Archiv für den Monat: September 2016

So gehts: besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) in Betrieb nehmen, Hinweise und Anleitungen

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Aktuell, 14.12.2016: LawFirm Upgrade V8.2t-4 mit 1. Stufe einer beA Anbindung veröffentlicht.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wurde am 28.11.2016 in Betrieb genommen. Wir haben hier einen Überblick zu den für die Ersteinrichtung erforderlichen Schritten mit Anleitungen und Hinweisen auf weiterführende Informationen zusammengestellt.

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

Nachdem der AGH einstweilige Anordnungen aufgehoben hat, hat die BRAK das beA am 28.11.2016 freigeschaltet

Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat das beseondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Betrieb genommen, nachdem der AGH die bisher startverhindernden einstweiligen Anordnungen aufgehoben hatte. Die zugrundeliegende Frage einer Nutzungspflicht  für das beA wird in der „Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung“ (RAVPV) geklärt: Bis zum 01.01.2018 soll die Nutzung noch freiwillig sein (§31 Übergangsregelung), danach besteht nach eine Pflicht, über das beA empfangsbereit zu sein. Die gesetzliche Grundlage dafür ist neben der RAVPV das FördElRV Gesetz aus 2013.

Vor diesem Hintergrund haben wir die folgenden Informationen und Anleitungen zusammengetragen:

Überblick: Was ist zu tun, um Zugang zum Anwaltspostfach (beA) zu erhalten?

Das Sicherheitskonzept der BRAK sieht vor, dass zum Zugriff auf das beA eine individuelle Chipkarte (die „beA-Karte“) und eine PIN Nummer verwendet werden. Für die Chipkarte braucht man ein entsprechendes Lesegerät. Ein besonderer Bestellprozess soll sicherstellen, dass die beA-Karte (und damit das Anwaltspostfach) nicht in falsche Hände geraten.

Nach Erhalt der beA-Karte sollte zunächst die PIN Nummer geändert werden. Das geschieht mit Hilfe einer Java-Anwendung („cardtool“), die auf einer Seite der BNotK bereitgestellt wird.

Jetzt ist alles vorbereitet für die Erstregistrierung des beA, also die eigentliche Inbesitznahme des Anwaltspostfachs. Im Verlauf der Erstregistrierung werden verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen, u.a. wird eine E-Mail Adresse abgefragt, über die man zu künftigen Eingängen im Anwaltspostfach benachrichtigt wird. In weiteren Schritten kann eine evtl. bestellte Signaturfunktion auf die Karte geladen werden und Mitarbeiterkarten und/oder Softwarezertifikate können mit dem Postfach verknüpft und für das beA registriert werden.

Details zu diesen Schritten finden Sie unter den entsprechenden Überschriften weiter unten auf dieser Seite.

Das beA erreichen Sie unter https://www.bea-brak.de – außerdem hier eine Hilfe-Seite mit Benutzungs-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA Supports. Außerdem gibt die BRAK einen beA-Newsletter heraus.

Vorab noch ein wichtiger Hinweis: Exportieren und sichern Sie Ihre Postfachinhalte!
Nach §27 der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung (RAVPV) können die Inhalte des Anwaltspostfachs nach 90 Tagen automatisch in den Papierkorb verschoben werden. Im Papierkorb befindliche Inhalte können nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.

 

Schritt 1: Bestellung der beA-Karten und Lesegeräte

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

  • Voraussetzung: individuelle Antragsnummer – die BRAK hat dazu alle Anwälte angeschrieben, ggf. dort nachfragen (Kontaktinfo zum beA Support s.u.)
  • Was wird benötigt?
    • Jeder Anwalt braucht für den Zugang zu seinem Postfach und zum Abholen von eingehenden Nachrichten eine „beA-Karte Basis“
    • Sollen auch Nachrichten versendet werden, braucht man eine digitale Signaturkarte. Die Signaturfunktion wird auch zum Nachladen auf die „bea-Karte Basis“ als „beA-Karte Signatur“ angeboten. Informationen dazu finden Sie unten unter „Weitere Schritte“. (Hinweis: ab dem 01.01.2018 soll die Pflicht zum Signieren entfallen, wenn man die Nachricht selbst über sein eigenes Postfach verschickt)
    • Wenn Mitarbeiter/innen Zugang zu den beA Postfächern erhalten sollen, muss für diese eine „beA-Karte Mitarbeiter“ oder ein günstigeres „beA-Softwarezertifikat“ (= eine Datei, die kein Lesegerät benötigt) bestellt werden (Hinweis: die Mitarbeiter-Karten/-Zertifikate sind nicht personalisiert, so dass sie – anders als die beA-Karten der Anwälte – auch weitergegeben werden können).
    • Wichtiger Hinweis zur Bestellung von Softwarezertifikaten: Im Bestellablauf werden Sie aufgefordert, für die Nutzung des Zertifikats ein „Kennwort“ zu vergeben. Da Sie später bei der Anmeldung am beA aber eine „PIN“ eingeben sollen, empfehlen wir, als „Kennwort“ eine sechsstellige Zahlenkombination zu vergeben, um evtl. Verwirrung zu vermeiden.
    • Tipp: Wenn Sie auch unterwegs beA-Nachrichten abrufen und das Lesegerät nicht mitnehmen möchten, können Sie auch für sich selbst ein „Mitarbeiter-Softwarezertifikat“ nutzen.
    • Für die PCs, an denen man sich im beA anmelden möchte, wird ein Chipkarten-Lesegerät benötigt (Ausnahme: Mitarbeiter-PC mit Softwarezertifikat, das z.B. auf einem USB Stick gespeichert ist).
    • Wichtig: zum Ändern der PIN Nummer wird ein Lesegerät mit Display vorausgesetzt. Es muss also mindestens ein Lesegerät mit Display bestellt werden.
  • Die Bestellung erfolgt über eine dazu eingerichtete Webseite der Bundesnotarkammer: http://bea.bnotk.de  (Informationen zu häufig gestellten Fragen)

 

Schritt 2: Lieferung der beA-Karte, PIN Nummer der beA-Karte ändern

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

  • Parallel zum Versand der beA-Karte erhält man eine E-Mail mit einem Link zur Empfangsbestätigung (dazu muss die Kartennummer auf einer Webseite eingetragen werden).
  • Wenn der Eingang bestätigt ist, wird in einem separaten Schreiben per Post die erste PIN-Nummer der beA Karte mitgeteilt. Diese Auslieferungs-PIN Nummer sollte aus Sicherheitsgründen als erstes geändert werden.
  • Dazu muss das Chipkarten-Lesegerät (mit Display!) angeschlossen sein.
  • Für die Anwendung zur PIN Änderung muss Java installiert sein.
  • Prüfen, ob die Computer-Uhrzeit richtig ist – am besten „automatisch festlegen“ einstellen. Abweichungen können zu Problemen bei der PIN-Änderung führen.
  • DATEV Anwender sollten bei Problemen prüfen, ob die „RZ Kommunikation“ den sog. Internet-Port 10000 belegt, der für die PIN-Änderung benötigt wird (Details und Abhilfe via RA Hänsch)
  • Überlegen Sie sich eine 6-stellige PIN-Nummer. Da die PIN immer 2x eingegeben werden muss (zur Authentifizierung und zur Verschlüsselung), können Sie in Betracht ziehen, die gleiche PIN für beides zu verwenden.
  • Zur eigentlichen PIN Änderung muss diese speziell dafür eingerichtete Webseite der BNotK aufgerufen werden: http://bea.bnotk.de/sak  (Schritt-für-Schritt-Anleitung)
  • Bei Betreten dieser Webseite wird die Java-Anwendung „cardtool.jnlp“ heruntergeladen. Wenn Sie diese Anwendung starten, öffnet sich die oben dargestellte „Signaturkartenanwendung“ mit Informationen zum Chipkarten-Lesegerät und der eingelegten beA-Karte.
  • Die PIN Änderung wird über das Doppelpfeil-Symbol gestartet.

 

Schritt 3: Erstregistrierung (Inbesitznahme) des Anwaltspostfachs

Details zum Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (FördERV), besonderes elektronisches Anwaltspostfach / beA der BRAK / Bundesrechtsanwaltskammer

  • Hinweis: Die Freischaltung der Erstregistrierung soll nach aktueller Planung der BRAK nicht mehr vorab ab dem 15.09.2016 starten, sondern erst gleichzeitig mit dem beA Starttermin.
  • Die Erstregistrierung erfolgt über die Startseite des beA:
    https://www.bea-brak.de
  • Dort muss zuerst die sog. „Client Security“ Software heruntergeladen werden (dazu auf den ihrem Betriebssystem entsprechenden Link im oben rot umrandeten Bereich klicken).
  • Wenn die „Client Security“ installiert und gestartet ist, kann die Registrierung per Klick auf den Link „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“ beginnen.
  • Bei der Erstregistrierung wird auch eine E-Mail Adresse festgelegt, über die man zu neuen Eingängen im besonderen elektronischen Anwaltspostfach benachrichtigt wird.
  • Die BRAK hat eine Webseite mit Informationen zur Erstregistrierung bereitgestellt (mit einer ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Download)

 

Arbeitsabläufe in der Kanzlei

 

Weitere Schritte

Mitarbeiter-Karten und Softwarezertifikate

  • Mitarbeiter-Karten und Softwarezertifikate müssen zunächst mit dem Anwaltspostfach verknüpft werden. Dazu muss sich der/die Anwält/in an seinem Postfach anmelden (über den „gelben Knopf“ im oben gezeigten Startfenster) und einen Mitarbeiter anlegen.
  • Auch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen an Mitarbeiter/innen – z.B. zum Delegieren des Abholens von neuen Eingängen – erfolgt durch den/die Anwält/in der beA Anwendung
  • Dadurch entstehen Zugangsdaten, mit denen die Mitarbeiter/innen sich in der beA Anwendung erstregistrieren können:
  • Die Erstregistrierung für Mitarbeiter-Karten bzw. -Softwarezertifikate erfolgt über den Link „Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach

Signatur-Aufladeverfahren

  • Wenn Sie eine „beA-Karte Signatur“ bestellt haben, kann seit Juli 2016 die Signaturfunktion auf die zuvor aus „beA-Karte Basis“ ausgelieferte Chipkarte nachgeladen werden. Die BNotK hat eine Liste mit häufig gestellten Fragen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu diesem Aufladeverfahren (Kapitel 3) bereitgestellt.
  • Wenn Sie beim Aufladen der Signatur die Meldung „Die Verbindung zur Server-Komponente ist fehlgeschlagen“ erhalten:
    • Prüfen Sie, ob Ihre Computer-Uhr richtig eingestellt ist und versuchen Sie es einmal mit einem anderen Internet-Browser. Stellen Sie sicher dass Ihre Java Version auf dem aktuellen Stand ist. Evtl. Skript-Blocker AddOns in Ihrem Internet Programm sollten Sie ausschalten, ggf. auch entsprechende Virenschutz-Funktionen. Prüfen Sie Ihre Firewall-Einstellungen.
  • Erfahrungsbericht „beA für Anfänger“ zu PIN-Änderung und Signatur-Aufladeverfahren (via RA Schwartmann)
  • Die zum Erhalt der Signatur erforderliche persönliche Identifizierung kann bei einem Notar, aber auch bei vielen regionalen Anwaltskammern in dem „Kammerident-Verfahren“ vorgenommen werden. Manche Kammern verweisen allerdings aktuell noch auf die Identifizierung beim Notar; in solchen Fällen wird die Identifizierung oft kostenlos vorgenommen.

 

Informationen zu den jeweils aktuellen Entwicklungen bei dem beA stellen wir Ihnen über die exklusiven LawFirm®-Internet-Mitteilungen (nur für LawFirm®-Kunden) und ansonsten über den LawFirm® Anwaltssoftware-Blog zur Verfügung.

Informationsseite der BRAK – Auch die Bundesrechtsanwaltskammer hat eine Informationsseite eingerichtet. Diese Seite ist erreichbar unter  http://bea.brak.de

Informations- und Bestell-Seite der Bundesnotarkammer (BNotK) – Informationen zur Bestellung der beA Karten und Lesegeräte finden sich unter: http://bea.bnotk.de

Startseite des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) – seit dem Start am 28.11.2016 ist das beA zur Erstregistrierung / Anmeldung erreichbar unter: https://www.bea-brak.de
Hilfe-Informationen zum beA / Kontaktdaten des beA-Supports

 

Weiterführende Informationen:

…viele weitere Details und Informationen finden Sie auch in den Themenbroschüren, die dem LawFirm® Professional Testsystem beiliegen – darunter u.a. auch eine eigene Broschüre zum EDA Mahnverfahren und zur EGVP Einrichtung die teure Dienstleistungen hierzu oft überflüssig macht (kostenlos und unverbindlich anfordern).