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Elektronischer Rechtsverkehr: Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs (FördElRV) im BGBl. verkündet (11/2013)

Information zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) :
PDF-Broschüre (kostenlos zum Download) mit wichtigen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

FördElRV Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs verabschiedet (Bundestag: 13.06.2013, Bundesrat 05.07.2013) und verkündet (26.10.2013)

Elektronischer Rechtsverkehr - FördElRV Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV, EGVP, Anwaltspostfach, ...) mit der Anwaltssoftware LawFirm

Mit der Verkündung des „Gesetzes zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ – FördElRV – im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2013, Teil 1, Nr. 62 vom 16.10.2013) tritt das Gesetz nun stufenweise in Kraft. Der Bundestag hatte das Gesetz am 13.06.2013 beschlossen, der Bundesrat hat am 05.07.2013 zugestimmt.

Mit dem Gesetz kommen in der nächsten Zeit einige wichtige Änderungen auf die Kommunikationspartner der Justiz zu, bis hin zur flächendeckenden Nutzungs-Verpflichtung. Vieles ist jedoch auch jetzt schon möglich – auch wenn die flächendeckende Einheitlichkeit noch fehlt:

Im elektronischen Mahnverfahren gehört der elektronische Datenaustausch mit den Mahngerichten per EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) schon seit 2008 zum „Pflichtprogramm“. Die entsprechenden Funktionen sind daher in LawFirm schon ab der Standard-Version im Grundumfang (ohne Zusatzkosten) enthalten.

Bei einigen Gerichten – leider derzeit je nach Bundesland noch sehr uneinheitlich geregelt – können Anträge und Schriftsätze jetzt schon elektronisch eingereicht werden (Regelungen für die einzelnen Bundesländer/Gerichte).

Da eine der ersten Einführungsstufen der FördElRV die Anwälte verpflichtet, elektronisch für Nachrichten der Gerichte empfangsbereit zu sein, ist LawFirm jetzt schon (in der Professional-Version) in der Lage, komplette EGVP Nachrichten oder einzelne Anlagen einfach per Drag & Drop direkt in die LawFirm Akten zu übernehmen. Über die elektronischen Arbeitsmappen können die elektronisch eingegangenen Dokumente intern weitergeleitet, vorgelegt bzw. mit Verfügungen versehen werden. Mit dem speziellen „LawFirm EGVP-Nachrichten Viewer“ können die so in der Elektronischen Akte gespeicherten EGVP Nachrichten natürlich auch wieder angesehen werden:

Elektronischer Rechtsverkehr - EGVP Nachrichten-Viewer zur Anzeige von EGVP Eingangsnachrichten mit der Anwaltssoftware LawFirm

Besonders nützlich ist der elektronische Austausch von Dokumenten mit Gerichten für Kanzleien, die (wie mit LawFirm) intern schon mit elektronischen Dokumenten arbeiten. Der als Papier eingehende Schriftverkehr ist dann ohnehin schon eingescannt und die elektronischen Fassungen der Dokumente sind so sehr schnell zugänglich. Als „Nebeneffekt“ stehen die elektronischen Akten mit Mobilgeräten (Tablets, Smartphones, etc) auch ortsunabhängig / mobil und jederzeit auch mehreren Benutzern gleichzeitig zur Verfügung.

Die flächendeckende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs soll nun nach dem neuen Gesetz in folgenden Stufen eingeführt werden:

Zeitplan (Details)

  • Mit Verkündung: §371b ZPO (Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden)
  • ab 01.01.2014:  §555 (3), §565 (Anerkenntnisurteil nur auf Antrag des Klägers / zur Rücknahme der Revision)
  • ab 01.07.2014: diverse Regelungen zu Verordnungsermächtigungen, Formularverordnungen, maschineller Beglaubigung, elektronischen Zustellungsurkunden, elektronischer Aktenführung und elektronischen Ausfertigungen, zum arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren und zur Barrierefreiheit
  • ab 01.01.2016: zentrale Einreichung im elektronischen Schutzschriftenregister, besonderes elektronisches Anwaltspostfach „beA“ (§31 BRAO)
  • ab 01.01.2017: Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Schutzschriften
  • ab 01.01.2018: Dokumente können nun flächendeckend elektronisch eingereicht werden (§130a ZPO, etc); hierzu sieht Artikel 24 (1) eine Verschiebungsoption gemeinsam durch die Bundesländer vor.
    außerdem u.a. Regelungen zur Zustellung, zur automatisierten Empfangsbestätigung und zum elektronischen Empfangsbekenntnis als strukturierter Datensatz (§174 ZPO)
  • ab 01.01.2022: Nutzungspflicht u.a. für Rechtsanwälte nach §130d ZPO; hierzu sieht Artikel 24 (2) eine Vorverlegungsoption für die einzelnen Bundesländer vor.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

Ein Preis – das war’s! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Kanzleisoftware Highlight 02/2013)

Ein Preis – das war's! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Preise, Lizenzgebühren, Wartung, Softwarepflege, niedrige Gesamtkosten, günstig, preiswert)

Softwaresysteme, die in kostenpflichtige Module aufgeteilt sind, bringen für die Kanzlei das Risiko mit sich, zu viel oder zu wenig zu erwerben. Die Entscheidung, was richtig ist, ist zeitaufwändig und nicht immer treffsicher. LawFirm® wird deshalb als All-In-System verkauft, so dass die Kanzlei ohne Auswahlarbeit von vornherein alle Programm-Funktionen zur Verfügung hat. Die verschiedenen Funktionsbereiche (Beispiel: elektronische Sachbearbeitung von Dokumenten, Umsatzstatistiken) können dann nach und nach in Betrieb genommen werden, so wie es nach den Strukturen und Abläufen in der Kanzlei sinnvoll ist.

Welche Nebenkosten fallen bei Lawfirm® nicht an?

  • Kosten für eine Herstellerinstallation (nicht erforderlich)
  • Kosten für eine Herstellerschulung (nicht erforderlich)
  • Technikerkosten für eine ‚Harmonisierung von Updates‘ (fallen nicht an)
  • Gesonderte Lizenzkosten für eine Datenbank (inklusive)
  • Hardware-Aufschläge zur ‚Subventionierung‘ von Softwaresystemen (wir verkaufen keine Hardware)
  • Zusatzkosten für eine gedruckte Benutzer-Dokumentation für jeden Arbeitsplatz (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Dokumentenverwaltungssystem (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Verwaltungssystem für digitale Diktate (inklusive)
  • Erwerb von Genossenschaftsanteilen, Mitgliedsbeiträgen, etc… (fallen nicht an)
  • Aufwandbezogene Kosten für besondere Softwarepflegemaßnahmen, z.B. bei Terminalserver-Systemen (fallen nicht an)

Welche Programm-Module kann man bei LawFirm® zusätzlich erwerben?

Keine!

Es gibt bei LawFirm® 4 Programmversionen mit klar definierten Zielgruppen
(Listenpreise für eine endgültige Nutzungslizenz in der bei Kauf aktuellen Version, jeweils zzgl. MwSt.):

  • LawFirm®-Standard, das 1-Platz-System für Berufseinsteiger und Nebenberufler (nur 350,- €) oder für nur 39,- € (mit Softwarepflegevertrag, 25,05 € p.Monat mit einer Mindeslaufzeit von nur 12 Monaten)
  • LawFirm®-Professional, das mehrplatzfähige Vollsystem für lokal arbeitende Kanzleien (nur 920,- € je Benutzer)
  • LawFirm® Enterprise, das Mehrplatzsystem für die Arbeit an verschiedenen Orten (Home-Office, bei Gericht, bei Mandanten, in verschiedenen Kanzleistandorten (weltweit möglich)) und zum mobilen Einsatz (Upgrade von der Professional-Version: nur 300,- € je Benutzer)
  • LawFirm®-Enterprise SQL+, das Enterprise System für mehr als 35 Arbeitsplätze basierend auf dem SQL-Server Datenbank-System von Microsoft (erfragen Sie Ihr individuelles Angebot)

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

usführliche Details und zu den niedrigen Gesamtkosten bei Anschaffung und Betrieb finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „LawFirm im Überblick“ sowie der beiliegenden Preisliste. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Ihre Zeit, darum geht’s … … beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Kanzleisoftware Highlight 01/2013)

Ihre Zeit, darum geht's - beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Aufgabenmanagement, Wirtschaftlichkeit mit der Anwaltssoftware LawFirm im Griff)

Bei Dienstleistern werden Arbeitszeiten normalerweise genau erfasst, den im Auftrag erzielten Erlösen gegenübergestellt und daraus der Grad der Rentabilität ermittelt. Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Rentabilität beruhen auf den daraus gewonnen Zahlen.

Anders noch bei vielen Kanzleien, bei denen nur nach ‚Bauchgefühl‘ vorgegangen wird. Das beruht auf folgenden Umständen:

  • Der zumeist über Jahre in Mandate investierte Zeitaufwand ist nicht bekannt ;
  • Versuche, direkt genaue Zeitaufzeichnungen vorzunehmen, scheitern meist an dem bei herkömmlichen komplizierten Zeiterfassungssystemen überhöhten Aufwand ;
  • Die Daten für Rentabilitätsberechnungen (und Zeithonorar-Abrechnungen) müssen aufwändig manuell bearbeitet werden,

Mit LawFirm® sind auch diese Probleme gelöst, und zwar durch das besondere Zeiterfassungssystem und die umfassenden Zeitauswertungen.

Was ist die Besonderheit der Zeiterfassung in LawFirm®?

Die Besonderheit der LawFirm®-Zeiterfassung liegt zunächst darin, dass nicht einzelne Arbeitsabschnitte, sondern alle Arbeitszeiten des Tages erfasst werden – mit einem Aufwand von weniger als 5 Minuten pro Tag. Anders als man es vielleicht erwartet, ist das deutlich rationeller als die selektive Erfassung einzelner Arbeitsabschnitte.

So wird das möglich:
Ein Zeiteintrag ist schon mit 5 Mausklicks erledigt:

  • Aktenauswahl aus Rollbalken (2); aber kein Zusatzaufwand, weil damit die Aktenauswahl auch für alle anderen Arbeitsfenster schon erledigt ist.
  • Tätigkeitsauswahl aus Rollbalken (2)
  • Wechsel zum nächsten Zeiteintrag (1)

Die weiteren benötigten Angaben (Anfangs- und Endzeit, Berechnung der Zeitdauer) werden von LawFirm® automatisch eingetragen.
Natürlich kann man auch manuell nur einzelne Arbeitsschritte erfassen oder nachtragen. Eine ‚Stoppuhr-Funktion‘ gibt es auch in LawFirm®.

Auch die anderen typischen Probleme von Zeiterfassungssystemen sind in LawFirm® rationell gelöst, u. a.:

  • Zeiteinträge zu neuen Mandaten (die erst später eingetragen werden)
  • Zeiteinträge zu kanzlei-internen Arbeiten ohne Akte (U-Mappen, Organisation, Personalgespräche etc.)
  • Fortsetzung von Tätigkeiten nach Kurzunterbrechung (z.B. Kurztelefonat)
  • Nacherfassung von externen Arbeitstagen
  • Tageskontrolle und -korrektur

Zeiterfassung für den Berufsträger durch das Sekretariat Erfassung von Fahrt-KM und Telefonkosten

Wie ist die Zeiterfassung in andere Funktionen von LawFirm® integriert?

Ausgehend von dem Ziel, die Erfassung von Arbeitszeiten und deren Nutzung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, sind in LawFirm® eine Vielzahl von Verknüpfungen geschaffen, u. a. :

  • Alle Zeiteinträge stehen unmittelbar nach deren Abschluss automatisch an allen LawFirm®-Arbeitsplätzen (zum Beispiel für Abrechnungen oder sonstige Auswertungen zur Verfügung – LawFirm® ist ein echtes Mehrbenutzersystem!)
  • Zeiteinträge können neben der Akte auch einer Adresse zugeordnet werden. Im Adressfenster findet sich dann ein personenbezogenes Arbeitsprotokoll (in Form der Zeiteinträge), welches u. a. nützlich ist
    • zur Information von mehreren für einen Mandanten tätigen Bearbeitern
    • für Maßnahmen zur Mandantenpflege (CRM = Customer Realationship Management)
  • Neue Zeiteinträge können unmittelbar aus Aufgaben (z.B. Telefonnotizen, Wiedervorlagen Termine etc.) begonnen werden, mit automatischer Übernahme der Tätigkeitbeschreibung und automatischem Erledigungseintrag (optional) bei Ende der betreffenden Arbeit.
  • In Zeithonorar-Mandaten wird die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.
  • Ein Zeit- und Budget-Infofenster zeigt auf Knopfdruck den aktuellen Zeitaufwand in der aktuellen Akte, die dort eingetragenen Gebühren und eine mitlaufende Kalkulation. Arbeitet die Kanzlei generell oder aufgrund Mandantenvereinbarung mit einem Honorar-Budget, so findet sich dort auch der aktuelle Budget-Verbrauch. Für sein Zeitmanagement kann der Benutzer dort auch die eigene Tagesstatistik einsehen (bezahlte / nicht bezahlte Zeiten etc.):

    Zeit- und Budget-Information, tatsächlich erzielter Stundensatz, Vergleich Zielhonorar mit eingetragenen Gebühren
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie funktioniert die Zeitabrechnung mit LawFirm®?

Zeithonorare können sowohl bei Akten mit einheitlichem Stundensatz, als auch bei Akten mit gesonderten Benutzer-Stundensätzen (in der LawFirm® Enterprise-Version) korrekt und transparent abgerechnet werden.

Die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) wird unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.

Mit Ausnahme von Korrekturen funktioniert die gesamte Zeitabrechnung mit einfachen Mausklicks. Es müssen keine Zeit-Daten manuell übertragen werden (Fehlervermeidung, Zeitersparnis).

Welche Zeitauswertungen gibt es in LawFirm®?

Da Zeit die ‚Ware‘ der Kanzlei ist, kommt es besonders darauf an, stets eine Übersicht und Kontrolle über den Zeiteinsatz in der Kanzlei zu haben. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Auswertungen in LawFirm®, die sämtlich mit Mausklick zu bedienen sind, u.a.:

  • Persönliche Tagesberichte für jeden Benutzer
    Zeit- und Tages-Auswertung, erfasste Stunden nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Auswertungen zur Aufteilung der Akten nach Abrechnungsart
    Akten-Verteilung, Akten-Anzahl nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Aktenbezogene Stundenübersichten mit Statistik-Funktionen
  • Viele kanzleibezogene Zeitauswertungen über frei definierbare Auswertungsbereiche (Time- and Billing-Funktionen in der LawFirm® Enterprise-Version)
  • Zeit- und Budgetinfo (s. o.)
  • Stundenaufstellungen für Liquidationen (s. o.)

Zusammengefasst: die Vorteile der Zeiterfassung, Zeitabrechnung und -Auswertung mit LawFirm®

  • Vollständige und fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten mit minimalem Eingabeaufwand:
  • Die Aktenauswahl stellt auch für andere Fenster den Arbeitskontext ein,
  • Unterstützung durch viele Schnelleingabe-Funktionen und -Knöpfe,
  • Mitlaufende Online-Vollzeiterfassung deshalb schon in ca. 3-5 min. / Tag,
  • Direkte Bearbeitungs-Abläufe (z.B. Stundenaufstellungen und -Abrechnungen mit wenigen Klicks), ohne Umwege,
  • Voll-Integration von Zeiterfassung, Liquidationserstellung, Analysen und Auswertungen (keine Doppeleingaben),
  • Zusammenarbeit mit der Aufgabenverwaltung (Übernahme der Aufgaben-Texte, Eintrag neuer Aufgaben per Klick),
  • Erfasste Zeiten sind schon mit dem Zeitpunkt des Entstehens unter Kontrolle (Arbeitsliste „Offene Stunden“),
  • Zeithonorar-Liquidationen auf Knopfdruck, Offene Posten im Griff, nie mehr vergessene abrechnungsfähige Zeiten,
  • Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kanzlei-Performance (in der LawFirm® Enterprise-Version),
  • Nachvollziehbarkeit aller Mandanten-Kontakte (für das Management der Kundenbeziehungen / CRM),
  • Kontrolle von mit Mandanten vereinbarten Budgets auf einen Blick (in der Akte und aktenübergreifend),
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version sind die Zeiterfassung und -Auswertungen überall und jederzeit aktuell verfügbar,
  • Viele Korrektur-Möglichkeiten.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Management von Elektronischen Mahnanträgen (EDA) per EGVP – Bayerischer Anwaltbrief 09/2008

Elektronisches Mahnverfahren: EDA Mahnanträge per EGVP einfach im Griff mit der Anwaltssoftware LawFirm - ausführliche Informationen und grafische Übersichten

In der September-Ausgabe des Bayerischen AnwaltBriefs ist ein Artikel mit dem Thema „Management von Mahnbescheids-Anträgen mit LawFirm erschienen“ (Autor ist Rechtsanwalt Dieter M. Nauroth). Der Artikel geht auf den Aspekt ein, dass auch elektronisch gestellte Mahnanträge zu überwachen sind und dies ohne Papier zunächst eine neue Herausforderung für die Kanzleien darstellt. Hier einige Auszüge:

Einführung:

„Die aktuellen Diskussionen über die Beschaffung von Signaturkarten und die Einrichtung des EGVP lassen leicht übersehen, dass die wirklichen Herausforderungen erst nach Betriebsbereitschaft des EGVP im Tagesbetrieb entstehen. Denn dann wird sichtbar, dass das herkömmliche Wiedervorlage-System alleine kaum geeignet ist, EDA-Mahnbescheidsverfahren zu managen und unter Kontrolle zu halten.“

Fazit:

„Mit der kompletten Automatisierung und den Übersichtsfenstern sind die Voraussetzungen für eine reibungslose und kostengünstige Bearbeitung auch großer MB-Antragszahlen im Tagesbetrieb gegeben.“

Vollständiger Text des Artikels (Sonderdruck) zum Download …  (pdf, ca. 198 kB)

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit EGVP oder Diskette, Premium Funktion des Monats (09/2008)

Elektronisches Mahnverfahren (EDA) mit EGVP integriert in der Kanzleisoftware LawFirm

Auch der Bereich Elektronisches Mahnverfahren (schon ab LawFirm®-Standard inklusive) wurde in LawFirm® als Premium-Funktion realisiert.:

Herausragend ist hierbei die komplette Integration zwischen den Mahnbescheidsdaten in LawFirm® und den Eingangs- und Ausgangsdaten im EGVP. Kontrollinformationen (Empfangsbestätigungen, Quittungsnachrichten) und Verfahrensnachrichten (Monierungen, Erlass- und Kostennachrichten) werden per Knopfdruck aus dem EGVP übernommen und automatisch in die Überwachungs- und Bearbeitungslisten für das EDA-Verfahren eingestellt. Dies ermöglicht die Kontrolle „auf einen Blick“ in einem entsprechenden Kontrollfenster, das alle noch nicht beantworteten Anträge überwacht.

Diese Automatiken und Workflows machen mit LawFirm® auch bei großen Antragszahlen und bei der Arbeit im Team eine einfache, schnelle und sichere Bearbeitung von Mahnverfahren möglich.

Details zum EDA Mahnbescheid mit LawFirm finden Sie hier…

und als grafische Übersicht über die Abläufe im EDA Mahnverfahren (per Klick auf die Grafik wird die jeweils andere Übertragungsrichtung angezeigt).

Hier finden Sie weitere Premium-Funktionen… / die vorangegangenen Funktionen des Monats

Sonstige weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren (u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung), die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen (kostenlos und unverbindlich anfordern).