnachrichten können per Klick in den Postausgang eingestellt werden, so dass sie dort nur noch signiert und versendet werden müssen.
  • Die gesamten im Posteingang aufgelaufenen Antwortnachrichten der Mahngerichte können wie gewohnt mit einem Klick eingelesen werden. Dabei werden die oben unter „Arbeitsabläufe in der Kanzlei“ geschilderten weiteren Schritte automatisch ausgeführt
  • Sonstige Nachrichten und/oder deren Anlagen können wie bei dem EGVP auch direkt einfach per Drag & Drop aus dem Governikus Communicator nach LawFirm importiert werden; so einfach wie bei der Arbeit mit LawFirm und E-Mails.

 

Folge-Anträge (Neuzustellung, VB, …)

Die EDA-Dateien für Folge-Anträge im elektronischen Mahnverfahren können Sie sehr einfach über die Internet-Seite

http://www.online-mahnverfahren.de

(im Menü oben rechts) erstellen und dann genauso wie oben dargestellt behandeln.

 

Wichtige Informationsquellen und Kontaktdaten

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen rund um das beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de / Fragen und E-Mail Support

Zum Prüfen – Wo ist der elektronische Rechtsverkehr bereits eröffnet? (zum 01.01.2018 soll das bei allen Gerichten der Fall sein, wenn nicht einzelne Bundesländer den Termin um ein bis zwei Jahre verschieben): https://digital.anwaltverein.de/de/elektronischer-rechtsverkehr/wo

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

 

So gehts weiter: besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA): Nachrichten empfangen (Pflicht ab 1.1.2018), Hinweise und Anleitungen

22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
14.12.2016: LawFirm Upgrade V8.2t-4 mit 1. Stufe einer beA Anbindung veröffentlicht.

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Am 01.01.2018 beginnt die Pflicht zur Empfangsbereitschaft über das
besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)

Seit dem 28.11.2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Betrieb, Die Frage der Nutzungspflicht  für das beA wird in der „Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung“ (RAVPV) geklärt: Bis zum 01.01.2018 ist die Nutzung noch freiwillig (§31 Übergangsregelung), danach besteht die Pflicht, über das beA empfangsbereit zu sein. Die gesetzliche Grundlage dafür ist neben der RAVPV das FördElRV Gesetz aus 2013.

Tipp: Wenn Sie sich noch nicht bei Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach registriert haben sollten, finden Sie hier unsere
Schritt-für-Schritt-Anleitungen von der beA-Karten Bestellung bis zur Ersteinrichtung.
sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum elektronischen Mahnverfahren

LawFirm Anwender/innen werden darüber hinaus im Rahmen der Softwarepflege auch durch unsere Hotline bei ihren technischen und auch den inhaltlichen Fragen kompetent unterstützt.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier unsere

Anleitungen und Hinweise für die Arbeit mit dem Anwaltspostfach (beA):

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie:

  • Eingehende Nachrichten abrufen
  • Arbeitsabläufe in der Kanzlei
  • Favoriten verwalten
  • Mitarbeiter-Karten und -Softwarezertifikate
  • Zertifkat freischalten
  • Wichtige Informationsquellen und Kontaktdaten

 

 

Eingehende Nachrichten abrufen

(kann bei entsprechender Zugriffsrechte-Einrichtung komplett durch eine/n Mitarbeiter/in erfolgen)

  • Ausgelöst durch die bei der Erstregistrierung eingerichteten E-Mail Benachrichtigungen – zur Sicherheit aber auch zusätzlich in regelmäßigen Abständen:
  • Die Mitarbeiterin meldet sich im beA an und sieht den Ordner „Eingang“ in den Postfächern der Anwälte durch:

Posteingang im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)

  • Für alle neuen Eingangs Nachrichten:
    • Nachricht öffnen (einfach per Doppelklick auf die jeweilige Zeile)
    • Anhänge herunterladen (Speicherknöpfe rote Umrandung unten rechts)
    • Tipp zur Sicherheit: Virenprüfung durchführen
    • ohne LawFirm: Dateien oder als Ausdruck an Anwalt weitergeben
    • Nachricht auch als zip-Datei exportieren – (im beA: rote Umrandung oben links: Sonstige Funktionen / Exportieren);
      Achtung: die zip-Datei enthält neben den Anhängen auch wichtige Protokoll-Informationen

 Eingangsnachricht im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)

  • Nachricht in einen beA-Ordner „ArchivEingang“ (z.B) verschieben, um Doppelbearbeitungen zu vermeiden

Mit LawFirm …

  • die Anhänge und Eingangsnachrichten-zip-Dateien per Drag & Drop in LawFirm importieren und
  • dabei den zuständigen Anwälten in die elektronische Arbeitsmappe „Posteingang“ einstellen.

 

Weitere Arbeitsabläufe in der Kanzlei

 

 

Favoriten zu eigenem Adressbuch hinzufügen

Zur Vereinfachung beim Erstellen neuer Nachrichten: Häufig verwendete Empfänger kann man so schneller zur Adressierung der Nachricht hinzufügen.

Schritt-für-Schritt:

  • Als Postfach-Inhaber anmelden
  • Einstellungen / Profilverwaltung / Adressbuch verwalten
  • Empfänger zum Adressbuch hinzufügen

 

 

Mitarbeiter-Karten und -Softwarezertifikate

A. Benutzer im beA bekannt machen

Variante 1 – Benutzer erstmalig anlegen
= Mitarbeiter (Software-)Zertifikat für erstes Postfach im beA System bekannt machen

  • Als Postfach-Inhaber anmelden
  • Einstellungen / Postfachverwaltung / Benutzerverwaltung:
  • Mitarbeiter anlegen
    • Vorname, Nachname, Anrede eingeben und Speichern
      Anlegen eines neuen Mitabeiters / einer neuen Mitarbeiterin im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)
    • Benutzername, Kennwort und Safe-ID notieren
      Neuer Mitabeiter / neue Mitarbeiterin: Benutzername, SAFE-ID im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)
  • Ergebnis in der Benutzerverwaltung:
    Neuer Mitabeiter / neue Mitarbeiterin im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)

 

 

Variante 2 – Bereits angelegten Benutzer zuordnen
= Mitarbeiter (Software-)Zertifikat zu einem weiteren beA Postfach zuordnen

  • Als Postfach-Inhaber anmelden
  • Einstellungen / Postfachverwaltung / Benutzerverwaltung:
  • Suche / Benutzer ohne Postfach:
    • Benutzername oder Safe-ID eingeben und Suchen
    • Den Benutzer in der Trefferliste auswählen und „Als Mitarbeiter zuordnen“
      Vorhandenen Mitabeiter / vorhandene Mitarbeiterin suchen und zuordnen im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)
    • Postfach auswählen und bestätigen
  • Ergebnis in der Benutzerverwaltung
    Vorhandener Mitabeiter / vorhandene Mitarbeiterin im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)

 

 

B. Benutzer-Zertifikat registrieren

 

Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach

  • Der Postfach-Inhaber teilt dem Mitarbeiter seinen Benutzernamen und das Kennwort aus Schritt A. mit
  • Der Mitarbeiter kann dann auf der beA Startseite „Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach“ anklicken
  • Eingabe von Benutzername und Kennwort (aus Schritt A.) und „Anmelden“
    Mitabeiter / Mitarbeiterin registrieren im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)
  • Danach erfolgt die Registrierung in drei Schritten:

 

Schritt 1: Sicherheitstoken – auf „Import Sicherheitstoken“ klicken

  • Eine Bezeichnung angeben (z.B. Name, Vorname)
  • Im Anmeldefenster: Mitarbeiterkarte einstecken und auswählen, PIN eingeben,
  • oder bei Softwarezertifikaten …
  • … auf „Softwaretoken aus Datei laden“ klicken
    • die .p12 Datei mit dem Softwarezertifikat auswählen
    • die beim Erzeugen des Softwarezertifikats vergebene PIN eingeben
    • 2x die PIN für die spätere Anmeldung eingeben (um Verwechslungen vorzubeugen am besten die gleiche)
    • das Zertifikat wird eingelesen und ab dann am aktuellen PC im Karten-Anmeldedialog angezeigt
    • Zertifikat anklicken und OK
  • Weiterblättern

Schritt 2: Sicherheitsfragen

  • „Neue Sicherheitsfrage anlegen“
  • Frage auswählen und Antwort eingeben (z.B. Wie heißt die Stadt … / Frechen) und OK
  • Weiterblättern

Schritt 3: E-Mail-Adresse (für Eingangs-Benachrichtigung)

  • E-Mail-Adresse eintragen (z.B. mitarbeiter@lawfirm-kanzlei.de) und
  • „Speichern und Registrierung abschließen“

 

 

C. Zertifikat freischalten

Erforderlich ab einer bestimmten Zugriffsrechte-Stufe (insbesondere zum Senden von Nachrichten)

  • Als Postfach-Inhaber anmelden
  • Wechseln zu Einstellungen / Postfachverwaltung / Sicherheitstoken freischalten
  • Token aus der Liste auswählen (es werden nur Token angezeigt, die freigeschaltet werden müssen und noch nicht freigeschaltet sind)

 

 

Wichtige Informationsquellen und Kontaktdaten

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen bei dem beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de / Fragen und E-Mail Support

Zum Prüfen – Wo ist der elektronische Rechtsverkehr bereits eröffnet? (zum 01.01.2018 soll das bei allen Gerichten der Fall sein, wenn nicht einzelne Bundesländer den Termin um ein bis zwei Jahre verschieben): https://digital.anwaltverein.de/de/elektronischer-rechtsverkehr/wo

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

So gehts: besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) in Betrieb nehmen, Hinweise und Anleitungen (Pflicht ab 1.1.2018)

22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
14.12.2016: LawFirm Upgrade V8.2t-4 mit 1. Stufe einer beA Anbindung veröffentlicht.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wird ab 01.01.2018 zur Pflicht. Wir haben hier einen Überblick zu den für die Ersteinrichtung erforderlichen Schritten mit Anleitungen und Hinweisen auf weiterführende Informationen zusammengestellt.

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Die BRAK hat das beA am 28.11.2016 freigeschaltet, am 01.01.2018 beginnt die Pflicht zur Empfangsbereitschaft

Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Betrieb genommen, nachdem der AGH die bisher startverhindernden einstweiligen Anordnungen aufgehoben hatte. Die zugrundeliegende Frage einer Nutzungspflicht  für das beA wird in der „Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung“ (RAVPV) geklärt: Bis zum 01.01.2018 soll die Nutzung noch freiwillig sein (§31 Übergangsregelung), danach besteht nach eine Pflicht, über das beA empfangsbereit zu sein. Die gesetzliche Grundlage dafür ist neben der RAVPV das FördElRV Gesetz aus 2013.

Tipp: Wenn Sie sich schon bei Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach registriert haben sollten, finden Sie hier unsere
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Abrufen von beA Eingangs-Nachrichten.
sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum elektronischen Mahnverfahren

LawFirm Anwender/innen werden darüber hinaus im Rahmen der Softwarepflege auch durch unsere Hotline bei ihren technischen und auch den inhaltlichen Fragen kompetent unterstützt.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier unsere

Anleitungen und Hinweise für die Arbeit mit dem Anwaltspostfach (beA):

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie:

  • Überblick: Was ist zu tun, um Zugang zum Anwaltspostfach (beA) zu erhalten?
  • Schritt 1: Bestellung der beA-Karten und Lesegeräte
  • Schritt 2: Lieferung der beA-Karte, PIN Nummer der beA-Karte ändern
  • Schritt 3: Erstregistrierung (Inbesitznahme) des Anwaltspostfachs
  • Arbeitsabläufe in der Kanzlei
  • Elektronische Mahnanträge und -Gerichtsnachrichten (EDA)
  • Mitarbeiter-Karten und -Softwarezertifikate
  • Signatur Aufladeverfahren
  • Wichtige Informationsquellen und Kontaktdaten

 

Überblick: Was ist zu tun, um Zugang zum Anwaltspostfach (beA) zu erhalten?

Das Sicherheitskonzept der BRAK sieht vor, dass zum Zugriff auf das beA eine individuelle Chipkarte (die „beA-Karte“) und eine PIN Nummer verwendet werden. Für die Chipkarte braucht man ein entsprechendes Lesegerät. Ein besonderer Bestellprozess soll sicherstellen, dass die beA-Karte (und damit das Anwaltspostfach) nicht in falsche Hände geraten.

Nach Erhalt der beA-Karte sollte zunächst die PIN Nummer geändert werden. Das geschieht mit Hilfe einer Java-Anwendung („cardtool“), die auf einer Seite der BNotK bereitgestellt wird.

Jetzt ist alles vorbereitet für die Erstregistrierung des beA, also die eigentliche Inbesitznahme des Anwaltspostfachs. Im Verlauf der Erstregistrierung werden verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen, u.a. wird eine E-Mail Adresse abgefragt, über die man zu künftigen Eingängen im Anwaltspostfach benachrichtigt wird. In weiteren Schritten kann eine evtl. bestellte Signaturfunktion auf die Karte geladen werden und Mitarbeiterkarten und/oder Softwarezertifikate können mit dem Postfach verknüpft und für das beA registriert werden.

Details zu diesen Schritten finden Sie unter den entsprechenden Überschriften weiter unten auf dieser Seite.

Das beA erreichen Sie unter https://www.bea-brak.de – außerdem hier eine Hilfe-Seite mit Benutzungs-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA Supports. Außerdem gibt die BRAK einen beA-Newsletter heraus.

Vorab noch ein wichtiger Hinweis: Exportieren und sichern Sie Ihre Postfachinhalte!
Nach §27 der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung (RAVPV) können die Inhalte des Anwaltspostfachs nach 90 Tagen automatisch in den Papierkorb verschoben werden. Im Papierkorb befindliche Inhalte können nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.

 

Schritt 1: Bestellung der beA-Karten und Lesegeräte

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

  • Voraussetzung: individuelle Antragsnummer – die BRAK hat dazu alle Anwälte angeschrieben, ggf. dort nachfragen (Kontaktinfo zum beA Support s.u.)
  • Was wird benötigt?
    • Jeder Anwalt braucht für den Zugang zu seinem Postfach und zum Abholen von eingehenden Nachrichten eine „beA-Karte Basis“
    • Sollen auch Nachrichten versendet werden, braucht man eine digitale Signaturkarte. Die Signaturfunktion wird auch zum Nachladen auf die „bea-Karte Basis“ als „beA-Karte Signatur“ angeboten. Informationen dazu finden Sie unten unter „Weitere Schritte“. (Hinweis: ab dem 01.01.2018 soll die Pflicht zum Signieren entfallen, wenn man die Nachricht selbst über sein eigenes Postfach verschickt)
    • Wenn Mitarbeiter/innen Zugang zu den beA Postfächern erhalten sollen, muss für diese eine „beA-Karte Mitarbeiter“ oder ein günstigeres „beA-Softwarezertifikat“ (= eine Datei, die kein Lesegerät benötigt) bestellt werden (Hinweis: die Mitarbeiter-Karten/-Zertifikate sind nicht personalisiert, so dass sie – anders als die beA-Karten der Anwälte – auch weitergegeben werden können).
    • Wichtiger Hinweis zur Bestellung von Softwarezertifikaten: Im Bestellablauf werden Sie aufgefordert, für die Nutzung des Zertifikats ein „Kennwort“ zu vergeben. Da Sie später bei der Anmeldung am beA aber eine „PIN“ eingeben sollen, empfehlen wir, als „Kennwort“ eine sechsstellige Zahlenkombination zu vergeben, um evtl. Verwirrung zu vermeiden.
    • Tipp: Wenn Sie auch unterwegs beA-Nachrichten abrufen und das Lesegerät nicht mitnehmen möchten, können Sie auch für sich selbst ein „Mitarbeiter-Softwarezertifikat“ nutzen.
    • Für die PCs, an denen man sich im beA anmelden möchte, wird ein Chipkarten-Lesegerät benötigt (Ausnahme: Mitarbeiter-PC mit Softwarezertifikat, das z.B. auf einem USB Stick gespeichert ist).
    • Wichtig: zum Ändern der PIN Nummer wird ein Lesegerät mit Display vorausgesetzt. Es muss also mindestens ein Lesegerät mit Display bestellt werden.
  • Die Bestellung erfolgt über eine dazu eingerichtete Webseite der Bundesnotarkammer: http://bea.bnotk.de  (Informationen zu häufig gestellten Fragen)
  • Details zum Bedien-Ablauf auf der Bestellseite der BNotK (beA Newsletter Ausgabe 40/2017)

 

Schritt 2: Lieferung der beA-Karte, PIN Nummer der beA-Karte ändern

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

  • Parallel zum Versand der beA-Karte erhält man eine E-Mail mit einem Link zur Empfangsbestätigung (dazu muss die Kartennummer auf einer Webseite eingetragen werden).
  • Wenn der Eingang bestätigt ist, wird in einem separaten Schreiben per Post die erste PIN-Nummer der beA Karte mitgeteilt. Diese Auslieferungs-PIN Nummer sollte aus Sicherheitsgründen als erstes geändert werden.
  • Dazu muss das Chipkarten-Lesegerät (mit Display!) angeschlossen sein.
  • Zur eigentlichen PIN Änderung muss diese speziell dafür eingerichtete Webseite der BNotK aufgerufen werden: http://bea.bnotk.de/sak  (Schritt-für-Schritt-Anleitung)
  • Bei Betreten dieser Webseite wird die Java-Anwendung „cardtool.jnlp“ heruntergeladen. Wenn Sie diese Anwendung starten, öffnet sich die oben dargestellte „Signaturkartenanwendung“ mit Informationen zum Chipkarten-Lesegerät und der eingelegten beA-Karte.
  • Tipps (Wenn die Anwendung zur PIN Änderung nicht richtig starten sollte):
    • Beenden Sie eine ggf. schon installierte „beA Client Security“ (rechts unten im Tasktray bei den „kleinen Windows Symbolen“ mit der rechten Maustaste anklicken und beenden)
    • Für die Anwendung zur PIN Änderung muss Java installiert sein.
    • Löschen Sie zunächst die „Cookies“ und sonstigen temporären Inhalte im Internet-Browser.
    • Löschen Sie den Ordner C:\Benutzer\<Benutzername>\secureframework (wegen einer evtl. zwischenzeitlichen Änderung des Zertifikats der BNotK seit der letzten Nutzung)
    • Prüfen, ob die Computer-Uhrzeit richtig ist – am besten „automatisch festlegen“ einstellen. Abweichungen können zu Problemen bei der PIN-Änderung führen.
    • DATEV Anwender sollten bei Problemen prüfen, ob die „RZ Kommunikation“ den sog. Internet-Port 10000 belegt, der für die PIN-Änderung benötigt wird (Details und Abhilfe via RA Hänsch)
  • Die eigentliche PIN Änderung wird über das Doppelpfeil-Symbol gestartet.
  • Überlegen Sie sich eine 6-stellige PIN-Nummer. Da die PIN immer 2x eingegeben werden muss (zur Authentifizierung und zur Verschlüsselung), können Sie in Betracht ziehen, die gleiche PIN für beides zu verwenden.

 

Schritt 3: Erstregistrierung (Inbesitznahme) des Anwaltspostfachs

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

  • Die Erstregistrierung erfolgt über die Startseite des beA:
    https://www.bea-brak.de
  • Dort muss zuerst die sog. „Client Security“ Software heruntergeladen werden (dazu auf den ihrem Betriebssystem entsprechenden Link im oben rot umrandeten Bereich klicken).
  • Wenn die „Client Security“ installiert und gestartet ist, kann die Registrierung per Klick auf den Link „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“ beginnen.
  • Bei der Erstregistrierung wird auch eine E-Mail Adresse festgelegt, über die man zu neuen Eingängen im besonderen elektronischen Anwaltspostfach benachrichtigt wird.
  • Tipp: nehmen Sie die Absenderadresse dieser Benachrichtigungen (noreply@bea-brak.de) in die Liste Ihres SPAM Filters auf, damit die Benachrichtigungen nicht ausgefiltert werden.
  • Tipp: Lassen Sie die beA-Karte nicht im Lesegerät stecken. Bei manchen Lesegeräten führt das dazu, dass die Karte bei der Anmeldung nicht gefunden wird. Dann ggf. das Lesegerät neu einstecken oder den Computer neu starten.
  • Tipp: Eventuelle Online-Banking oder Signatur-Anwendungen vor dem Start des beA beenden, die Zugriffe dieser Anwendungen können mit der „Client Security“ konkurrieren (und umgekehrt).
  • Sicherheitshinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie ein aktuelles Virenschutz-Programm verwenden. Die Anlagen der Nachrichten werden nicht durch das beA geprüft – und über das EGVP könnten nicht authentifizierte Absender böswillig gefährliche Anlagen zusenden.
  • Sicherheitshinweis: Das „Client Security“ Programm installiert sich in den Autostart Ihres Computers, so dass es immer im Hintergrund läuft. Wir empfehlen, es mit dem Taskmanager (bzw. bei älteren Windows Systemen mit dem Befehl ‚msconfig“) dort zu entfernen und nur bei Bedarf zu starten. Details und Hintergrund-Informationen dazu (via RA Hecksteden)
  • Zum Nachlesen: Die BRAK hat eine Webseite mit Informationen zur Erstregistrierung bereitgestellt (mit einer ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Download)

 

 

Arbeitsabläufe in der Kanzlei

 

 

Elektronische Mahnanträge und -Gerichtsnachrichten (EDA)

  • Auch der Austausch von Dateien mit den Mahngerichten im EDA-Mahnverfahren ist bereits über das beA möglich:
  • Die zu versendenden EDA Dateien müssen als Anlage zu einer beA Nachrichten hinzugefügt und (wie bei dem Vorläuferprogramm EGVP) vor dem Versenden digital signiert werden
  • Eingehende EDA Dateien finden Sie als Anlage der Gerichtsnachrichten im beA Posteingang. Wenn Sie diese Nachrichten öffnen, können Sie die EDA Datei-Anlage auf Ihrem Computer speichern

EDA Dateien über das beA austauschen mit LawFirm

  • So lange es für das beA noch keine direkte Schnittstelle zum Einstellen der zu versendenden EDA Dateien oder zum Einlesen aller EDA Dateien im beA Posteingang gibt (bei dem EGVP geht das auf Knopfdruck), gehen Sie einfach wie folgt vor:
  • Mahnanträge versenden: Im LawFirm-Fenster „Akten / EDA Mahnverfahren“ wählen Sie in der Registerkarte „Dateien übermitteln“ die Versandoption „Diskette“ aus. Sie können dann per Knopfdruck die Datei auf Ihrem Computer speichern, um sie als Anlage in das beA zu laden.
  • Eingegangene Antwortnachrichten der Mahngerichte können Sie in der Registerkarte „Dateien abholen“ über die Option „Diskette“ direkt aus der auf dem Computer gespeicherten EDA Datei in LawFirm einlesen.

EDA Datenaustausch auf Knopfdruck – mit LawFirm und dem Governikus Communicator

  • So komfortabel wie bei dem EGVP ist der EDA Datenaustausch mit LawFirm und dem Governikus Communicator Justiz Edition möglich (ein für den ERV zugelassenes Drittprodukt)
  • Der Governikus Communicator wird kostenlos bereitgestellt und kann einfach als Ersatz für das EGVP installiert werden. Dabei bleiben selbst die bisherigen Postfachinhalte erhalten.
  • Der Start erfolgt dann vorläufig über das Communicator Symbol auf dem Desktop.
  • LawFirm ist auch für den Austausch mit dem Governikus Commuincator vorbereitet:
  • Mahnnachrichten können per Klick in den Postausgang eingestellt werden, so dass sie dort nur noch signiert und versendet werden müssen.
  • Die gesamten im Posteingang aufgelaufenen Antwortnachrichten der Mahngerichte können wie gewohnt mit einem Klick eingelesen werden. Die Mahnachrichten werden dabei
    • in lesbare Dokumente umgewandelt
    • automatisch in die richtigen digitalen Akten verteilt
    • beantwortete Mahnanträge werden als „erledigt“ abgehakt (so dass unbeantwortete Anträge auf einen Blick erkennbar sind)
    • neu eingegangene Mahnnachrichten werden in einem Aufgabenfenster zur Bearbeitung angezeigt
    • dort kann man die Nachrichten ansehen und per Klick in die betreffende Akte oder in das betreffende Forderungskonto wechseln
  • Die Vorbereitung der Mahnanträge bis hin zur Übergabe in den Postausgang, sowie auch die komplette Bearbeitung der eigehenden Mahnnachrichten können durch das Sekretariat erfolgen.
  • Die Anwält/innen müssen nur vor dem Versand die ausgehenden Mahnanträge digital Unterschreiben.
  • Sonstige Nachrichten und/oder deren Anlagen können wie bei dem EGVP auch direkt einfach per Drag & Drop aus dem Governikus Communicator nach LawFirm importiert werden; so einfach wie bei der Arbeit mit LawFirm und E-Mails.

Hier finden Sie eine eigene Informationsseite zum elektronischen Mahnverfahren mit LawFirm

 

Weitere Schritte

Mitarbeiter-Karten und Softwarezertifikate (zur Detail Schritt-für-Schritt Anleitung)

  • Mitarbeiter-Karten und Softwarezertifikate müssen zunächst mit dem Anwaltspostfach verknüpft werden:
  • 1. Dazu muss sich der/die Anwält/in an seinem Postfach anmelden (über den „gelben Knopf“ im oben gezeigten Startfenster) und einen Mitarbeiter anlegen.
  • 2. Auch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen an Mitarbeiter/innen – z.B. zum Delegieren des Abholens von neuen Eingängen – erfolgt durch den/die Anwält/in der beA Anwendung
    Tipp: bei bestimmten Zugriffsrechten ist später zum Abschluss noch das „Freischalten des Sicherheitstokens“ (= Zertifikat auf Mitarbeiterkarte oder Softwarezertifikat) erforderlich. Wenn ein solcher Hinweis erscheint, vergessen Sie nicht den Schritt 5.
  • 3. Dadurch entstehen Zugangsdaten (Benutzernamen und Kennwort), mit denen die Mitarbeiter/innen sich nun in der beA Anwendung erstregistrieren können:
  • 4. Die Erstregistrierung für Mitarbeiter-Karten bzw. -Softwarezertifikate erfolgt über den Link „Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach
  • 5. Als letztes – wenn bei Schritt 2. ein entsprechender Hinweis erschienen ist – muss sich der Postfacheigentümer noch einmal anmelden und in seinen Einstellungen das Sicherheitstoken des Mitarbeiters freischalten (Anleitung zur Freischaltung: ab Schritt 21).

Signatur-Aufladeverfahren

  • Wenn Sie eine „beA-Karte Signatur“ bestellt haben, kann seit Juli 2016 die Signaturfunktion auf die zuvor aus „beA-Karte Basis“ ausgelieferte Chipkarte nachgeladen werden. Die BNotK hat eine Liste mit häufig gestellten Fragen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu diesem Aufladeverfahren (Kapitel 3) bereitgestellt.
  • Wenn Sie beim Aufladen der Signatur die Meldung „Die Verbindung zur Server-Komponente ist fehlgeschlagen“ erhalten:
    • Beenden Sie eine evtl. im Hintergrund laufende beA Client Security“: dazu das Symbol rechts unten im Windows Tasktray (kleine Symbole) rechts anklicken und beenden.
    • Prüfen Sie, ob Ihre Computer-Uhr richtig eingestellt ist und versuchen Sie es einmal mit einem anderen Internet-Browser. Stellen Sie sicher dass Ihre Java Version auf dem aktuellen Stand ist. Evtl. Skript-Blocker AddOns in Ihrem Internet Programm sollten Sie ausschalten, ggf. auch entsprechende Virenschutz-Funktionen. Prüfen Sie Ihre Firewall-Einstellungen.
    • Weiter oben unter „Schritt 2 …“ finden Sie unter „Tipps“ noch weitere mögliche Problemquellen und Lösungen.
  • Erfahrungsbericht „beA für Anfänger“ zu PIN-Änderung und Signatur-Aufladeverfahren (via RA Schwartmann)
  • Die zum Erhalt der Signatur erforderliche persönliche Identifizierung kann bei einem Notar, aber auch bei vielen regionalen Anwaltskammern in dem „Kammerident-Verfahren“ vorgenommen werden. Manche Kammern verweisen allerdings aktuell noch auf die Identifizierung beim Notar; in solchen Fällen wird die Identifizierung oft kostenlos vorgenommen.

 

Wichtige Informationsquellen und Kontaktdaten

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen bei dem beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de / Fragen und E-Mail Support

Zum Prüfen – Wo ist der elektronische Rechtsverkehr bereits eröffnet? (zum 01.01.2018 soll das bei allen Gerichten der Fall sein, wenn nicht einzelne Bundesländer den Termin um ein bis zwei Jahre verschieben): https://digital.anwaltverein.de/de/elektronischer-rechtsverkehr/wo

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Ein Preis – das war’s! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Kanzleisoftware Highlight 02/2013)

Ein Preis – das war's! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Preise, Lizenzgebühren, Wartung, Softwarepflege, niedrige Gesamtkosten, günstig, preiswert)

Softwaresysteme, die in kostenpflichtige Module aufgeteilt sind, bringen für die Kanzlei das Risiko mit sich, zu viel oder zu wenig zu erwerben. Die Entscheidung, was richtig ist, ist zeitaufwändig und nicht immer treffsicher. LawFirm® wird deshalb als All-In-System verkauft, so dass die Kanzlei ohne Auswahlarbeit von vornherein alle Programm-Funktionen zur Verfügung hat. Die verschiedenen Funktionsbereiche (Beispiel: elektronische Sachbearbeitung von Dokumenten, Umsatzstatistiken) können dann nach und nach in Betrieb genommen werden, so wie es nach den Strukturen und Abläufen in der Kanzlei sinnvoll ist.

Welche Nebenkosten fallen bei Lawfirm® nicht an?

  • Kosten für eine Herstellerinstallation (nicht erforderlich)
  • Kosten für eine Herstellerschulung (nicht erforderlich)
  • Technikerkosten für eine ‚Harmonisierung von Updates‘ (fallen nicht an)
  • Gesonderte Lizenzkosten für eine Datenbank (inklusive)
  • Hardware-Aufschläge zur ‚Subventionierung‘ von Softwaresystemen (wir verkaufen keine Hardware)
  • Zusatzkosten für eine gedruckte Benutzer-Dokumentation für jeden Arbeitsplatz (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Dokumentenverwaltungssystem (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Verwaltungssystem für digitale Diktate (inklusive)
  • Erwerb von Genossenschaftsanteilen, Mitgliedsbeiträgen, etc… (fallen nicht an)
  • Aufwandbezogene Kosten für besondere Softwarepflegemaßnahmen, z.B. bei Terminalserver-Systemen (fallen nicht an)

Welche Programm-Module kann man bei LawFirm® zusätzlich erwerben?

Keine!

Es gibt bei LawFirm® 4 Programmversionen mit klar definierten Zielgruppen
(Listenpreise für eine endgültige Nutzungslizenz in der bei Kauf aktuellen Version, jeweils zzgl. MwSt.):

  • LawFirm®-Standard, das 1-Platz-System für Berufseinsteiger und Nebenberufler (nur 350,- €) oder für nur 39,- € (mit Softwarepflegevertrag, 25,05 € p.Monat mit einer Mindeslaufzeit von nur 12 Monaten)
  • LawFirm®-Professional, das mehrplatzfähige Vollsystem für lokal arbeitende Kanzleien (nur 920,- € je Benutzer)
  • LawFirm® Enterprise, das Mehrplatzsystem für die Arbeit an verschiedenen Orten (Home-Office, bei Gericht, bei Mandanten, in verschiedenen Kanzleistandorten (weltweit möglich)) und zum mobilen Einsatz (Upgrade von der Professional-Version: nur 300,- € je Benutzer)
  • LawFirm®-Enterprise SQL+, das Enterprise System für mehr als 35 Arbeitsplätze basierend auf dem SQL-Server Datenbank-System von Microsoft (erfragen Sie Ihr individuelles Angebot)

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

usführliche Details und zu den niedrigen Gesamtkosten bei Anschaffung und Betrieb finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „LawFirm im Überblick“ sowie der beiliegenden Preisliste. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Ihre Zeit, darum geht’s … … beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Kanzleisoftware Highlight 01/2013)

Ihre Zeit, darum geht's - beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Aufgabenmanagement, Wirtschaftlichkeit mit der Anwaltssoftware LawFirm im Griff)

Bei Dienstleistern werden Arbeitszeiten normalerweise genau erfasst, den im Auftrag erzielten Erlösen gegenübergestellt und daraus der Grad der Rentabilität ermittelt. Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Rentabilität beruhen auf den daraus gewonnen Zahlen.

Anders noch bei vielen Kanzleien, bei denen nur nach ‚Bauchgefühl‘ vorgegangen wird. Das beruht auf folgenden Umständen:

  • Der zumeist über Jahre in Mandate investierte Zeitaufwand ist nicht bekannt ;
  • Versuche, direkt genaue Zeitaufzeichnungen vorzunehmen, scheitern meist an dem bei herkömmlichen komplizierten Zeiterfassungssystemen überhöhten Aufwand ;
  • Die Daten für Rentabilitätsberechnungen (und Zeithonorar-Abrechnungen) müssen aufwändig manuell bearbeitet werden,

Mit LawFirm® sind auch diese Probleme gelöst, und zwar durch das besondere Zeiterfassungssystem und die umfassenden Zeitauswertungen.

Was ist die Besonderheit der Zeiterfassung in LawFirm®?

Die Besonderheit der LawFirm®-Zeiterfassung liegt zunächst darin, dass nicht einzelne Arbeitsabschnitte, sondern alle Arbeitszeiten des Tages erfasst werden – mit einem Aufwand von weniger als 5 Minuten pro Tag. Anders als man es vielleicht erwartet, ist das deutlich rationeller als die selektive Erfassung einzelner Arbeitsabschnitte.

So wird das möglich:
Ein Zeiteintrag ist schon mit 5 Mausklicks erledigt:

  • Aktenauswahl aus Rollbalken (2); aber kein Zusatzaufwand, weil damit die Aktenauswahl auch für alle anderen Arbeitsfenster schon erledigt ist.
  • Tätigkeitsauswahl aus Rollbalken (2)
  • Wechsel zum nächsten Zeiteintrag (1)

Die weiteren benötigten Angaben (Anfangs- und Endzeit, Berechnung der Zeitdauer) werden von LawFirm® automatisch eingetragen.
Natürlich kann man auch manuell nur einzelne Arbeitsschritte erfassen oder nachtragen. Eine ‚Stoppuhr-Funktion‘ gibt es auch in LawFirm®.

Auch die anderen typischen Probleme von Zeiterfassungssystemen sind in LawFirm® rationell gelöst, u. a.:

  • Zeiteinträge zu neuen Mandaten (die erst später eingetragen werden)
  • Zeiteinträge zu kanzlei-internen Arbeiten ohne Akte (U-Mappen, Organisation, Personalgespräche etc.)
  • Fortsetzung von Tätigkeiten nach Kurzunterbrechung (z.B. Kurztelefonat)
  • Nacherfassung von externen Arbeitstagen
  • Tageskontrolle und -korrektur

Zeiterfassung für den Berufsträger durch das Sekretariat Erfassung von Fahrt-KM und Telefonkosten

Wie ist die Zeiterfassung in andere Funktionen von LawFirm® integriert?

Ausgehend von dem Ziel, die Erfassung von Arbeitszeiten und deren Nutzung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, sind in LawFirm® eine Vielzahl von Verknüpfungen geschaffen, u. a. :

  • Alle Zeiteinträge stehen unmittelbar nach deren Abschluss automatisch an allen LawFirm®-Arbeitsplätzen (zum Beispiel für Abrechnungen oder sonstige Auswertungen zur Verfügung – LawFirm® ist ein echtes Mehrbenutzersystem!)
  • Zeiteinträge können neben der Akte auch einer Adresse zugeordnet werden. Im Adressfenster findet sich dann ein personenbezogenes Arbeitsprotokoll (in Form der Zeiteinträge), welches u. a. nützlich ist
    • zur Information von mehreren für einen Mandanten tätigen Bearbeitern
    • für Maßnahmen zur Mandantenpflege (CRM = Customer Realationship Management)
  • Neue Zeiteinträge können unmittelbar aus Aufgaben (z.B. Telefonnotizen, Wiedervorlagen Termine etc.) begonnen werden, mit automatischer Übernahme der Tätigkeitbeschreibung und automatischem Erledigungseintrag (optional) bei Ende der betreffenden Arbeit.
  • In Zeithonorar-Mandaten wird die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.
  • Ein Zeit- und Budget-Infofenster zeigt auf Knopfdruck den aktuellen Zeitaufwand in der aktuellen Akte, die dort eingetragenen Gebühren und eine mitlaufende Kalkulation. Arbeitet die Kanzlei generell oder aufgrund Mandantenvereinbarung mit einem Honorar-Budget, so findet sich dort auch der aktuelle Budget-Verbrauch. Für sein Zeitmanagement kann der Benutzer dort auch die eigene Tagesstatistik einsehen (bezahlte / nicht bezahlte Zeiten etc.):

    Zeit- und Budget-Information, tatsächlich erzielter Stundensatz, Vergleich Zielhonorar mit eingetragenen Gebühren
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie funktioniert die Zeitabrechnung mit LawFirm®?

Zeithonorare können sowohl bei Akten mit einheitlichem Stundensatz, als auch bei Akten mit gesonderten Benutzer-Stundensätzen (in der LawFirm® Enterprise-Version) korrekt und transparent abgerechnet werden.

Die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) wird unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.

Mit Ausnahme von Korrekturen funktioniert die gesamte Zeitabrechnung mit einfachen Mausklicks. Es müssen keine Zeit-Daten manuell übertragen werden (Fehlervermeidung, Zeitersparnis).

Welche Zeitauswertungen gibt es in LawFirm®?

Da Zeit die ‚Ware‘ der Kanzlei ist, kommt es besonders darauf an, stets eine Übersicht und Kontrolle über den Zeiteinsatz in der Kanzlei zu haben. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Auswertungen in LawFirm®, die sämtlich mit Mausklick zu bedienen sind, u.a.:

  • Persönliche Tagesberichte für jeden Benutzer
    Zeit- und Tages-Auswertung, erfasste Stunden nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Auswertungen zur Aufteilung der Akten nach Abrechnungsart
    Akten-Verteilung, Akten-Anzahl nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Aktenbezogene Stundenübersichten mit Statistik-Funktionen
  • Viele kanzleibezogene Zeitauswertungen über frei definierbare Auswertungsbereiche (Time- and Billing-Funktionen in der LawFirm® Enterprise-Version)
  • Zeit- und Budgetinfo (s. o.)
  • Stundenaufstellungen für Liquidationen (s. o.)

Zusammengefasst: die Vorteile der Zeiterfassung, Zeitabrechnung und -Auswertung mit LawFirm®

  • Vollständige und fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten mit minimalem Eingabeaufwand:
  • Die Aktenauswahl stellt auch für andere Fenster den Arbeitskontext ein,
  • Unterstützung durch viele Schnelleingabe-Funktionen und -Knöpfe,
  • Mitlaufende Online-Vollzeiterfassung deshalb schon in ca. 3-5 min. / Tag,
  • Direkte Bearbeitungs-Abläufe (z.B. Stundenaufstellungen und -Abrechnungen mit wenigen Klicks), ohne Umwege,
  • Voll-Integration von Zeiterfassung, Liquidationserstellung, Analysen und Auswertungen (keine Doppeleingaben),
  • Zusammenarbeit mit der Aufgabenverwaltung (Übernahme der Aufgaben-Texte, Eintrag neuer Aufgaben per Klick),
  • Erfasste Zeiten sind schon mit dem Zeitpunkt des Entstehens unter Kontrolle (Arbeitsliste „Offene Stunden“),
  • Zeithonorar-Liquidationen auf Knopfdruck, Offene Posten im Griff, nie mehr vergessene abrechnungsfähige Zeiten,
  • Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kanzlei-Performance (in der LawFirm® Enterprise-Version),
  • Nachvollziehbarkeit aller Mandanten-Kontakte (für das Management der Kundenbeziehungen / CRM),
  • Kontrolle von mit Mandanten vereinbarten Budgets auf einen Blick (in der Akte und aktenübergreifend),
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version sind die Zeiterfassung und -Auswertungen überall und jederzeit aktuell verfügbar,
  • Viele Korrektur-Möglichkeiten.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…