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EGVP Anwendung abgekündigt zum 01.01.2018 – Ersatz durch das beA

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell, 14.12.2016: LawFirm Upgrade V8.2t-4 mit 1. Stufe einer beA Anbindung veröffentlicht.

28.11.2016: Die BRAK teilt mit, dass das beA nun in Betrieb gegangen ist, nachdem der AGH dem Aufhebungsantrag der BRAK zu den bisher startverhindernden einstweiligen Anordnungen  am 25.11. stattgegeben hat. Nach der am 28.09. in Kraft getretenen Rechtsverordnung (RAVPV) ist die Nutzung des beA noch bis zum 01.01.2018 freiwillig.

09.09.2016: auf der neuen Seite „so gehts – beA in Betrieb nehmen“ haben wir einen Überblick und Anleitungen zu den Schritten bis zur Erstregistrierung (Inbesitznahme) des beA zusammengestellt.

 

Die Abschaltung der EGVP Anwendung ist zum 01.01.2018 angekündigt – für Rechtsanwälte wird EGVP durch das „besondere elektronische Anwaltspostfach“ (beA) ersetzt

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Aktuell: Das neue LawFirm® – zur Bildergalerie … – (rechts oben auf „i“ für Info klicken)

Das EGVP Projektbüro informiert die EGVP Anwender per Mitteilung auf der Internetseite www.egvp.de, dass die EGVP Anwendung ab dem 01.01.2018 nicht mehr zur Verfügung steht. Anwaltskanzleien sollen spätestens ab diesem Zeitpunkt ein „besonderes elektronisches Anwaltspostfach“ (beA) nutzen, das derzeit bei der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) entwickelt wird und nach aktueller Planung nun zum 29.09.2016 an den Start gehen soll.

Folgen für laufende Anwendungen

Damit werden wohl ab dem 01.01.2018 auch alle elektronischen Mahnanträge (EDA) über das beA abgewickelt werden müssen. Nutzer des EDA Mahnverfahrens sollten auf Mitteilungen dazu achten, auf welchem Wege die Antwortnachrichten zu Mahnanträgen, die kurz vor dem Jahresende gestellt wurden, beantwortet werden. Für das Verwalten bereits abgerufener EGVP-Nachrichten soll ab diesem Zeitpunkt eine spezielle Fassung des EGVP Programms bereitgestellt werden.

Zugriff auf Inhalte des EGVP Postfachs nach Ende der EGVP-Laufzeit

Die Daten aus dem EDA Mahnverfahren sind alle auch automatisch in LawFirm gespeichert. Die versendeten Daten stammen ja von dort und auch die empfangenen und mit LawFirm aus dem EGVP importierten EDA Dateien sind in LawFirm-Ordnern im Originalformat gespeichert. Die eingegangenen EDA-Nachrichten sind außerdem noch in dem mit Word lesbarem rtf-Format in den einzelnen elektronischen Akten gespeichert.

EGVP Nachrichten außerhalb des EDA Mahnverfahrens können wie bei E-Mails einfach per Drag & Drop nach LawFirm übernommen werden (sowohl die kompletten Nachrichten als auch einzelne Anlagen).

Unabhängig davon sind die EGVP Dateien aber auch mit dem Windows Explorer zugänglich: In dem EGVP Stamm-Ordner (der bei gestartetem EGVP im Titelbalken angezeigt wird) findet sich für jedes Postfach ein Windows Ordner „postfach_mailbox_…“. Unterhalb dieses Ordners gibt es die Ordner „eingang…“, „ausgang…“, „gesendet…“ etc. In diesen Ordnern wiederum existiert für jede einzelne Nachricht ein Unterordner. In einem solchen Nachrichtenunterordner ist die Nachricht als „message.html“ und die Anlagen in einem Ordner „attachments“ gespeichert.

Die wichtigsten Inhalte sind bei Bedarf also auch ohne EGVP Anwendung über den Windows Explorer zugänglich. Sicher ist es deshalb auch sinnvoll, den (im EGVP Titelbalken anzeigten) EGVP Stammordner noch auf ein Sicherungsmedium zu kopieren.

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) wird integriert

Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird von der BRAK zunächst als Internet-Anwendung entwickelt. Einen ersten Einblick in die voraussichtliche Benutzerführung erhielt man über eine Online-Umfrage der BRAK aus Dezember 2014.

Die BRAK hat darüber hinaus zugesagt, für das beA eine sachgerechte Schnittstelle für Fachsysteme (Anwaltssoftware) vorzusehen und baut aktuell eine entsprechende Schnittstellen-Definition weiter aus. Sobald die angekündigte Testumgebung von der BRAK bereitgestellt wird, werden wir die Anbindung der elektronischen Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagement von LawFirm® an das beA realisieren und im Rahmen einer neuen LawFirm® Version ausliefern können. Das gilt natürlich auch für die spezielle Workflow-Unterstützung im EDA Mahnverfahren.

Infoseite mit aktuellen Informationen zum beA

Wir stellen Ihnen eine Infoseite mit ständig aktualisierten Informationen zu den aktuellen Entwicklungen um das besondere elektronische Anwaltspostfach mit Links zu weiterführenden Informationen zur Verfügung.

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

BRAK: am 28.11.2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Betrieb gegangen (Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell, 14.12.2016: LawFirm Upgrade V8.2t-4 mit 1. Stufe einer beA Anbindung veröffentlicht.

28.11.2016: Die BRAK teilt mit, dass das beA nun in Betrieb gegangen ist, nachdem der AGH dem Aufhebungsantrag der BRAK zu den bisher startverhindernden einstweiligen Anordnungen  am 25.11. stattgegeben hat.

09.09.2016: auf der neuen Seite „so gehts – beA in Betrieb nehmen“ haben wir einen Überblick und Anleitungen zu den Schritten bis zur Erstregistrierung (Inbesitznahme) des beA zusammengestellt.

01.06.2016Die Laufzeit des EGVP wird ein weiteres Mal verlängert, jetzt bis zum 01.01.2018 (mit Support bis zum 31.12.2016).

BRAK: Starttermin verschoben - besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) der BRAK wird erst nach dem 01.01.2016 eingeführt - beA-Karte, Bestellung, Zeitplan, Zeitablauf, technische Voraussetzungen, Elektronischer Rechtsverkehr mit der Anwaltssoftware LawFirm - Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Nach dem „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV)“ hat die BRAK ein „besonderes elektronisches Anwaltspostfach“ (beA) eingerichtet (gestartet am 28.11.2016, Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018).

Nach §31 BRAO (geändert mit dem FördElRV Gesetz) wäre die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) verpflichtet gewesen, zum 01.01.2016 für jeden Rechtsanwalt die Voraussetzungen zum Empfang von Sendungen deutscher Gerichte über das neue besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zu schaffen. Dieser Starttermin wurde zwischenzeitlich auf einen späteren Zeitpunkt verschoben; am 14.04.2016 teilte die BRAK zunächst den 29.09.2016 als neuen Starttermin mit. Nachdem wegen einstweiliger Anordnungen des AGH der geplante Start nicht möglich war, hat die BRAK das beA nun am 28.11.2016 in Betrieb genommen. Im Juli 2016 hatte die BRAK auf ihrer Infoseite erste Screenshots des neuen Anwaltspostfachs veröffentlicht. Nach der am 28.09. in Kraft getretenen Rechtsverordnung (RAVPV) ist die Nutzung des beA noch bis zum 01.01.2018 freiwillig, danach besteht eine Pflicht zur Empfangsbereitschaft.

Das beA erreichen Sie nun unter https://www.bea-brak.de – außerdem hier eine Hilfe-Seite mit Benutzungs-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA Supports. Außerdem gibt die BRAK einen beA-Newsletter heraus.

Unser Tipp: Die für das beA bestellten Chipkarten-Lesegeräte können auch mit dem EGVP verwendet werden, das noch bis zum 01.01.2018 geöffnet bleibt. Einrichtungsanleitungen zum EGVP liegen dem kostenlosen LawFirm Testsystem bei. Bei vielen Gerichten ist damit bereits jetzt eine Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr möglich:

Welche Gerichte haben schon den elektronischen Rechtsverkehr eröffnet?

Eine Übersichtskarte zum aktuellen Stand des elektronischen Rechtsverkehrs finden Sie hier. Die Details zu den Regelungen für die einzelnen Gerichte und Bundesländer können Sie hier nachsehen.

 

Wichtig: unabhängig von dem beA-Startzeitpunkt wird bei LawFirm – anders als bei anderen Kanzleisystemen – für das beA keine kostspielige Umstellung auf ein neues Datenbanksystem erforderlich sein.

 

Zur Bestellung der beA-Chipkarten und -Lesegeräte

Für die Inbesitznahme des beA benötigt jede/r Anwältin/Anwalt eine individuelle beA-Karte. Wenn über das beA nicht nur eingehende Nachrichten empfangen, sondern auch versendet werden sollen, dann sollte die beA-Karte auch mit Signaturfunktion versehen sein. Die Notarkammer hat zugesagt, alle Karten, die bis Juni 2016 bestellt werden, rechtzeitig vor dem 29.09.2016 auszuliefern.Voraussichtlich ab dem 15.09.2016 soll die Erstregistrierung (= „Inbesitznahme“) der Anwaltspostfächer möglich sein.

Wenn auch die Mitarbeiter/innen Zugang zum Anwaltspostfach erhalten sollen, wird mindestens ein Mitarbeiterzertifikat benötigt. Dieses Zertifikat ist als (günstigeres) Softwarezertifikat oder auf einer sog. Mitarbeiter-Karte erhältlich. Das Softwarezertifikat wird als Datei ausgeliefert, so dass dafür kein Lesegerät gebraucht wird. Es sollte aber aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Computer, sondern z.B. auf einem USB Stick gespeichert werden. Den USB Stick kann man dann wie einer Karte mit sich führen und bei Bedarf am Computer anstecken, dann ist es ähnlich sicher wie eine Mitarbeiter-Karte.

Von den Anwaltspostfächern aus können dann Zugriffsrechte an das Mitarbeiterzertifikat vergeben und so z.B. die Aufgabe des Abholens von Nachrichten delegiert werden. Wenn bei der Rechtevergabe nicht zwischen den verschiedenen Mitarbeiter/innen unterschieden werden muss, können auch mehrere Personen das gleiche Zertifikat verwenden.

 

Überblick: Schritte zur Erstregistrierung

beA-Chipkarten: PIN-Änderung und Nachladen der SIgnaturfunktion

Wenn Sie die beA-Karte erhalten haben, muss diese noch über die Internet-Seite http://bea.bnotk.de/sak mit einer neuen PIN Nummer versehen werden (Schritt-für-Schritt-Anleitung der BNotK). Wichtiger Hinweis: Für die Änderung der PIN Nummer wird ein Chipkarten-Lesegerät mit Display benötigt; die Lesegeräte ohne Display werden durch die Funktion zur PIN Änderung auf der Seite der BNotK leider nicht unterstützt.

Eine ggf. bestellte Signaturfunktion wird durch die Bundesnotarkammer in einem „Aufladeverfahren“ ausgeliefert (Details zum Ablauf des Nachladeverfahrens).

beA-Erstregistrierung: Die „Inbesitznahme“ des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs

Die beA-Karte kann nun für die Erstregistrierung des Anwaltspostfachs (Überblick) verwendet werden (Schritt-für-Schritt Anleitung der BRAK zum genauen Ablauf der Erstregistrierung).

Darüber hinaus hat die BRAK im Juli 2016 auf ihrer Infoseite zur Veranschaulichung der sonstigen Bedienabläufe weitere Screenshots des neuen Anwaltspostfachs veröffentlicht.

Arbeitsabläufe in der Kanzlei

 

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen bei dem beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

Elektronischer Rechtsverkehr: Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs (FördElRV) im BGBl. verkündet (11/2013)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).

FördElRV Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs verabschiedet (Bundestag: 13.06.2013, Bundesrat 05.07.2013) und verkündet (26.10.2013)

Elektronischer Rechtsverkehr - FördElRV Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV, EGVP, Anwaltspostfach, ...) mit der Anwaltssoftware LawFirm

Mit der Verkündung des „Gesetzes zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ – FördElRV – im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2013, Teil 1, Nr. 62 vom 16.10.2013) tritt das Gesetz nun stufenweise in Kraft. Der Bundestag hatte das Gesetz am 13.06.2013 beschlossen, der Bundesrat hat am 05.07.2013 zugestimmt.

Mit dem Gesetz kommen in der nächsten Zeit einige wichtige Änderungen auf die Kommunikationspartner der Justiz zu, bis hin zur flächendeckenden Nutzungs-Verpflichtung. Vieles ist jedoch auch jetzt schon möglich – auch wenn die flächendeckende Einheitlichkeit noch fehlt:

Im elektronischen Mahnverfahren gehört der elektronische Datenaustausch mit den Mahngerichten per EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) schon seit 2008 zum „Pflichtprogramm“. Die entsprechenden Funktionen sind daher in LawFirm schon ab der Standard-Version im Grundumfang (ohne Zusatzkosten) enthalten.

Bei einigen Gerichten – leider derzeit je nach Bundesland noch sehr uneinheitlich geregelt – können Anträge und Schriftsätze jetzt schon elektronisch eingereicht werden (Regelungen für die einzelnen Bundesländer/Gerichte).

Da eine der ersten Einführungsstufen der FördElRV die Anwälte verpflichtet, elektronisch für Nachrichten der Gerichte empfangsbereit zu sein, ist LawFirm jetzt schon (in der Professional-Version) in der Lage, komplette EGVP Nachrichten oder einzelne Anlagen einfach per Drag & Drop direkt in die LawFirm Akten zu übernehmen. Über die elektronischen Arbeitsmappen können die elektronisch eingegangenen Dokumente intern weitergeleitet, vorgelegt bzw. mit Verfügungen versehen werden. Mit dem speziellen „LawFirm EGVP-Nachrichten Viewer“ können die so in der Elektronischen Akte gespeicherten EGVP Nachrichten natürlich auch wieder angesehen werden:

Elektronischer Rechtsverkehr - EGVP Nachrichten-Viewer zur Anzeige von EGVP Eingangsnachrichten mit der Anwaltssoftware LawFirm

Besonders nützlich ist der elektronische Austausch von Dokumenten mit Gerichten für Kanzleien, die (wie mit LawFirm) intern schon mit elektronischen Dokumenten arbeiten. Der als Papier eingehende Schriftverkehr ist dann ohnehin schon eingescannt und die elektronischen Fassungen der Dokumente sind so sehr schnell zugänglich. Als „Nebeneffekt“ stehen die elektronischen Akten mit Mobilgeräten (Tablets, Smartphones, etc) auch ortsunabhängig / mobil und jederzeit auch mehreren Benutzern gleichzeitig zur Verfügung.

Die flächendeckende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs soll nun nach dem neuen Gesetz in folgenden Stufen eingeführt werden:

Zeitplan (Details)

  • Mit Verkündung: §371b ZPO (Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden)
  • ab 01.01.2014:  §555 (3), §565 (Anerkenntnisurteil nur auf Antrag des Klägers / zur Rücknahme der Revision)
  • ab 01.07.2014: diverse Regelungen zu Verordnungsermächtigungen, Formularverordnungen, maschineller Beglaubigung, elektronischen Zustellungsurkunden, elektronischer Aktenführung und elektronischen Ausfertigungen, zum arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren und zur Barrierefreiheit
  • ab 01.01.2016: zentrale Einreichung im elektronischen Schutzschriftenregister, besonderes elektronisches Anwaltspostfach „beA“ (§31 BRAO)
  • ab 01.01.2017: Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Schutzschriften
  • ab 01.01.2018: Dokumente können nun flächendeckend elektronisch eingereicht werden (§130a ZPO, etc); hierzu sieht Artikel 24 (1) eine Verschiebungsoption gemeinsam durch die Bundesländer vor.
    außerdem u.a. Regelungen zur Zustellung, zur automatisierten Empfangsbestätigung und zum elektronischen Empfangsbekenntnis als strukturierter Datensatz (§174 ZPO)
  • ab 01.01.2022: Nutzungspflicht u.a. für Rechtsanwälte nach §130d ZPO; hierzu sieht Artikel 24 (2) eine Vorverlegungsoption für die einzelnen Bundesländer vor.

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).

 

Ein Preis – das war’s! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Kanzleisoftware Highlight 02/2013)

Ein Preis – das war's! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Preise, Lizenzgebühren, Wartung, Softwarepflege, niedrige Gesamtkosten, günstig, preiswert)

Softwaresysteme, die in kostenpflichtige Module aufgeteilt sind, bringen für die Kanzlei das Risiko mit sich, zu viel oder zu wenig zu erwerben. Die Entscheidung, was richtig ist, ist zeitaufwändig und nicht immer treffsicher. LawFirm® wird deshalb als All-In-System verkauft, so dass die Kanzlei ohne Auswahlarbeit von vornherein alle Programm-Funktionen zur Verfügung hat. Die verschiedenen Funktionsbereiche (Beispiel: elektronische Sachbearbeitung von Dokumenten, Umsatzstatistiken) können dann nach und nach in Betrieb genommen werden, so wie es nach den Strukturen und Abläufen in der Kanzlei sinnvoll ist.

Welche Nebenkosten fallen bei Lawfirm® nicht an?

  • Kosten für eine Herstellerinstallation (nicht erforderlich)
  • Kosten für eine Herstellerschulung (nicht erforderlich)
  • Technikerkosten für eine ‚Harmonisierung von Updates‘ (fallen nicht an)
  • Gesonderte Lizenzkosten für eine Datenbank (inklusive)
  • Hardware-Aufschläge zur ‚Subventionierung‘ von Softwaresystemen (wir verkaufen keine Hardware)
  • Zusatzkosten für eine gedruckte Benutzer-Dokumentation für jeden Arbeitsplatz (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Dokumentenverwaltungssystem (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Verwaltungssystem für digitale Diktate (inklusive)
  • Erwerb von Genossenschaftsanteilen, Mitgliedsbeiträgen, etc… (fallen nicht an)
  • Aufwandbezogene Kosten für besondere Softwarepflegemaßnahmen, z.B. bei Terminalserver-Systemen (fallen nicht an)

Welche Programm-Module kann man bei LawFirm® zusätzlich erwerben?

Keine!

Es gibt bei LawFirm® 4 Programmversionen mit klar definierten Zielgruppen
(Listenpreise für eine endgültige Nutzungslizenz in der bei Kauf aktuellen Version, jeweils zzgl. MwSt.):

  • LawFirm®-Standard, das 1-Platz-System für Berufseinsteiger und Nebenberufler (nur 350,- €) oder für nur 39,- € (mit Softwarepflegevertrag, 25,05 € p.Monat mit einer Mindeslaufzeit von nur 12 Monaten)
  • LawFirm®-Professional, das mehrplatzfähige Vollsystem für lokal arbeitende Kanzleien (nur 920,- € je Benutzer)
  • LawFirm® Enterprise, das Mehrplatzsystem für die Arbeit an verschiedenen Orten (Home-Office, bei Gericht, bei Mandanten, in verschiedenen Kanzleistandorten (weltweit möglich)) und zum mobilen Einsatz (Upgrade von der Professional-Version: nur 300,- € je Benutzer)
  • LawFirm®-Enterprise SQL+, das Enterprise System für mehr als 35 Arbeitsplätze basierend auf dem SQL-Server Datenbank-System von Microsoft (erfragen Sie Ihr individuelles Angebot)

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

usführliche Details und zu den niedrigen Gesamtkosten bei Anschaffung und Betrieb finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „LawFirm im Überblick“ sowie der beiliegenden Preisliste. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Ihre Zeit, darum geht’s … … beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Kanzleisoftware Highlight 01/2013)

Ihre Zeit, darum geht's - beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Aufgabenmanagement, Wirtschaftlichkeit mit der Anwaltssoftware LawFirm im Griff)

Bei Dienstleistern werden Arbeitszeiten normalerweise genau erfasst, den im Auftrag erzielten Erlösen gegenübergestellt und daraus der Grad der Rentabilität ermittelt. Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Rentabilität beruhen auf den daraus gewonnen Zahlen.

Anders noch bei vielen Kanzleien, bei denen nur nach ‚Bauchgefühl‘ vorgegangen wird. Das beruht auf folgenden Umständen:

  • Der zumeist über Jahre in Mandate investierte Zeitaufwand ist nicht bekannt ;
  • Versuche, direkt genaue Zeitaufzeichnungen vorzunehmen, scheitern meist an dem bei herkömmlichen komplizierten Zeiterfassungssystemen überhöhten Aufwand ;
  • Die Daten für Rentabilitätsberechnungen (und Zeithonorar-Abrechnungen) müssen aufwändig manuell bearbeitet werden,

Mit LawFirm® sind auch diese Probleme gelöst, und zwar durch das besondere Zeiterfassungssystem und die umfassenden Zeitauswertungen.

Was ist die Besonderheit der Zeiterfassung in LawFirm®?

Die Besonderheit der LawFirm®-Zeiterfassung liegt zunächst darin, dass nicht einzelne Arbeitsabschnitte, sondern alle Arbeitszeiten des Tages erfasst werden – mit einem Aufwand von weniger als 5 Minuten pro Tag. Anders als man es vielleicht erwartet, ist das deutlich rationeller als die selektive Erfassung einzelner Arbeitsabschnitte.

So wird das möglich:
Ein Zeiteintrag ist schon mit 5 Mausklicks erledigt:

  • Aktenauswahl aus Rollbalken (2); aber kein Zusatzaufwand, weil damit die Aktenauswahl auch für alle anderen Arbeitsfenster schon erledigt ist.
  • Tätigkeitsauswahl aus Rollbalken (2)
  • Wechsel zum nächsten Zeiteintrag (1)

Die weiteren benötigten Angaben (Anfangs- und Endzeit, Berechnung der Zeitdauer) werden von LawFirm® automatisch eingetragen.
Natürlich kann man auch manuell nur einzelne Arbeitsschritte erfassen oder nachtragen. Eine ‚Stoppuhr-Funktion‘ gibt es auch in LawFirm®.

Auch die anderen typischen Probleme von Zeiterfassungssystemen sind in LawFirm® rationell gelöst, u. a.:

  • Zeiteinträge zu neuen Mandaten (die erst später eingetragen werden)
  • Zeiteinträge zu kanzlei-internen Arbeiten ohne Akte (U-Mappen, Organisation, Personalgespräche etc.)
  • Fortsetzung von Tätigkeiten nach Kurzunterbrechung (z.B. Kurztelefonat)
  • Nacherfassung von externen Arbeitstagen
  • Tageskontrolle und -korrektur

Zeiterfassung für den Berufsträger durch das Sekretariat Erfassung von Fahrt-KM und Telefonkosten

Wie ist die Zeiterfassung in andere Funktionen von LawFirm® integriert?

Ausgehend von dem Ziel, die Erfassung von Arbeitszeiten und deren Nutzung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, sind in LawFirm® eine Vielzahl von Verknüpfungen geschaffen, u. a. :

  • Alle Zeiteinträge stehen unmittelbar nach deren Abschluss automatisch an allen LawFirm®-Arbeitsplätzen (zum Beispiel für Abrechnungen oder sonstige Auswertungen zur Verfügung – LawFirm® ist ein echtes Mehrbenutzersystem!)
  • Zeiteinträge können neben der Akte auch einer Adresse zugeordnet werden. Im Adressfenster findet sich dann ein personenbezogenes Arbeitsprotokoll (in Form der Zeiteinträge), welches u. a. nützlich ist
    • zur Information von mehreren für einen Mandanten tätigen Bearbeitern
    • für Maßnahmen zur Mandantenpflege (CRM = Customer Realationship Management)
  • Neue Zeiteinträge können unmittelbar aus Aufgaben (z.B. Telefonnotizen, Wiedervorlagen Termine etc.) begonnen werden, mit automatischer Übernahme der Tätigkeitbeschreibung und automatischem Erledigungseintrag (optional) bei Ende der betreffenden Arbeit.
  • In Zeithonorar-Mandaten wird die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.
  • Ein Zeit- und Budget-Infofenster zeigt auf Knopfdruck den aktuellen Zeitaufwand in der aktuellen Akte, die dort eingetragenen Gebühren und eine mitlaufende Kalkulation. Arbeitet die Kanzlei generell oder aufgrund Mandantenvereinbarung mit einem Honorar-Budget, so findet sich dort auch der aktuelle Budget-Verbrauch. Für sein Zeitmanagement kann der Benutzer dort auch die eigene Tagesstatistik einsehen (bezahlte / nicht bezahlte Zeiten etc.):

    Zeit- und Budget-Information, tatsächlich erzielter Stundensatz, Vergleich Zielhonorar mit eingetragenen Gebühren
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie funktioniert die Zeitabrechnung mit LawFirm®?

Zeithonorare können sowohl bei Akten mit einheitlichem Stundensatz, als auch bei Akten mit gesonderten Benutzer-Stundensätzen (in der LawFirm® Enterprise-Version) korrekt und transparent abgerechnet werden.

Die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) wird unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.

Mit Ausnahme von Korrekturen funktioniert die gesamte Zeitabrechnung mit einfachen Mausklicks. Es müssen keine Zeit-Daten manuell übertragen werden (Fehlervermeidung, Zeitersparnis).

Welche Zeitauswertungen gibt es in LawFirm®?

Da Zeit die ‚Ware‘ der Kanzlei ist, kommt es besonders darauf an, stets eine Übersicht und Kontrolle über den Zeiteinsatz in der Kanzlei zu haben. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Auswertungen in LawFirm®, die sämtlich mit Mausklick zu bedienen sind, u.a.:

  • Persönliche Tagesberichte für jeden Benutzer
    Zeit- und Tages-Auswertung, erfasste Stunden nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Auswertungen zur Aufteilung der Akten nach Abrechnungsart
    Akten-Verteilung, Akten-Anzahl nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Aktenbezogene Stundenübersichten mit Statistik-Funktionen
  • Viele kanzleibezogene Zeitauswertungen über frei definierbare Auswertungsbereiche (Time- and Billing-Funktionen in der LawFirm® Enterprise-Version)
  • Zeit- und Budgetinfo (s. o.)
  • Stundenaufstellungen für Liquidationen (s. o.)

Zusammengefasst: die Vorteile der Zeiterfassung, Zeitabrechnung und -Auswertung mit LawFirm®

  • Vollständige und fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten mit minimalem Eingabeaufwand:
  • Die Aktenauswahl stellt auch für andere Fenster den Arbeitskontext ein,
  • Unterstützung durch viele Schnelleingabe-Funktionen und -Knöpfe,
  • Mitlaufende Online-Vollzeiterfassung deshalb schon in ca. 3-5 min. / Tag,
  • Direkte Bearbeitungs-Abläufe (z.B. Stundenaufstellungen und -Abrechnungen mit wenigen Klicks), ohne Umwege,
  • Voll-Integration von Zeiterfassung, Liquidationserstellung, Analysen und Auswertungen (keine Doppeleingaben),
  • Zusammenarbeit mit der Aufgabenverwaltung (Übernahme der Aufgaben-Texte, Eintrag neuer Aufgaben per Klick),
  • Erfasste Zeiten sind schon mit dem Zeitpunkt des Entstehens unter Kontrolle (Arbeitsliste „Offene Stunden“),
  • Zeithonorar-Liquidationen auf Knopfdruck, Offene Posten im Griff, nie mehr vergessene abrechnungsfähige Zeiten,
  • Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kanzlei-Performance (in der LawFirm® Enterprise-Version),
  • Nachvollziehbarkeit aller Mandanten-Kontakte (für das Management der Kundenbeziehungen / CRM),
  • Kontrolle von mit Mandanten vereinbarten Budgets auf einen Blick (in der Akte und aktenübergreifend),
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version sind die Zeiterfassung und -Auswertungen überall und jederzeit aktuell verfügbar,
  • Viele Korrektur-Möglichkeiten.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…