Schlagwort-Archiv: Archivierung

Klicken statt Akten tragen – Dokumente per Mausklick weitergeben (Kanzleisoftware Highlight 06/2013)

Klicken statt Akten tragen - Dokumente per Mausklick weitergeben (Verfügung, Weiterleiten, Dokumentenworkflow, Aktensuche, Teamwork, Workflow, Arbeitsablauf, ...)

Aktuell, 22.03.2017: Neues LawFirm Angebot für Einsteiger/Nebenberufler (schon ab 39 €).
Aktuell (zum beA Start am 28.11.2016): optimal auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) vorbereitet
– mit den elektronischen Dokumenten-Workflows in LawFirm (Teamarbeit mit elektronischen Dokumenten bei der Vorbereitung von beA Ausgängen und der Bearbeitung von beA Eingängen):

Dokumente und Akten wurden bisher immer wieder körperlich von Schreibtisch zu Schreibtisch hin- und her transportiert. Das Dokumentenworkflow-System in LawFirm® macht dem gegenüber die meisten Papier- und Aktentransporte überflüssig und erspart außerdem die bisher üblichen Akten-Suchzeiten. Möglich wird das durch das in LawFirm® realisierte moderne Konzept, bereits die Sachbearbeitung auf Grundlage der elektronischen Dokumente durchzuführen. Die Weitergabe an andere LawFirm®-Benutzer erfolgt hierbei per Mausklick in Bruchteilen von Sekunden.

Was ist ein Dokumentenworkflow-System ?

Unter einer „Elektronischen Akte“ wird traditionell ein bloßes Archiv der selbst erstellten und der eingegangenen Dokumente verstanden. Die elektronischen Fassungen der Dokumente werden nur für spätere Zugriffe und Suchvorgänge vorgehalten. Die vorherige Sachbearbeitung der eingehenden Post und auch die Bearbeitung des Ausgangsschriftverkehrs (redigieren, korrigieren) beruht nach wie vor auf papiergebunden Arbeitsabläufen.

Berücksichtigt man, dass ein großer Teil der Arbeiten in einer Kanzlei dokumentbezogen ist, wird schnell klar, dass mit einer einfachen „Elektronischen Akte“ die eigentlichen Rationalisierungsmöglichkeiten gar nicht adressiert werden. Der Schlüssel zur Vereinfachung der dokumentgebundenen Arbeitsabläufe liegt in einer „Digitalen Sachbearbeitung“ mit einem Dokumentenworkflow-System, in dem alle Arbeitsschritte aus der Papierbearbeitung elektronisch abgebildet sind.

In LawFirm® haben wir ein modernes exklusives System für die in der Kanzlei benötigten ‚adhoc-Workflows‘ entwickelt:

  • Jeder Benutzer hat in LawFirm® einen kompletten Satz elektronischer Arbeitsmappen, die jeweils mit Aufgabenarten ‚beschriftet‘ sind.
  • Eingehende und selbst erstellte Dokumente werden bereits vor Beginn der Sachbearbeitung in die elektronischen Akten aufgenommen;
  • Unter Einsatz der elektronischen Arbeitsmappen werden zu bearbeitende Dokumente dem zuständigen Bearbeiter als strukturierte Aufgaben elektronisch vorgelegt.

Der Bearbeiter hat damit gezielten Zugriff auf zu bearbeitende Dokumente und kann die Reihenfolge der Bearbeitung seinem persönlichen Arbeitsablauf anpassen, ohne ständig neu sortieren und strukturieren zu müssen.

Im Rahmen der elektronischen Sachbearbeitung werden die sich aus dem Dokument ergebenden Verfügungen (Fristen, Termine, Wiedervorlagen, Telefonate und allgemeine Aufgaben) direkt zu dem Dokument erfasst.

Mit einem einfachen Mausklick leitet der Bearbeiter das Dokument – versehen mit einem Verfügungstext – an den nächsten Bearbeiter (z.B. an das Sekretariat) weiter oder legt es – wenn alles erledigt ist – im ‚Akteninhalt‘ ab.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in der Kanzlei:

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Workflow, Eingangspost, Verfügungen, Digitale Akte / Arbeitsmappen - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Welche Transportvorgänge werden bei der Arbeit mit LawFirm® eingespart ?

Wer nur die papiergebundene Arbeitsweise kennt, kann sich kaum vorstellen, wie viele Arbeiten und Wege bei der Arbeit mit einem modernen Workflow-System eingespart werden können. Hier ein paar Beispiele:

  • Sammeln und stapeln von Dokumenten für den Kopierer ist überflüssig (die Dokumente liegen schon elektronisch vor und können einfach am Arbeitsplatz – deutlich billiger – gedruckt werden)
  • Transport zum Kopierer + kopieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Rücktransport + Original-Stapel auseinandernehmen + Originale abheften werden überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Kopien auseinandernehmen und sortieren ist überflüssig (einfach am Arbeitsplatz drucken)
  • Eingangspost der Akte zuordnen und zum Bearbeiter transportieren ist überflüssig (elektronische Vorlage über die elektronischen Arbeitsmappen)
  • Akten mit Eingangspost und Diktatbändern zurücktransportieren und weghängen ist überflüssig (digitale Diktate werden per Mausklick zum Sekretariat transportiert)
  • Telefonnotizen auf Schreibtisch des Bearbeiters legen ist überflüssig (per Mausklick zum Bearbeiter ggf. mit ‚Sofort-Erinnerung‘)
  • Eilige Verfügungen persönlich an das Sekretariat übermitteln ist überflüssig (Verfügungen werden elektronisch per Mausklick übertragen)
  • und Vieles mehr …

Diese Einsparungen realisieren sich vom ersten Tag der Nutzung des Workflow-Systems in LawFirm®. Es werden Arbeitszeiten für andere Aufgaben verfügbar und der allgemeine Arbeitsdruck nimmt spürbar ab.

Zusammengefasst: Wo liegen die Vorteile der elektronischen Sachbearbeitung von Anfang an ?

  • Die elektronische Arbeit erfordert fast keinen Einarbeitungsaufwand, da die gewohnten Abläufe der Papierarbeit in elektronischen Werkzeugen umgesetzt sind.
  • Alle Dokumente werden – wie von der Papierakte gewohnt – in einer gemeinsamen Bedien-Oberfläche angezeigt, unabhängig von technischer Quelle (Papier, elektronisch) und Dateiformat (z.B. Word-Dokument, Fax-Datei, Scan-Datei, digitales Diktat, Internet-Seite, Excelsheet, Bild, Video, etc.);
  • die elektronische Vorlage macht den Papiertransport überflüssig – die Papier-Akte bleibt im Aktenbock/Regal;
  • auch die Papier-Akte ist – wenn Sie einmal benötigt wird (z.B. für große Schriftsätze oder Verträge) – immer sofort zu finden; Suchzeiten entfallen;
  • anders als bei Aktenstapeln auf dem Schreibtisch hat jeder LawFirm®-Nutzer mit den elektronischen Arbeitsmappen einen stets aktuellen, nach Aufgabenarten gegliederten Überblick über die von ihm noch zu bearbeitenden Dokumente;
  • zu bearbeitende Dokumente können nicht mehr übersehen werden;
  • auf einen Blick ist zu jedem Dokument sichtbar, welche Aufgaben, Termine, Fristen, Telefonate, Wiedervorlagen etc. eingetragen sind und welche davon bereits erledigt sind;
  • andererseits gelangt man per Mausklick von der Aufgabe (z.B. von der eingetragenen Frist) zu dem auslösenden Dokument (z.B. Fristenverfügung des Gerichts), so dass auch die 4-Augen-Kontrolle von Aufgabeneinträgen sehr einfach ist;
  • ein separates Diktat-Verwaltungssystem ist nicht erforderlich: Digitale Diktate werden in LawFirm® so verwaltet wie das spätere Word-Dokument. Dasselbe gilt für Dokumente, die mit Hilfe der Spracherkennung erstellt wurden.
  • Kenntnisnahme-Kopien werden nicht mehr am Kopierer, sondern per Mausklick als Ausdruck erstellt. Kenntnisnahme-Schreiben sind mit ein paar Mausklicks erstellt – denn LawFirm® ‚weiß ja schon‘, zu welcher Akte mit welchen Beteiligten das Dokument gehört.
  • Schon der stark reduzierte Aufwand für die Information des Mandanten durch Kenntnisnahme-Schreiben wiegt bei weitem dem Anfangs-Aufwand für das Erfassen der neu eingehenden Papierdokumente auf (alte Dokumente müssen nicht vorher eingescannt werden);

Wo liegen die Vorteile der elektronischen Akte als ständig verfügbares Archiv ?

Das Archiv der Dokumente in der Akte, die „Elektronische Akte“, entsteht bei der Arbeit in LawFirm®ohne Zusatzaufwand nebenbei, gleichsam als ‚Abfallprodukt‘ der Erfassung der Dokumente für die elektronische Sachbearbeitung.

Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Dokumenten-Viewer + dynamische Baumstruktur - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv Elektronische Akte / Dokumentenmanagement - Teamarbeit mit Dokumenten und Dateien - Alle Dokumente elektronisch verfügbar - DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenworkflow, Archiv

(Bilder zum Vergrößern bitte anklicken)

Obwohl nach der Erfahrung ‚nichts so alt wie der Schriftsatz von gestern‘ ist, ist die elektronische Akte in vielen Situationen nützlich:

  • kurze Informationen aus den Akten, auch z.B. aus umfangreichen Strafakten, sind schnell ermittelt, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen;
  • alle Akteninhalte sind immer und überall – auch während der Bearbeitung – aktuell einsehbar;
  • in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version (über eine sichere VPN-Verbindung) auch beim Mandanten-Termin / unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten;
  • Die Kosten von Kopien für Mandanten / für das Gericht etc. können drastisch reduziert werden, da der Laser-Ausdruck eingescannter Seiten nur einen Bruchteil der Kosten einer Kopie auf einem Kopierer (mit Wartungsvertrag) verursacht;
  • Dokumente in elektronischer Fassung zur Mitnahme auf einem Mobilgerät verfügbar (mobile Akte in LawFirm®);
  • Volltextsuche (in durchsuchbaren Dateiformaten) mit der LawFirm® Search-Engine;
  • Anzeige mit dem LawFirm® Viewer, z. B. mit je nach „Blickwinkel“ dynamisch erzeugten Ordnerstrukturen ohne fixes Einsortieren (nach Datum, nach Adressat, nach Bearbeitungsstand, etc.);
  • Keine aufwändige manuelle Indexierung (Verschlagwortung etc.) der neuen Dokumente – die Informationen sind aus dem Kontext der sonstigen LawFirm® Daten bereits bekannt.

Wie startet man mit dem Dokumentenworkflow in LawFirm® ?

Im Dokumentenworkflow-System von LawFirm® sind die Schritte des gewohnten Papierablaufs elektronisch abgebildet. Jederzeit kann durch eine entsprechende einfache Weisung an die Mitarbeiter/innen mit der elektronischen Sachbearbeitung begonnen werden.

Durch die gemeinsame Oberfläche für alle Dokumenten-Arten (gescannte Dokumente, E-Mail, Digitale Diktate, Computerfax, EGVP-Nachrichten, Mahn-Nachrichten, …) und die enge Anlehnung an Papierabläufe entsteht nur minimaler Lernaufwand. Es ist kein „Umstiegs-Projekt“ erforderlich; das System ist schon für den Einsatz in der Kanzlei voreingestellt.

Nach der Erfahrung der LawFirm®-Kanzleien haben sich die Mitarbeiter in wenigen Tagen an die elektronische Arbeit gewöhnt und freuen sich darüber, dass Dokumente und Akten nicht mehr tagtäglich gesucht und physisch transportiert werden müssen.

Welche Kosten entstehen durch den Umstieg auf elektronische Sachbearbeitung ?

Neben LawFirm®-Professional / -Enterprise wird nur ein (ohnehin in der Kanzlei benötigter) Desktop-Scanner mit automatischen Einzug (300€ – 600 €) gebraucht; evtl. noch ein zusätzlicher Flachbettscanner für Sonderformate oder für Artikel aus Büchern / Zeitschriften.
Es gibt kein ‚Einführungsprojekt‘, keine ‚Schulungskosten‘ o.ä.

Mit LawFirm® wird effektivste moderne Technik für jede Kanzlei in Deutschland zugänglich.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit den Dokumenten-Workflowfunktionen, den – exklusiv in LawFirm® vorhandenen – elektronischen Arbeitsmappen und dem Aufgabenmanagement finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Honorare einfach im Griff – Früh und vollständig abrechnen, mit ein paar Mausklicks (Highlight 03/2013)

Honorare einfach im Griff - Früh und vollständig abrechnen, mit ein paar Mausklicks (Abrechnung, Gebühren, RVG, Stunden, Zeithonorar, Offene Posten, ...)

Vollständig und zeitnah abrechnen ist nicht nur für die Liquidität, sondern auch für den Umsatz und für die Vermeidung unnötiger Verluste (z. B. durch übersehene Auslagen) von entscheidender Bedeutung. In LawFirm® sind – für RVG- und Zeitabrechnungen – Funktionen realisiert, die auf Knopfdruck einen Überblick über abzurechnende Posten geben, die dann in einem durchgängigen Workflow per Mausklick zu Liquidationen weiterverarbeitet werden.

Wie funktioniert die Ermittlung und Abrechnung aller Gebühren, auch in den Akten, in denen noch Gebühreneinträge fehlen?

Selbstverständlich kann LawFirm® nicht wissen, welche Gebühren in welcher Sache entstanden sind. LawFirm® gibt Ihnen aber – ohne Zugriff auf die Papierakte oder elektronische Akte nehmen zu müssen – die zu prüfenden bzw. abzurechnenden Akten in folgenden Workflow-Fenstern vor (die dort angezeigten Akten erreichen Sie direkt, einfach per Doppelklick):

  • Fenster mit Liste der Akten, in die Gebühren eingetragen, aber noch nicht abgerechnet wurden; dort rechnen Sie ab (Schritt 1)
  • Fenster mit Liste der Akten, in denen noch keine Liquidationen geschrieben wurden; dort rechnen Sie ab (Schritt 2);
  • Fenster mit Liste der Akten, in denen seit mehr als 30 Tagen nicht mehr geprüft wurde, ob noch Gebühren einzutragen und abzurechnen sind; dort rechnen Sie ab (Schritt 3 – ‚Lumpensammler-Funktion‘).

Das Konzept liegt dabei in Folgendem: jedes Mal, wenn Sie in einer Akte Gebühren eintragen oder abrechnen drücken Sie (in der Gebühren-Funktion zu der Akte) einfach auf den „zuletzt geprüft“ [<heute]-Knopf. Damit wird im Gebührenbereich der betreffenden Akte das aktuelle Datum eingetragen, das Grundlage für die Liste aus dem 3. Schritt ist.

Alle Listen werden in Workflow-Fenstern angezeigt, von denen aus Sie per Knopfdruck in den Gebührenbereich der jeweiligen Akten kommen. Natürlich können Sie die Listen auch ausdrucken, was für ein arbeitsteiliges Vorgehen nützlich ist.

Wie werden (steuerpflichtige) Nebenkosten, (steuerfreie) Auslagen und abzurechnende Fremdgelder in Liquidationen einbezogen?

Bei steuerpflichtigen Nebenkosten gibt es Posten, die vor einer Abrechnung zusammengefasst werden müssen (z.B. Kopien, Porto, Fahrtkilometer) und die teilweise mengenabhängige Gebührensätze haben (Kopien). Deshalb werden steuerpflichtige Nebenkosten zunächst in einem gesonderten Fenster erfasst und bei Erstellung der Liquidation per Knopfdruck in die Gebühren übertragen. Bei dieser Übertragung erfolgt automatisch die Zusammenfassung und die zutreffende Berechnung der mengenabhängigen Gebühren.

Steuerfreie Auslagen (und Fremdgelder) werden bei in LawFirm® im Rahmen der Buchhaltung direkt zur Akte gebucht und bei der Liquidationserstellung automatisch zur Abrechnung angeboten.

Was sind zusammengefasst die Vorteile der Abrechnungen mit LawFirm®?

  • Eine Arbeit mit manuellen Listen und Handaktenbogen-Einträgen entfällt ganz.
  • Alle Daten sind so integriert, dass manuelle Übertragungen von einem Programmbereich in einen anderen gleichfalls entfallen.
  • In allen Akten können in 3 Schritten zuverlässig, vollständig und zeitnah noch nicht abgerechnete Gebühren abgerechnet werden (Sie werden erstaunt sein, wenn Sie erstmals mit diesen LawFirm®-Funktionen arbeiten)
  • Alle Abrechnungen, auch diejenigen von Zeithonorar, können in durchgängigen Workflows unmittelbar und ohne unnötige (Doppel-) Eingaben zu Liquidationen weiterverarbeitet werden.
  • Gebühren und Nebenkosten können jederzeit – auch lange vor Erstellung der Liquidation – eingetragen werden, wenn sie angefallen sind (und man daran denkt) und sind so sofort „unter Kontrolle“ (Arbeitsliste ‚Offene Gebühren‘)
  • Für häufig vorkommende Gebührenkombinationen gibt es Gebühren-Makros, mit denen alle angefallenen Gebühren mit einem Mausklick eingetragen werden.
  • Alle Gebührenpositionen, aber auch steuerfreie Auslagen und Fremdgelder können per Mausklick in die Abrechnung einbezogen bzw. von dieser ausgenommen werden.
  • Noch nicht abgerechnete steuerfreie Auslagen und Fremdgelder sind aktenübergreifend über die Aktenkonten-Saldenliste immer im Blick.
  • Abrechnungspositionen, die bereits Gegenstand einer Liquidation oder eines Liquidationsentwurfs (!) sind, werden nicht erneut zur Abrechnung angeboten.
  • Für Rechtsschutzversicherungen (und für eigene Kalkulationen) können Gebührenberechnungen ohne Vergabe von Rechnungsnummern auf Grundlage der einmal eingetragenen Gebühren durchgeführt werden.
  • Bei jeder Gebührenposition ist ersichtlich, wann diese eingetragen wurde (über die Aktenhistorie) und mit welcher Rechnung sie abgerechnet wurde.

Weiterführende Informationen

Übrigens: für viele häufig vorkommende Standardfälle können ganze Serien von Gebührentatbeständen einfach per Rollbalken-Auswahl eingetragen werden – natürlich mit automatisch richtigen Anrechnungen. Dies wird noch durch ein „RVG Infofenster“ und die praktische „RVG Diktatvorlage (Aktuell – inkl. RVG Reform 2013)“ unterstützt:

Gebühren, Finanzen, Zeitabrechnung, Datenfluss, Buchhaltung, Kontieren, Liquidationen, Offene Posten, Umsatz, Datev, Lexware, FiBu, Finanzbuchhaltung, Integration - Kanzleisoftware / Anwaltssoftware Testsieger LawFirm

(Bilder zum Vergrößern / zum Download bitte anklicken)

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zu den integrierten Gebühren- und Finanz-Verwaltungsfunktionen, Auswertungen und Statistiken finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Gebühren und Finanzen“. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Ein Preis – das war’s! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Kanzleisoftware Highlight 02/2013)

Ein Preis – das war's! LawFirm® All-In-Systeme: sparen Geld – und Zeit bei der Auswahl (Preise, Lizenzgebühren, Wartung, Softwarepflege, niedrige Gesamtkosten, günstig, preiswert)

Softwaresysteme, die in kostenpflichtige Module aufgeteilt sind, bringen für die Kanzlei das Risiko mit sich, zu viel oder zu wenig zu erwerben. Die Entscheidung, was richtig ist, ist zeitaufwändig und nicht immer treffsicher. LawFirm® wird deshalb als All-In-System verkauft, so dass die Kanzlei ohne Auswahlarbeit von vornherein alle Programm-Funktionen zur Verfügung hat. Die verschiedenen Funktionsbereiche (Beispiel: elektronische Sachbearbeitung von Dokumenten, Umsatzstatistiken) können dann nach und nach in Betrieb genommen werden, so wie es nach den Strukturen und Abläufen in der Kanzlei sinnvoll ist.

Welche Nebenkosten fallen bei Lawfirm® nicht an?

  • Kosten für eine Herstellerinstallation (nicht erforderlich)
  • Kosten für eine Herstellerschulung (nicht erforderlich)
  • Technikerkosten für eine ‚Harmonisierung von Updates‘ (fallen nicht an)
  • Gesonderte Lizenzkosten für eine Datenbank (inklusive)
  • Hardware-Aufschläge zur ‚Subventionierung‘ von Softwaresystemen (wir verkaufen keine Hardware)
  • Zusatzkosten für eine gedruckte Benutzer-Dokumentation für jeden Arbeitsplatz (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Dokumentenverwaltungssystem (inklusive)
  • Zusatzkosten für ein Verwaltungssystem für digitale Diktate (inklusive)
  • Erwerb von Genossenschaftsanteilen, Mitgliedsbeiträgen, etc… (fallen nicht an)
  • Aufwandbezogene Kosten für besondere Softwarepflegemaßnahmen, z.B. bei Terminalserver-Systemen (fallen nicht an)

Welche Programm-Module kann man bei LawFirm® zusätzlich erwerben?

Keine!

Es gibt bei LawFirm® 4 Programmversionen mit klar definierten Zielgruppen
(Listenpreise für eine endgültige Nutzungslizenz in der bei Kauf aktuellen Version, jeweils zzgl. MwSt.):

  • LawFirm®-Standard, das 1-Platz-System für Berufseinsteiger und Nebenberufler (nur 350,- €) oder für nur 39,- € (mit Softwarepflegevertrag, 25,05 € p.Monat mit einer Mindeslaufzeit von nur 12 Monaten)
  • LawFirm®-Professional, das mehrplatzfähige Vollsystem für lokal arbeitende Kanzleien (nur 920,- € je Benutzer)
  • LawFirm® Enterprise, das Mehrplatzsystem für die Arbeit an verschiedenen Orten (Home-Office, bei Gericht, bei Mandanten, in verschiedenen Kanzleistandorten (weltweit möglich)) und zum mobilen Einsatz (Upgrade von der Professional-Version: nur 300,- € je Benutzer)
  • LawFirm®-Enterprise SQL+, das Enterprise System für mehr als 35 Arbeitsplätze basierend auf dem SQL-Server Datenbank-System von Microsoft (erfragen Sie Ihr individuelles Angebot)

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

usführliche Details und zu den niedrigen Gesamtkosten bei Anschaffung und Betrieb finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „LawFirm im Überblick“ sowie der beiliegenden Preisliste. Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…

 

Ihre Zeit, darum geht’s … … beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Kanzleisoftware Highlight 01/2013)

Ihre Zeit, darum geht's - beim Zeithonorar, beim Zeitmanagement und bei der Rentabilität der Tagesarbeit (Aufgabenmanagement, Wirtschaftlichkeit mit der Anwaltssoftware LawFirm im Griff)

Bei Dienstleistern werden Arbeitszeiten normalerweise genau erfasst, den im Auftrag erzielten Erlösen gegenübergestellt und daraus der Grad der Rentabilität ermittelt. Alle Maßnahmen zur Verbesserung der Rentabilität beruhen auf den daraus gewonnen Zahlen.

Anders noch bei vielen Kanzleien, bei denen nur nach ‚Bauchgefühl‘ vorgegangen wird. Das beruht auf folgenden Umständen:

  • Der zumeist über Jahre in Mandate investierte Zeitaufwand ist nicht bekannt ;
  • Versuche, direkt genaue Zeitaufzeichnungen vorzunehmen, scheitern meist an dem bei herkömmlichen komplizierten Zeiterfassungssystemen überhöhten Aufwand ;
  • Die Daten für Rentabilitätsberechnungen (und Zeithonorar-Abrechnungen) müssen aufwändig manuell bearbeitet werden,

Mit LawFirm® sind auch diese Probleme gelöst, und zwar durch das besondere Zeiterfassungssystem und die umfassenden Zeitauswertungen.

Was ist die Besonderheit der Zeiterfassung in LawFirm®?

Die Besonderheit der LawFirm®-Zeiterfassung liegt zunächst darin, dass nicht einzelne Arbeitsabschnitte, sondern alle Arbeitszeiten des Tages erfasst werden – mit einem Aufwand von weniger als 5 Minuten pro Tag. Anders als man es vielleicht erwartet, ist das deutlich rationeller als die selektive Erfassung einzelner Arbeitsabschnitte.

So wird das möglich:
Ein Zeiteintrag ist schon mit 5 Mausklicks erledigt:

  • Aktenauswahl aus Rollbalken (2); aber kein Zusatzaufwand, weil damit die Aktenauswahl auch für alle anderen Arbeitsfenster schon erledigt ist.
  • Tätigkeitsauswahl aus Rollbalken (2)
  • Wechsel zum nächsten Zeiteintrag (1)

Die weiteren benötigten Angaben (Anfangs- und Endzeit, Berechnung der Zeitdauer) werden von LawFirm® automatisch eingetragen.
Natürlich kann man auch manuell nur einzelne Arbeitsschritte erfassen oder nachtragen. Eine ‚Stoppuhr-Funktion‘ gibt es auch in LawFirm®.

Auch die anderen typischen Probleme von Zeiterfassungssystemen sind in LawFirm® rationell gelöst, u. a.:

  • Zeiteinträge zu neuen Mandaten (die erst später eingetragen werden)
  • Zeiteinträge zu kanzlei-internen Arbeiten ohne Akte (U-Mappen, Organisation, Personalgespräche etc.)
  • Fortsetzung von Tätigkeiten nach Kurzunterbrechung (z.B. Kurztelefonat)
  • Nacherfassung von externen Arbeitstagen
  • Tageskontrolle und -korrektur

Zeiterfassung für den Berufsträger durch das Sekretariat Erfassung von Fahrt-KM und Telefonkosten

Wie ist die Zeiterfassung in andere Funktionen von LawFirm® integriert?

Ausgehend von dem Ziel, die Erfassung von Arbeitszeiten und deren Nutzung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, sind in LawFirm® eine Vielzahl von Verknüpfungen geschaffen, u. a. :

  • Alle Zeiteinträge stehen unmittelbar nach deren Abschluss automatisch an allen LawFirm®-Arbeitsplätzen (zum Beispiel für Abrechnungen oder sonstige Auswertungen zur Verfügung – LawFirm® ist ein echtes Mehrbenutzersystem!)
  • Zeiteinträge können neben der Akte auch einer Adresse zugeordnet werden. Im Adressfenster findet sich dann ein personenbezogenes Arbeitsprotokoll (in Form der Zeiteinträge), welches u. a. nützlich ist
    • zur Information von mehreren für einen Mandanten tätigen Bearbeitern
    • für Maßnahmen zur Mandantenpflege (CRM = Customer Realationship Management)
  • Neue Zeiteinträge können unmittelbar aus Aufgaben (z.B. Telefonnotizen, Wiedervorlagen Termine etc.) begonnen werden, mit automatischer Übernahme der Tätigkeitbeschreibung und automatischem Erledigungseintrag (optional) bei Ende der betreffenden Arbeit.
  • In Zeithonorar-Mandaten wird die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.
  • Ein Zeit- und Budget-Infofenster zeigt auf Knopfdruck den aktuellen Zeitaufwand in der aktuellen Akte, die dort eingetragenen Gebühren und eine mitlaufende Kalkulation. Arbeitet die Kanzlei generell oder aufgrund Mandantenvereinbarung mit einem Honorar-Budget, so findet sich dort auch der aktuelle Budget-Verbrauch. Für sein Zeitmanagement kann der Benutzer dort auch die eigene Tagesstatistik einsehen (bezahlte / nicht bezahlte Zeiten etc.):

    Zeit- und Budget-Information, tatsächlich erzielter Stundensatz, Vergleich Zielhonorar mit eingetragenen Gebühren
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Wie funktioniert die Zeitabrechnung mit LawFirm®?

Zeithonorare können sowohl bei Akten mit einheitlichem Stundensatz, als auch bei Akten mit gesonderten Benutzer-Stundensätzen (in der LawFirm® Enterprise-Version) korrekt und transparent abgerechnet werden.

Die Zeitabrechnung (und eine Stundenaufstellung zur Liquidation) wird unmittelbar aus den Zeiteinträgen abgeleitet, einschließlich der entsprechenden Korrekturmöglichkeiten für Schreibfehler (in den Tätigkeitsnotizen), für Zeitsummen etc.

Mit Ausnahme von Korrekturen funktioniert die gesamte Zeitabrechnung mit einfachen Mausklicks. Es müssen keine Zeit-Daten manuell übertragen werden (Fehlervermeidung, Zeitersparnis).

Welche Zeitauswertungen gibt es in LawFirm®?

Da Zeit die ‚Ware‘ der Kanzlei ist, kommt es besonders darauf an, stets eine Übersicht und Kontrolle über den Zeiteinsatz in der Kanzlei zu haben. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Auswertungen in LawFirm®, die sämtlich mit Mausklick zu bedienen sind, u.a.:

  • Persönliche Tagesberichte für jeden Benutzer
    Zeit- und Tages-Auswertung, erfasste Stunden nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Auswertungen zur Aufteilung der Akten nach Abrechnungsart
    Akten-Verteilung, Akten-Anzahl nach Abrechnungsart: Gebühren / RVG / BRAGO, Zeithonorar, Sonstige (Pauschal, Tagessatz, etc.)
    (Bild zum Vergrößern bitte anklicken)
  • Aktenbezogene Stundenübersichten mit Statistik-Funktionen
  • Viele kanzleibezogene Zeitauswertungen über frei definierbare Auswertungsbereiche (Time- and Billing-Funktionen in der LawFirm® Enterprise-Version)
  • Zeit- und Budgetinfo (s. o.)
  • Stundenaufstellungen für Liquidationen (s. o.)

Zusammengefasst: die Vorteile der Zeiterfassung, Zeitabrechnung und -Auswertung mit LawFirm®

  • Vollständige und fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten mit minimalem Eingabeaufwand:
  • Die Aktenauswahl stellt auch für andere Fenster den Arbeitskontext ein,
  • Unterstützung durch viele Schnelleingabe-Funktionen und -Knöpfe,
  • Mitlaufende Online-Vollzeiterfassung deshalb schon in ca. 3-5 min. / Tag,
  • Direkte Bearbeitungs-Abläufe (z.B. Stundenaufstellungen und -Abrechnungen mit wenigen Klicks), ohne Umwege,
  • Voll-Integration von Zeiterfassung, Liquidationserstellung, Analysen und Auswertungen (keine Doppeleingaben),
  • Zusammenarbeit mit der Aufgabenverwaltung (Übernahme der Aufgaben-Texte, Eintrag neuer Aufgaben per Klick),
  • Erfasste Zeiten sind schon mit dem Zeitpunkt des Entstehens unter Kontrolle (Arbeitsliste „Offene Stunden“),
  • Zeithonorar-Liquidationen auf Knopfdruck, Offene Posten im Griff, nie mehr vergessene abrechnungsfähige Zeiten,
  • Auswertungen zu Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kanzlei-Performance (in der LawFirm® Enterprise-Version),
  • Nachvollziehbarkeit aller Mandanten-Kontakte (für das Management der Kundenbeziehungen / CRM),
  • Kontrolle von mit Mandanten vereinbarten Budgets auf einen Blick (in der Akte und aktenübergreifend),
  • Zusammen mit der LawFirm® Enterprise-Version sind die Zeiterfassung und -Auswertungen überall und jederzeit aktuell verfügbar,
  • Viele Korrektur-Möglichkeiten.

Weiterführende Informationen

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem

Ausführliche Details zur Zusammenarbeit mit dem Aufgaben- und Zeitmanagement in LawFirm® und den exklusiv in LawFirm® vorhandenen MyLawFirm® Infoleisten finden Sie in der – dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegenden – Broschüre „Digitale Sachbearbeitung – Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben“.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern…